Micromanagement là gì? Khi nào cần, khi nào tránh?

Bất cứ ai từng làm việc trong một tổ chức nào đó đều đã có lúc đóng vai một micromanager (nhà quản lý vi mô) hoặc là nhân viên làm việc dưới trướng của phong cách quản lý vi mô ấy (micromanagement).

Khi phong cách này bị chỉ trích và lên án mạnh mẽ trong giới các nhà quản trị doanh nghiệp, thì dường như vẫn có những nhà quản lý còn băn khoăn liệu có nên áp dụng nó trong tổ chức hay không.

Bạn có đang có câu hỏi tương tự?

Câu trả lời dành cho bạn đây: Nhân viên của bạn chắc chắn sẽ cảm thấy khó chịu khi liên tục bị theo dõi và kiểm soát chặt chẽ bởi cấp trên, nhưng trong một số trường hợp đặc thù, micromanagement vẫn phát huy tác dụng hơn những phong cách lãnh đạo khác.

Micromanagement (Quản lý vi mô) có thể được định nghĩa là cách thức quản lý nhân sự cực đoan với nhiều sự chú ý đến các chi tiết nhỏ. Một micromanager sẽ luôn soi xét mọi hành động của nhân viên, đưa ra nhận xét và phê bình thay vì hướng dẫn họ về cách thực hiện công việc và cung cấp deadline phù hợp.

Trong hầu hết các trường hợp, quản lý vi mô không được coi là hình thức quản lý tốt nhất vì nó có thể làm mất tinh thần và “mất giá” đối với một nhân viên.

Các micromanager thường thấy khó buông bỏ quyền kiểm soát chặt chẽ và gặp khó khăn trong việc ủy ​​thác trách nhiệm. Họ muốn tự mình làm mọi thứ, nhưng đến cuối cùng thì cả họ và nhân viên đều cảm thấy áp lực và nản lòng.

Tuy nhiên, không phải tất cả mọi mặt của quản lý vi mô đều xấu. Nó có thể mang lại các lợi ích phong phú cho tổ chức khi được xử lý đúng cách và được áp dụng trong một số trường hợp nhất định.

Micromanagement có một số dấu hiệu rất dễ nhận thấy. Việc phát hiện này chắc chắn sẽ hữu ích cho bạn trong việc nghiên cứu tác động của quản lý vi mô đối với doanh nghiệp.

Dễ thấy nhất, các nhà quản lý vi mô không bao giờ để nhân viên hoạt động độc lập. Họ phải liên tục kiểm soát quá trình, quan sát chi tiết từng phút rồi đưa ra rất nhiều đánh giá, nhận xét, đề xuất ngay cả khi không cần thiết. Họ luôn cố gắng tham gia cả vào các nhiệm vụ có thể dễ dàng giao phó cho cấp dưới của mình.

Các nhà quản lý vi mô không thể quan tâm đến việc kinh doanh của chính họ. Trong hầu hết thời gian làm việc, họ bị mắc kẹt trong các chi tiết nhỏ không cần thiết và từ chối nhìn vào toàn bộ bức tranh. Tệ hơn nữa, nếu họ tìm thấy một lỗi nhỏ hoặc vấn đề nào đó, họ sẽ ngay lập tức thu lại công việc họ đã ủy thác và cố gắng tự hoàn thành nó.

Các nhà quản lý theo trường phái này không khuyến khích cấp dưới đưa ra sáng kiến, cũng như không đánh giá cao việc nhân viên ra quyết định độc lập mà không có sự đồng ý của họ. Bởi vậy, trong rất nhiều trường hợp, các ý kiến ​​và quyết định của micromanager là phản tác dụng và tầm thường.

Một biểu hiện rõ ràng khác của nhà quản lý vi mô “chính hiệu” là họ thường xuyên tham gia vào những công việc của người khác không liên quan tới họ. Họ tự mãn rằng họ biết tất cả nên luôn chê bai kiến ​​thức và kinh nghiệm của người khác.

Hầu hết các nhà quản lý vi mô không được đồng nghiệp và nhân viên yêu thích; họ cũng không có đủ lòng trung thành hoặc sự gắn kết đội nhóm cần thiết.

Không có khái niệm nào hoàn toàn tốt hoặc xấu, thành công hay thất bại của nó phụ thuộc vào cách thức nó được thực hiện.

Micromanagement cũng vậy.

Mặc dù đại đa số lý thuyết quản trị đang chĩa mũi súng về Micromanagement, thực tế chứng minh nhiều tình huống trong doanh nghiệp vẫn cần "vi mô hóa" để có được kết quả như mong muốn.

Quản lý vi mô khi được thực hiện đúng cách, có thể mang lại hiệu quả cao và giúp ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong một dự án mới đang tìm cách hợp lý hóa năng suất và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn.

