Bảng mô tả công việc bộ phận kinh doanh

Trưởng phòng kinh doanh là người chịu trách nhiệm điều phối đội ngũ kinh doanh, xây dựng các kế hoạch kinh hoạch và điều chỉnh các kế hoạch đó phù hợp với chỉ định của các cấp trên nhằm đạt mục tiêu doanh số.

- Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh nhằm đạt mục tiêu tăng trưởng và mục tiêu doanh số

- Vạch định và triển khai chiến lược kinh doanh giúp mở rộng tệp khách hàng và đảm bảo độ phủ của doanh nghiệp

- Chịu trách nhiệm tuyển dụng, phân bổ mục tiêu, đào tạo và theo dõi hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh

- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ khách hàng bền chặt lâu dài

- Xây dựng, tối ưu quy trình bán hàng từ bước lên kế hoạch đến khi chốt sales

- Báo cáo về các kết quả kinh doanh, doanh thu và chi phí; đưa ra các dự báo trước ban quản trị

- Xác định các thị trường tiềm năng cùng những biến động thị trường; đồng thời luôn cập nhật các tình hình của đối thủ và các sản phẩm mới

- Doanh thu theo đầu người: Doanh thu trung bình mà mỗi nhân viên kinh doanh trong phòng đạt được

- Tỉ lệ tăng trưởng doanh số hàng tháng (của phòng)

- Tỉ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng (của phòng)

- Thời gian chuyển đổi từ lead sang khách hàng (của phòng)

- Tỉ lệ khách hàng mua sản phẩm khác/tiếp tục sử dụng sản phẩm (của phòng)

- Quy mô hợp đồng trung bình (theo thời gian/theo giá trị) (của phòng)

- Tỉ lệ hoàn thành mục tiêu kinh doanh (của phòng)

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan

- Từng có kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên kinh doanh hoặc Giám đốc kinh doanh, có thành tích và thường xuyên đạt/vượt doanh số

- Có ý thức không ngừng nâng cao trình độ bằng việc tham gia các workshop, seminar, hội thảo,...

- Thành thạo kĩ năng giao tiếp, thuyết trình và tạo ảnh hưởng ở mọi mức độ tổ chức

- Nhạy bén với các cơ hội kinh doanh, có kiến thức chuyên sâu về ngành và sản phẩm 

Trưởng nhóm kinh doanh chịu trách nhiệm điều phối nhóm kinh doanh, xây dựng các kế hoạch kinh hoạch cho nhóm và điều chỉnh các kế hoạch đó phù hợp với chỉ định của các cấp trên nhằm đạt mục tiêu doanh số trong nhóm.

- Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh.

- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh.

- Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.

- Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

- Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.

- Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phéo nhân viên trực thuộc.

- Có quyền tiếp nhận và điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng.

- Báo cáo uỷ quyền:  Báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng kinh doanh, vắng mắt thì uỷ quyền lại cho nhân viên trực thuộc.

- Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh/Marketing

- Đã qua công tác thực tiễn quản lý bộ phận kinh doanh trong 2 năm trở lên, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trì tương đương.

- Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh.

- Sử dụng thành thạo vi tính.    

- Tổ chức ghi nhận, tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàng, tổ chức việc phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục phòng ngừa và theo dõi quá trình thực hiện. Hàng năng tổng kết hoạt động khiếu nại của khách hàng, phân tích chỉ số khiếu nại.

- Tổ chức và xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng sản phẩm, giá cả , phương thức thanh toán…

- Định kỳ hàng năm đánh giá mức độ, hiệu quả của các kênh thông tin cho khách hàng, báo cáo Trưởng phòng kinh doanh.

- Phối hợp với Trưởng phòng marketing thực hiện các chương trình quảng cáo khuyến mãi theo yêu cầu của công ty, phân công của Trưởng phòng kinh doanh.

- Tổ chức thực hiện các cuộc thăm hỏi khách hàng. Lập báo cáo phân tích ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.

- Chủ trì trong việc chuẩn bị quà, tặng quà cho từng khách hàng trong các dịp đặc biệt.

- Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kiểm tra kế hoạch bảo hành, hoạt động bảo hành, hoạt động bảo trì sửa chữa để nắm được mức thoã mãn của công ty với hoạt động này.

- Thực hiện đo lường mức thoả mãn của khách hàng 2 lần/năm. Báo cáo kết quả Trưởng phòng kinh doanh.

- Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Trưởng phòng kinh doanh xem xét và đề xuất BGĐ thông qua. Tổ chức thực hiện theo ngân sách chăm sóc khách hàng.

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng kinh doanh giao.

- Đề xuất các biện pháp khen thưởng, kỷ luật và quản lý nhân viên.

- Chủ động sắp xếp lịch và cho nhân viên nghỉ ốm…

- Đề xuất các chi phí, ngân sách thuộc quyền quản lý.

- Chủ động đề xuất các phương án chăm sóc khách hàng hiệu quả trong từng thời kỳ

- Báo cáo và uỷ quyền: Báo cáo công việc cho Trưởng phòng kinh doanh.

- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng ngành kinh tế.

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình và giải quyết vấn đề

- Kỹ năng phân tích, đánh giá và dự báo

- Khả năng quản lý tốt

- Anh văn lưu loát

- Hiểu rõ các hoạt động và sản phẩm của công ty.

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương, 2 năm ở vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng.

Công việc chính của Nhân viên kinh doanh là cung cấp các giải pháp hoàn thiện và thích hợp cho từng khách hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Theo đó, một Nhân viên kinh doanh cần phải tập trung hướng về mục tiêu, chủ động tìm kiếm và tạo dựng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng.

- Giới thiệu, tư vấn và thuyết phục các đối tượng khách hàng sử sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp

- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mạng lưới khách hàng và đối tác tiềm năng thuộc nhiều lĩnh vực (trực tiếp hoặc gián tiếp)

- Giải quyết các vấn đề và phàn nàn của khách hàng để đảm bảo độ hài lòng, tin cậy của khách

- Báo cáo lên các cấp quản lý về nhu cầu, vấn đề, mối quan tâm của khách hàng; hoạt động của đối thủ cạnh tranh và tiềm năng trong việc phát triển kinh doanh sản phẩm/dịch vụ

- Các KPI của phòng ban

- Số khách hàng:

• Số lượng cold calls thực hiện hàng tháng
• Số lượng hợp đồng chốt được hàng tháng
• Tỉ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng

- Giá trị hợp đồng trung bình

- Mức độ hài lòng của khách hàng: Thời gian trung bình trả lời khách liên lạc

- Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc tương tự

- Có kinh nghiệm làm Nhân viên kinh doanh hoặc các vị trí liên quan

- Thành thạo các công cụ MS Office

- Quen thuộc với các phần mềm CRM là một lợi thế

- Có khả năng tự thúc đẩy, tự vạch định mục tiêu cụ thể và tập trung thực hiện mục tiêu

- Thành thạo các kĩ năng bán hàng, giao tiếp và đàm phán tới nhiều loại đối tượng

- Thành thạo các kĩ năng tổ chức công việc, quản lí thời gian

- Thành thạo kĩ năng quản trị mối quan hệ

- Cởi mở tiếp thu các góp ý phản hồi

Nhân viên Phát triển kinh doanh (Business Development Representative) đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và sản phẩm/dịch vụ. Họ tiếp cận và thuyết phục khách hàng tiềm năng (chủ yếu là khách hàng doanh nghiệp) trở thành người sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.

- Tiếp nhận, sàng lọc danh sách khách hàng tiềm năng từ chiến dịch Marketing để trở thành đối tượng cho khâu sales

- Gọi điện thoại/gửi email giới thiệu công ty và sản phẩm/dịch vụ đến các khách hàng tiềm năng

- Nhận biết, nắm bắt nhu cầu của khách hàng để từ đó giới thiệu các dịch vụ phù hợp

- Thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ, tạo dựng lòng tin của khách hàng với doanh nghiệp

- Làm việc với đội ngũ phát triển sản phẩm để xây dựng các sản phẩm/dịch vụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

- Chủ động tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới trên thị trường.

- Báo cáo lên các cấp trên về tiến độ, kết quả kinh doanh; nhu cầu, vấn đề, mối quan tâm của khách hàng; hoạt động của đối thủ cạnh tranh và tiềm năng trong việc phát triển kinh doanh sản phẩm/dịch vụ

- Các KPI của phòng ban

- Số khách hàng:

• Số lượng cold calls thực hiện hàng tháng
• Số lượng hợp đồng chốt được hàng tháng
• Tỉ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng

- Giá trị hợp đồng trung bình

- Mức độ hài lòng của khách hàng: Thời gian trung bình trả lời khách liên lạc

- Tốt nghiệp Đại học các ngành Marketing, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành tương tự

- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Phát triển kinh doanh, Nhân viên Kinh doanh hoặc các vị trí tương tự

- Thành thạo các công cụ MS Office

- Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm CRM là một lợi thế

- Hiểu rõ về các chỉ số đo lường hiệu quả kinh doanh

- Có khả năng tự thúc đẩy, tự vạch định mục tiêu cụ thể và tập trung thực hiện mục tiêu

