Hướng dẫn tạo Menu liên kết tới các sheet bằng hàm Hyperlink và cách sử dụng công thức đếm số lần xuất hiện trong Table

1. Cách sử dụng công thức đếm số lần xuất hiện trong Table

Hàm chúng ta sử dụng là hàm COUNTIF:

• Range: Vùng đếm ở đây cố định điểm đầu A2, bắt đầu vùng đếm sẽ là từ ô A2
• Criteria: Điều kiện đếm là nội dung ô A2

Khi filldown (sao chép công thức xuống phía dưới) chúng ta sẽ lấy được kết quả là số lần xuất hiện của các nội dung tên tương ứng theo cột A.

Đây là cách làm thông thường với đối tượng RANGE

Vậy với đối tượng TABLE thì sao?

Đây là vấn đề rất hay xảy ra khi chúng ta sử dụng hàm COUNTIF trong đối tượng TABLE:

• Ban đầu công thức hoạt động đúng từ dòng 2 tới dòng 4 (Các công thức tại H2, H3, H4)
• Khi thêm tiếp dữ liệu vào table ở các dòng 5, 6, 7 thì hàm COUNTIF tự động tạo ra ở các ô H5, H6, H7 nhưng không chính xác.
• Nguyên nhân là bởi khi thêm nội dung vào Table thì tọa độ của điểm cuối trong Table sẽ tự động thay đổi giới hạn. Chính vì thế công thức mới tự động tạo ra đã không đúng nữa.

Cách khắc phục việc này như thế nào? Hay cụ thể hơn là sử dụng hàm COUNTIF như thế nào để đảm bảo kết quả vẫn đúng khi thêm giá trị mới trong Table, chúng ta cùng tìm hiểu cách làm như sau:

Công thức =COUNTIF([@[Họ tên]]:INDEX([Họ tên],1),[@[Họ tên]])

[@[Họ tên]] được hiểu là 1 giá trị cụ thể tại dòng đó. Nội dung này được lấy khi click chuột vào cột Họ tên, dòng ngang hàng với ô đặt công thức.

[Họ tên] được hiểu là toàn bộ cột Họ tên trong table. Nội dung này được lấy bằng cách chọn toàn bộ vùng nội dung cột Họ tên.

Hàm Index([Họ tên],1) là lấy giá trị đầu tiên trong table (điểm bắt đầu)

vùng [@[Họ tên]]:INDEX([Họ tên],1) chính là tính từ điểm bắt đầu tới dòng hiện tại trong vùng đếm => Tránh việc tự động xác định tới dòng cuối của table

=> Toàn bộ công thức được hiểu là: Đếm giá trị ở dòng hiện tại trong table nằm trong cột Họ tên, tính từ dòng bắt đầu tới dòng hiện tại.

Công thức này về bản chất là tương tự với công thức COUNTIF của range, nhưng cách diễn đạt trong Table và trong Range lại có sự khác nhau, để ra được kết quả giống nhau. Đây là một sự chú ý quan trọng khi chúng ta làm việc với Table trong excel.

Không phải lúc nào chúng ta cũng quen với việc tập hợp tất cả dữ liệu trong cùng 1 sheet, mà nhiều khi chúng ta có thói quen tổ chức dữ liệu trên nhiều sheet có cấu trúc tương tự nhau, chỉ khác nhau về Tên đối tượng. Chúng ta có ví dụ như sau: