Bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc hay còn được biết đến với tên tiếng anh là Job Description (JD), được định nghĩa là một tài liệu tóm tắt ngắn gọn các công việc, nhiệm vụ cũng như quyền hạn và trách nhiệm mà một người sẽ đảm nhiệm khi trúng tuyển vào vị trí đang được đề cập tới. Hiện nay, một số mẫu bảng mô tả công việc được tìm kiếm phổ biến nhất tại các trang web tuyển dụng hiện nay bao gồm:

• Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh
• Bảng mô tả công việc nhân sự
• Bảng mô tả công việc kế toán tổng hợp
• Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng
• Bảng mô tả công việc giám đốc phát triển kinh doanh
• Bảng mô tả công việc trưởng phòng kinh doanh
• Bảng mô tả công việc Account Executive 
• Bảng mô tả công việc nhân viên văn thư
• Bảng mô tả công việc chăm sóc khách hàng
• Bảng mô tả công việc kế toán trưởng
• Bảng mô tả công việc Đại sứ thương hiệu/Brand Ambassador
• Bảng mô tả công việc lễ tân văn phòng
• Bảng mô tả công việc quản lý nhà hàng
• Bảng mô tả công việc điều dưỡng
• Bảng mô tả công việc sales admin
• Bảng mô tả công việc cửa hàng trưởng
• Bảng mô tả công việc nhân viên it
• Bảng mô tả công việc nhân viên điều phối
• Bảng mô tả công việc Chuyên viên quản lý mạng xã hội
• Bảng mô tả trưởng phòng marketing
• ...

Lợi ích của bảng mô tả công việc:

• Giúp nhà tuyển hướng đến những ứng viên phù hợp nhất đối với công việc. Giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. 
• Tạo cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
• Giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc.
• Là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí.

Có thể hiểu, bảng mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của doanh nghiệp.

Do vậy, bảng mô tả công việc được đánh giá là có vai trò cực kỳ quan trọng trong suốt quá trình tuyển dụng, đào tạo và làm việc của nhân viên trong công ty, là cơ sở hướng dẫn cụ thể giúp nhân viên làm tròn trách nhiệm và đảm bảo yêu cầu công việc một cách tốt nhất, từ đó đóng góp vào quy trình làm việc chung của bộ phận và cả doanh nghiệp. 

Chính vì bảng mô tả công việc có vai trò cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc của nhân viên trong suốt thời gian ký kết hợp đồng lao động nên việc viết các nội dung trong bảng mô tả công việc cần phải được đảm bảo độ chính xác, đầy đủ và chi tiết nhất. Hiện nay các công ty thường tham khảo các mẫu bảng mô tả công việc được soạn thảo sẵn để tiết kiệm thời gian, tuy nhiên với những công việc đặc thù và có tính chất riêng thì khi tuyển dụng, các doanh nghiệp cần tự xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn nhằm đảm bảo truyền tải đúng và đủ thông tin về yêu cầu công việc tới các ứng viên. Muốn vậy thì trong các mẫu bảng mô tả công việc phải đảm bảo các nội dung sau:

a. Vị trí công tác/Chức vụ định danh:

Trong quá trình lên kế hoạch tuyển dụng thì chắc chắn các nhà quản lý phải xác định trước về nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải đảm nhiệm. Thế nhưng việc quyết định tên vị trí công tác hoặc chức vụ định danh là một việc không mấy dễ dàng bởi nó phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Sử dụng một cụm từ hoặc một tiêu đề ngắn gọn để tóm tắt nhiệm vụ tổng thể của vị trí cần tuyển dụng. Trong trường hợp này người soạn thảo cần lưu ý rằng những tiêu đề khác nhau sẽ biểu đạt ý nghĩa công việc khác nhau và tên vị trí/chức vụ định danh phải được thống nhất trong suốt quá trình làm việc. Ví dụ cùng một vị trí thư ký nhưng trong một số tổ chức, bảng mô tả công việc thư ký là người đảm nhiệm các công việc liên quan đến công tác quản trị văn phòng. Trong các doanh nghiệp lớn hơn thì vị trí công tác lại là Office Manager hoặc Thư ký công ty, thư ký bán hàng và tiếp tân. 
• Vị trí công tác/ Chức vụ định danh phải bao gồm thông tin chung của bộ phận.
• Ngoài ra trong phần này bạn cũng cần nêu tên của cấp trên trực tiếp hoặc các quản lý có liên quan khác hoặc cấp dưới thuộc quyền quản lý (nếu có).

b. Mục đích công việc:

Trong phần này, bạn cần tập trung mô tả định hướng và mục tiêu chính của công việc cần tuyển dụng. Muốn làm tốt được phần này thì bạn cần thỏa mãn các điều kiện sau:

• Giải thích được tại sao vị trí này cần tuyển dụng?
• Nêu ra được vai trò của vị trí cần tuyển dụng trong quá trình vận hành chung của bộ phận và của doanh nghiệp
• Mô tả mục đích công việc một cách ngắn gọn trong vòng 1 - 2 câu.
• Mô tả mục đích công việc cần thể hiện được mong muốn và kỳ vọng cũng như yêu cầu công việc đối với các ứng viên trong tương lai.

Ví dụ, trong bảng mô tả công việc hàng ngày của người dự thảo thì mục đích công việc sẽ là giúp Trưởng ban dự thảo trong việc chuẩn bị và soạn thảo các văn bản, tài liệu cần thiết để phục vụ công tác xây dựng nhà máy sản xuất bánh kẹo.

c. Mô tả nhiệm vụ

Đây được coi là phần quan trọng nhất trong các bảng mô tả công việc. Yêu cầu lớn nhất của phần nội dung này chính là người viết cần phải phác thảo được toàn bộ nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải hoàn thành theo một thứ tự ưu tiên, từ đó giúp cho các ứng viên hiểu rõ hơn mình cần phải làm gì sau khi được nhận. 

• Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên giảm dần và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất mà nhân viên sau khi trúng tuyển phải hoàn thành.
• Thống kê thang đo kết quả và các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo yêu cầu của từng bộ phận. Có thể sử dụng KPI, Deadline hoặc các tiêu chuẩn khác phù hợp.
• Mô tả cách thức mà người đảm nhiệm vị trí cần làm để hoàn thành các nhiệm vụ. Trong mục này bạn cần lưu ý tóm tắt một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất giúp người đọc hình dung ra công việc của mình, không cần đi sâu vào từng chi tiết cụ thể để tránh dài dòng và tạo tâm lý e ngại, lo lắng cho các ứng viên.
• Trong một số trường hợp cụ thể với các công việc đặc thù thì người viết cần phân loại tỷ lệ phần trăm thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ chính trong bảng mô tả công việc hàng ngày. Điều này giúp cho người đảm nhiệm có thể phân bổ và quản lý thời gian làm việc của mình một cách hợp lý sao cho kết quả thu được là tối ưu nhất. 

d. Yêu cầu công việc (Trình độ, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng)

Dựa trên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành mà người viết có thể xác định được yêu cầu về trình độ, bằng cấp cũng như các kỹ năng mềm và kinh nghiệm cần có để một ứng viên có thể đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Ngoài ra bạn cũng nên sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên hợp lý bởi việc tìm kiếm một ứng viên đảm bảo đúng và đầy đủ tất cả các yêu cầu mà công ty đặt ra là thực sự khó. Do vậy bạn cần xác định được yêu cầu nào là bắt buộc và cần thiết nhất giúp cho nhân viên có đủ khả năng để hoàn thành công việc, các yếu tố khác nếu có thể bồi dưỡng và đào tạo thêm trong quá trình làm việc trong tương lai thì không nên đưa vào danh sách này để tránh tạo ra rào cản cho các ứng viên dự tuyển. 

e. Tính cách cá nhân

Đối với một số công việc đặc thù, ví dụ như những công việc có liên quan tới giao tiếp với khách hàng hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng thì bạn cần nêu thêm yêu cầu về tính cách cá nhân bởi người tốt nhất chưa hẳn đã là người phù hợp nhất. Trong mục này, người viết cần đưa ra những mong đợi và kỳ vọng của cấp trên đối với vị trí mà các ứng viên sẽ đảm nhiệm trong tương lai để hoàn thành tốt công việc cũng như thăng tiến trong sự nghiệp. Ngoài ra tính cách của cá nhân phải phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp nhằm tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và hòa đồng giữa các đồng nghiệp với nhau.

Trong quá trình xây dựng bảng mô tả công việc, ngoài việc đáp ứng đầy đủ các nội dung cần có thì người viết cũng cần đảm bảo tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau đây:

Viết cụ thể nhưng có trọng tâm, trọng điểm:

Một bảng mô tả công việc đúng chuẩn cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung yêu cầu, ngoài ra nó còn phải được trình bày một cách chi tiết, cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Lý do là bởi một bảng mô tả công việc được viết chung chung, lan man sẽ khiến cho người đọc rất khó hình dung hoặc thậm chí là hiểu lầm về công việc cũng như các nhiệm vụ mà mình phải làm. Điều này dẫn đến kết quả là không chỉ nhà tuyển dụng mất thời gian để giải thích lại yêu cầu công việc mà cả người đi xin việc lãng phí thời gian và công sức của mình với những vị trí không phù hợp. Tuy nhiên điều đó cũng không có nghĩa là bạn phải viết tất cả mọi chi tiết có liên quan tới công việc trong bảng mô tả công việc vì nó rất dễ khiến cho các ứng viên bị “choáng” hoặc hoang mang khi có quá nhiều thông tin cần phải tiếp nhận. Vì vậy, trong quá trình xây dựng bảng mô tả công việc, người soạn thảo cần nắm rõ được đâu là trọng tâm và những vấn đề, yêu cầu nào cần phải được nhấn mạnh để đưa ra một bảng mô tả đầy đủ, rõ ràng nhất.

Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển

Việc xác định vai trò của vị trí cần tuyển dụng đối với bộ phận quản lý trực tiếp cũng như đóng góp trong quá trình vận hành của toàn bộ doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp cho các ứng viên xác định được mục tiêu của công việc mà mình sẽ đảm nhận là gì và mình cần phải làm những gì, nâng cao kỹ năng nào để đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó thì đây cũng là cơ sở để ứng viên đánh giá được liệu vị trí cần tuyển dụng có phù hợp và giúp họ phát triển cũng như đạt được các định hướng về mục tiêu nghề nghiệp của họ trong tương lai hay không. Thêm một gợi ý nữa đó chính là trong phần này bạn nên nêu ra cấp trên hoặc người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển dụng trong tương lai là ai để tạo động lực ứng tuyển cho các ứng viên mới.

Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí cần tuyển dụng cũng như giới thiệu văn hóa doanh nghiệp

Một vị trí tuyển dụng có vai trò quan trọng trong công ty hoặc có một sức hút nhất định sẽ giúp bạn tăng số lượng các ứng viên dự tuyển. Khi hiểu được vai trò của vị trí công việc cũng như những đóng góp và sự ảnh hưởng của cá nhân đối với tình hình phát triển chung của bộ phận và toàn doanh nghiệp thì nhân viên mới sẽ có thêm động lực để phấn đấu và cống hiến hết mình. Do đó trong phần này, bên cạnh việc nêu ra mức lương thưởng hấp dẫn cùng chế độ đãi ngộ phù hợp thì bạn cũng có thể giới thiệu sơ qua về văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc trong công ty, đặc biệt nên nhấn mạnh vào lộ trình thăng tiến của nhân viên trong tương lai. Một lộ trình rõ ràng cùng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở nhưng cũng đầy những điều bổ ích và thú vị để học hỏi sẽ làm tăng độ hấp dẫn cho bảng mô tả công việc của bạn, chắc chắn bạn sẽ thu hút được số lượng đông đảo các ứng viên và dễ dàng tìm ra người phù hợp nhất.

Bảng mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.

Bước 1. Lập kế hoạch:

Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt:

• Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?
• Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
• Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
• Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2. Thu thập thông tin

Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.

Bước 3. Phác thảo bảng mô tả công việc

Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bảng mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bảng mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.

Bước 4. Phê chuẩn bảng mô tả công việc

Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bảng mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bảng mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

Cộng tác với quản lý tuyển dụng: Khi mô tả công việc thường được viết bởi người tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng cũng nên tham gia trong suốt quá trình để cuối cùng tổng hợp chính xác những ứng viên mà họ đang tìm kiếm.

Dùng đúng thuật ngữ: Như đã đề cập phía trên,mô tả công việc phải được viết bằng thuật ngữ mà các ứng viên phù hợp sử dụng. Nếu bạn dùng sai từ, nó có thể ngăn cản những ứng viên tiềm năng biết đến bạn.

Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc quá nhúng nhường: Hãy cẩn thận với việc đòi hỏi quá nhiều xuất hiện trong mô tả công việc. “Đừng apply nếu bạn không đủ đam mê và chăm chỉ' hoặc cụm từ tương tự có thể dập tắt sự hứng thú để ứng tuyển của những người có thể sẽ là một nhân viên tuyệt vời.

Sử dụng đại từ xưng hô chung: Hạn xưng hô bằng các từ xác định chính xác giới tính như anh hoặc chị, có thể viết liền “anh/chị” hoặc “bạn”. Chỉ dùng riêng một từ chỉ chính xác một giới tính có thể ngụ ý bạn muốn thuê một người nào đó ở một giới tính cụ thể và vô tình có thể gây ấn tượng xấu cho ứng viên.

Bạn còn băn khoăng vì có quá nhiều thông tin: Bảng mô tả công việc dài không phải là điều xấu. Mô tả chứa thông tin càng nhiều chi tiết càng tốt, giúp thu hút đúng ứng cử viên và trả lời tất cả các câu hỏi của họ.

Trên đây là một số thông tin hữu ích về bảng mô tả công việc mà eLib muốn chia sẻ đến bạn, ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp cho bạn các mẫu bảng mô tả công việc dành cho nhiều ngành nghề khác nhau, cùng tham khảo để xây dựng bảng mô tả xin việc chất lượng nhất cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp của bạn nhé! Chúc các bạn thành công!