Bảng mô tả công việc bộ phận hành chính tổng hợp

Trưởng phòng hành chính tổng hợp là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Ngoài ra, trưởng phòng hành chính tổng hợp cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.

Phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công việc của phòng hành chính nhân sự từ cấp độ phòng ban tới từng cá nhân.

Tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật... nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng cùng các nhân sự trong phòng.

Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi, chế độ, chính sách… trong doanh nghiệp. Phối hợp thực hiện và áp dụng các chính sách này cùng các nhân sự trong phòng Hành chính.

Lưu trữ hồ sơ của nhân viên. Tra cứu thông tin về hồ sơ trong Database của doanh nghiệp khi cần thiết.

Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty và áp dụng các biểu mẫu tương ứng cho các vấn đề phát sinh.

Các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)

Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết

Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)

Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)

Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành về Luật, Hành Chính - Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm làm trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc các vị trí quản lý tương đương.

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng.

Giao tiếp tiếng Anh đạt mức độ khá. Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế.

Là người có khả năng bao quát, lập kế hoạch, báo cáo và quản lý tốt.

Có kinh nghiệm quản lý/hoạch định chính sách doanh nghiệp là một lợi thế.

Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt.

Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

Là người quyết đoán, trung thực, hiệu quả trong công việc.

Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.

Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.

Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương,… các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.

Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.

Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.

Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng,…), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu,…).

Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác/lịch hẹn cho sếp,...

Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.

Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.

Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)

Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết

Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót

Số sự kiện được tổ chức

Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.

Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính trong phòng nhân sự hay 1 vị trí tương đương khác.

Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.

Thành thạo tin học văn phòng.

Có khả năng ngoại ngữ ở mức trung bình. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.

Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép...);

Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm vệc của công ty;

Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;

Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với công ty;

Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại công ty;

Hỗ trợ hành chính ở phòng nhân sự.

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)

Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết

Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót

Số sự kiện được tổ chức

Tốt nghiệp Đại học chính quy chuyên ngành văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng, quản trị nhân lực, hành chính, thư ký.

Ngoại hình ưu nhìn, cao 1m60 trở lên.

Thành thạo tin học văn phòng.

Không nói ngọng không nói lắp.

Nhanh nhẹn, thân thiện, giao tiếp tốt, ứng xử linh hoạt, trung thực, tận tâm.

Tiếng Anh giao tiếp

Có kỹ năng soạn thảo văn bản, hợp đồng.

Hiểu biết các thủ tục hành chính, lưu chuyển công văn, giấy tờ, lập hồ sơ.

Ưu tiên người có 01 năm kinh nghiệm trở lên tại vị trí tương tự.

Chuyên viên tư vấn chiến lược là người đảm nhiệm việc phân tích số liệu, thu thập thông tin nhằm đưa ra các quyết định cắt giảm chi phí, tăng doanh thu và hiệu quả dự án tối đa. Ở một số doanh nghiệp, chuyên viên tư vấn còn đảm nhiệm nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng để khách hàng có những lựa chọn tốt nhất.

Phân tích mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân tích khách hàng nhằm thông hiểu hành vi khách hàng, những suy nghĩ có thể chi phối hành động mua hàng của họ.

Phân tích thị trường (sức mua của thị trường theo từng mùa, các thị trường mới, các thị trường thứ cấp,…) nhằm hiểu rõ về thị trường nói chung, các vấn đề tác động đến kết quả kinh doanh và các đối thủ của doanh nghiệp trên thị trường.

Đánh giá khả năng tăng trưởng của thị trường và cơ hội của doanh nghiệp.

Tư vấn khách hàng/cấp quản lý những thông tin cần thiết để đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Hỗ trợ việc đưa ra quyết định then chốt của các cấp quản lý.

Viết báo cáo phân tích tác động và đo lường hiệu quả của các quyết định trong doanh nghiệp.

Tỷ lệ tăng trưởng thị trường (Market Growth Rate)

Thị phần (Market Share)

Tài sản thương hiệu (Brand Equity)

Tỷ lệ phần trăm của nhãn hiệu/thương hiệu của sản phẩm so với các nhãn hiệu khác cùng loại (Online Share of Voice - OSOV)

Dấu chân mạng xã hội (Social Networking Footprint)

Đo lường giá trị thu được (Earned Value Metric)

Lợi tức đầu tư vào đổi mới (Return on Innovation Investment - ROI2)

Chỉ số chất lượng (Quality Index)

Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành Kinh tế, Quản trị, Phân tích Tài chính hoặc các ngành liên quan.

Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm ở vị trí chuyên viên tư vấn chiến lược hoặc các vị trí tương tự.

Có khả năng đọc báo cáo tài chính và các dữ liệu liên quan tới khách hàng, thị trường và các đối thủ cạnh tranh và phân tích thông tin.

Có khả năng thuyết trình và thuyết phục tốt.

Sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng và các công cụ hỗ trợ lưu trữ Data, các công cụ phân tích số liệu.

Thành thạo ngoại ngữ là một lợi thế.

Là người quyết đoán, tư duy Logic, có khả năng giải quyết vấn đề, nhạy bén với mọi sự thay đổi.

Thay mặt Giám Đốc duy trì hoạt động điều hành toàn bộ các mặt hoạt động của Công ty với các Phòng ban

Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của Công ty, các Phòng ban thông qua báo cáo của các bộ phận

Trợ giúp Giám Đốc xây dựng định hướng chiến lược phát triển Công ty

Trợ giúp việc thực hiện các chiến lược của Công ty bằng cách đảm bảo các quyết định và chỉ dẫn của Giám Đốc được thông báo và thực hiện nghiêm túc

Hỗ trợ Giám Đốc theo dõi và làm việc với các Bộ phận trong Công ty

Tham mưu cho Giám Đốc trong việc triển khai và thực hiện các chiến lược phát triển Công ty

Đề xuất giải pháp thực hiện và giúp việc cho Giám Đốc trong các quan hệ đối nội, đối ngoại

Chuẩn bị, tham dự các cuộc họp trong và ngoài Công ty theo yêu cầu của Giám Đốc (thông dịch Tiếng Anh cho Giám đốc trong các cuộc họp với đối tác nước ngoài)

Thực hiện các công việc khác khi được phân công

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)

Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết

Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót

Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)

Tốt nghiệp một trong các chuyên ngành như Marketing, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hay lĩnh vực có liên quan khác;

Từng có kinh nghiệm ở các công việc có tính chất người quản lý;

Đã có kinh nghiệm trong việc quản lý và vận hành công việc đạt hiệu quả;

Có kiến thức sâu rộng về những quy định liên quan đến pháp luật kinh tế Việt Nam;

Thành thạo những phần mềm quản lý dữ liệu được sử dụng phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp;

Thành thạo các ứng dụng văn phòng;

Kỹ năng giao tiếp và trình bày quan điểm trước đám đông tốt;

Giải quyết vấn đề nhanh chóng và chịu được áp lực công việc cao;

Có khả năng tổ chức và lãnh đạo một cách toàn diện.

Thư ký là người phụ trách việc hỗ trợ ghi chép, sắp xếp và thông báo các công việc, đề xuất, tin tức cho giám đốc doanh nghiệp.

Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Ban Tổng Giám đốc.

Chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc trước buổi họp hay hội nghị.

Tiếp nhận các cuộc gọi hay đặt lịch hẹn với các đối tác là cá nhân/tổ chức có liên lạc với ban giám đốc.

Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý cơ bản các thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban, các cá nhân/tổ chức khác gửi lên Ban Giám đốc.

Lưu giữ thông tin tài liệu đã, đang và sắp được xử lý trong kho dữ liệu để phục vụ việc tra cứu.

Biên phiên dịch tài liệu khi cần. Soạn thảo, hỗ trợ gửi các văn bản, Email hay các tài liệu mà Giám đốc yêu cầu.

Chuyển các báo cáo của các phòng ban liên quan cho ban giám đốc.

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)

Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)

Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành về Kinh tế, Ngoại ngữ, Quản trị Kinh doanh,…

Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm làm thư ký giám đốc hay các vị trí tương tự trong doanh nghiệp.

Có hiểu biết về cách quản trị doanh nghiệp.

Thành thạo tin học văn phòng.

Có kỹ năng tiếng Anh tốt, thành thạo là một lợi thế.

Có khả năng tổ chức và sắp xếp tốt vì công việc yêu cầu nhiều giấy tờ và thông tin cần lưu trữ.

Có kỹ năng viết báo cáo.

Có khả năng giao tiếp tốt, khéo léo.

Là người tự tin, có phong thái chuyên nghiệp, khéo léo và cẩn thận. 

Chuyên viên điều phối dự án là người trực tiếp điều phối dự án được cấp trên bàn giao, dưới sự giám sát của Trưởng ban Dự án thực hiện các công việc giám sát, điều hành và hỗ trợ dự án phát triển. Ngoài ra, điều phối dự án còn giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án và giúp dự án phát triển.

Hỗ trợ công việc cho trưởng ban dự án.

Xây dựng và áp dụng trình tự triển khai các thủ tục đầu tư xây dựng.

Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, lắp đặt, xây dựng,...

Đề xuất các phương án giải quyết các vấn đề trong quá trình triển khai dự án.

Tham gia giám sát, kiểm tra, kiểm soát chất lượng công trình, tiến độ thi công, nghiệm thu, quyết toán.

Thẩm định công trình. Đưa ra đánh giá đúng với hiện trạng.

Lập báo cáo định kỳ tháng, quý, năm và đánh giá kết quả thực hiện.Thu thập và phân tích thông tin từ báo cáo. Lưu trữ báo cáo.

Báo cáo tiến độ của dự án.

Tỷ lệ công suất sử dụng (Capacity Utilisation Rate - CUR)

Chênh lệch so với tiến độ dự án (Project Schedule Variance - PSV)

Chênh lệch chi phí dự án (Project Cost Variance - PCV)

Đo lường giá trị thu được (Earned Value Metric)

Sức mạnh hệ thống đường ống đổi mới (Innovation Pipeline Strength - IPS)

Lợi tức đầu tư vào đổi mới (Return on Innovation Investment - ROI2)

Chỉ số chất lượng (Quality Index)

Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness - OEE)

Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành Luật, Xây dựng, Kiến trúc hay các ngành liên quan.

Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm trong việc điều phối các dự án.

Có kinh nghiệm làm việc trong công tác thu hồi đất và giải phóng mặt bằng.

Có kinh nghiệm trong lĩnh vực công trình xây dựng và hạ tầng.

Hiểu biết về Luật và các quy trình thủ tục xây dựng (các thủ tục pháp lý, ISO, HSCCP,…).

Thành thạo các phần mềm chuyên ngành và vi tính văn phòng.

Trình độ ngoại ngữ khá (ưu tiên tiếng Anh), thành thạo là 1 lợi thế.

Kỹ năng giao tiếp tốt, năng lực hoàn thành nhiệm vụ dưới áp lực của công việc.

Là người trung thực, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao.

Trên đây là bảng mô tả công việc của một số vị trí/chức danh trong bộ phận hành chính tổng hợp mà eLib muốn chia sẻ đến bạn. Hi vọng đây sẽ là tư liệu hữu ích giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và làm quen với công việc, ngoài ra, đây còn là cơ sở tham khảo để nhà quản lý xây dựng bảng mô tả công việc chất lượng dành cho doanh nghiệp mình. Mời các bạn cùng tham khảo.