- Thành thạo các kĩ năng bán hàng, giao tiếp và đàm phán

- Thành thạo các kĩ năng tổ chức công việc, quản lí thời gian

- Tự tin chào hàng đến nhiều loại đối tượng khách hàng

- Thành thạo kĩ năng quản trị mối quan hệ

- Cởi mở tiếp thu các góp ý phản hồi

Nhân viên bán hàng qua điện thoại (Telesales) là những người chịu trách nhiệm trực tiếp gọi điện tới khách hàng tiềm năng và giới thiệu cho họ về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Vai trò của họ có thể tìm thấy ở nhiều ngành nghề và liên quan đến cả B2B hay B2C. Telesales thường có hai mảng: inbound và outbound. Người tư vấn inbound sẽ tiếp nhận cuộc gọi đến của khách hàng, trong khi người tư vấn outbound sẽ gọi điện tới các khách hàng tiềm năng để kinh doanh kênh thoại hiệu quả.

- Gọi điện thoại cho các khách hàng tiềm năng để chào hàng về sản phẩm/dịch vụ   

- Tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng, đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của khách

- Lưu trữ lịch sử cuộc gọi với khách hàng để xây dựng bộ thông tin hữu ích

- Quản lý thông tin khách hàng và liên tục cập nhật trên hệ thống cơ sở dữ liệu

- Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng thông qua việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu với khách hàng và xử lí khiếu nại kịp thời

- Phối hợp với các nhân viên kinh doanh và nhân viên các phòng ban khác để đạt mục tiêu kinh doanh

- Báo cáo với cấp trên về tiến độ và kết quả kinh doanh hàng tuần   

- Các KPI phòng ban

- Số lượng cold calls thực hiện hàng tháng

- Số lượng sales qualified leads (những đối tượng sẵn sàng để trở thành khách hàng)

- Số lượng hợp đồng chốt trực tiếp qua điện thoại

- Thời gian chào hàng trung bình

- Tỉ lệ cuộc gọi bị từ chối/tổng số cuộc gọi thực hiện

- Thời gian trung bình để tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing hoặc các ngành tương tự

- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên telesales hoặc các vị trí khác liên quan đến sales/chăm sóc khách hàng

- Quen thuộc với các phần mềm quản trị khách hàng và hệ thống điện thoại

- Thành thạo các kĩ năng bán hàng, giao tiếp và đàm phán

- Thành thạo kĩ năng quản trị mối quan hệ

- Bình tĩnh, có khả năng xử lí các tình huống bị từ chối hoặc các vấn đề phát sinh

Merchandiser (hay Nhân viên Quản lý đơn hàng) là người chịu trách nhiệm chính về đơn đặt hàng của khách, đảm bảo cho hàng đạt chất lượng tốt nhất từ khâu nguyên liệu đến khi ra thành phẩm và giao cho khách hàng.

- Tiếp nhận đơn hàng, hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên đơn hàng

- Tham gia vào quá trình sản xuất hàng mẫu, đảm bảo chất lượng cho mẫu trước khi gửi cho khách

- Theo dõi phản hồi của khách hàng, đàm phán về hợp đồng

- Làm việc với các bộ phận kỹ thuật, mua hàng và vật tư để đảm bảo nguyên phụ liệu cho sản xuất

- Làm việc với các phòng sản xuất, đội kỹ thuật và quản lý chất lượng để đảm bảo đơn hàng được giao kịp thời và đạt tiêu chuẩn chất lượng

- Tính toán chi phí cho hàng hóa và dịch vụ liên quan

- Báo cáo lên cấp trên các chỉ số liên quan đến đơn hàng

- Tỷ lệ chi phí hoạt động (Operating Expense Ratio - OER)

- Tỷ lệ duy trì khách hàng (Customer Retention Rate)

- Giá trị vòng đời của khách hàng (Customer Lifetime Value)

- Tỉ lệ chuyển đổi từ Lead sang khách hàng

- Có kinh nghiệm làm công việc merchandising hoặc các vị trí tương đương

- Trình độ ngoại ngữ tốt

- Thành thạo tin học văn phòng

- Có kinh nghiệm và kiến thức về ngành là một lợi thế

- Thành thạo kỹ năng giao tiếp, đàm phán

- Kỹ năng tạo dựng mối quan hệ

- Đầu óc kinh doanh nhanh nhạy

Trên đây là một số mẫu bảng mô tả công việc dành cho các vị trí/chức danh trong bộ phận kinh doanh mà eLib chia sẻ đến bạn. Hi vọng đây sẽ sẽ tư liệu hữu ích giúp bạn nắm bắt công việc một cách nhanh nhất, đồng thời giúp các nhà quản lý có cơ sở để xây dựng một bản mô tả công việc chất lượng cho nhân viên của mình. Mời các bạn cùng tham khảo.