Micromanagement hữu ích cho doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Tuyển dụng ứng viên: Để có được ứng viên tài năng và gắn kết lâu dài, doanh nghiệp phải có một quy trình chuẩn để đánh giá năng lực và độ phù hợp của ứng viên trước khi đưa ra quyết định lựa chọn hoặc loại hồ sơ đó. Việc xem xét kỹ lưỡng từng ứng viên giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào sai đối tượng.
• Định hướng và onboarding nhân viên mới: Sẽ thật tuyệt vời nếu trong quy trình onboarding nhân viên mới bao gồm sự quản lý vi mô đến từ một người leader giàu kinh nghiệm. Lý do đơn giản là vì nhân viên mới cần được chỉ dẫn rõ ràng, và cũng cần cơ hội để thể hiện mọi khả năng của họ. Sự định hướng đúng đắn ngay từ giai đoạn này chính là nền tảng để cả bạn và nhân viên đó dự trù cho một lộ trình công danh phù hợp.
• Bắt đầu một quy trình hoặc dự án mới: Khi bắt đầu triển khai một quy trình hoặc dự án mới, bạn cần thiết phải quản lý vi mô để khám phá ra mọi lỗ hổng, sai phạm và vấn đề tồn tại để loại bỏ chúng càng sớm càng tốt.
• Đối mặt với các vấn đề tài chính hoặc pháp lý: Khi một dự án hoặc một công ty phải đối mặt với khó khăn về tài chính, thậm chí là pháp lý thì quản lý vi mô là phương án tối ưu. Tất cả nhân viên và công việc của họ cần được sắp xếp và rà soát kỹ lưỡng. Nguyên nhân của sự cố có thể được tìm ra nhanh chóng bằng cách này. Các vấn đề nhỏ hơn, ví dụ như gặp phải khiếu nại về chất lượng sản phẩm cũng có thể giải quyết bằng phương pháp này.
• Có nhân viên bị “gắn cờ đỏ”: Nếu một nhân viên có dấu hiệu tiêu cực và đứng trước nguy cơ bị cho nghỉ việc, đã đến lúc bạn triển khai micromanagement - theo dõi chặt chẽ về hiệu suất và hành động của họ. Nếu phương pháp này không thể cải thiện biểu hiện của nhân viên đó, bạn nên để nhân viên rời đi.
• Tham gia vào các hoạt động rủi ro cao: Những người làm việc trong các ngành công nghiệp nguy hiểm hoặc tham gia vào các hoạt động có rủi ro cao cần được quản lý vi mô một cách chặt chẽ - vì sự an toàn của chính họ.
• Thay đổi chiến lược: Nếu doanh nghiệp bạn đang thay đổi chiến lược hoặc dự kiến tạo ra những thay đổi quy mô trong tổ chức, micromanagement sẽ giúp mọi người tham gia thấu hiểu chi tiết về quy trình và cách những thay đổi đó sẽ tác động đến vai trò và nhiệm vụ của họ.
• Thay đổi quản lý cấp cao: Một nhà quản lý cấp cao mới cần được quản lý vi mô để nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc, kể cả những người có kinh nghiệm nhất. Ví dụ, công ty bạn vừa tuyển dụng một giám đốc điều hành, vị CEO là bạn nên trực tiếp đóng vai trò là micromanager.

Quản lý quá sát sao có thể phản tác dụng và gây bất lợi cho sự phát triển của một tổ chức.

Micromanagement có thể trở thành vấn đề nan giải khi:

• Cản trở sự phát triển và học tập: Bạn không nên kiểm soát nhân viên quá nhiều, vì nó giết chết mong muốn và cơ hội được học tập và trau dồi bản thân của nhân viên. Sự can thiệp và làm gián đoạn công việc thường xuyên của micromanager khiến họ không còn “đất” để phô diễn năng lực thực sự của mình.
• Ngăn cản việc đánh giá các kỹ năng: Rất khó để đánh giá các kỹ năng của nhân viên đang bị quản lý vi mô, vì bạn không thể biết rõ họ đã tự đạt được thành tích gì và đâu là những đầu việc họ được “chỉ mặt đặt tên” bởi cấp trên. Hầu hết các micromanager không cho phép cấp dưới tự sở hữu công việc, nên dù có các biểu mẫu đánh giá năng lực nhân sự chuẩn nhất thì bạn cũng khó xác định dữ liệu trong đó.
• Ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên: Việc can thiệp quá sâu từ nhà quản lý làm thui chột tinh thần và tạo ra sự nghi ngờ trong chính bản thân nhân viên, cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của họ. Không được phép làm việc độc lập và không được tin tưởng khiến nhân viên nảy sinh tư tưởng “làm cho có” theo đúng chỉ đạo - chỉ để không bị mất lòng cấp trên.
• Giết chết động lực và tinh thần sáng tạo: Sự chỉ trích và soi mói liên tục không cho phép các sáng kiến nảy ra.
• Tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên: Một khi nhân viên quen đã với việc quản lý vi mô và phụ thuộc hoàn toàn vào cấp trên, khái niệm “lãnh đạo” hoàn toàn không còn nữa. Thậm tệ hơn, nhân viên bị mất niềm tin và không nhận thấy giá trị đóng góp của mình ở công ty nữa, và họ có xu hướng nghỉ việc và tìm kiếm môi trường văn hoá doanh nghiệp lành mạnh hơn.
• Khiến đối tác kinh doanh rút lui: Các đối tác kinh doanh, đặc biệt là đối tác tài chính, không bao giờ hài lòng khi tất cả quyền lực của doanh nghiệp nằm gọn trong tay một cá nhân. Việc gò bó và ép buộc nhân viên sớm hay muộn đều khiến tổ chức bị rối loạn và ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh - lợi ích của chính các đối tác đó.
• Dẫn đến kiệt sức và chậm trễ công việc: Nếu bạn là một micromanager, về cơ bản bạn đang nhận về mình cả công việc đã được giao cho người khác. Vì vậy, bạn đang đối mặt với số lượng gấp đôi công việc, điều mà đáng lẽ ra bạn không cần làm. Sự kiệt sức của bạn, sự tắc nghẽn và chậm trễ công việc là hệ quả tất yếu của việc này.

Sau khi bạn đã hiểu biết về hai mặt lợi - hại của vấn đề, không còn quá khó khăn để tránh được những cạm bẫy và hậu quả tiêu cực có thể dẫn tới từ micromanagement.

Cân nhắc áp dụng các mẹo sau trong kỹ năng quản lý của bạn:

• Có kiến ​​thức chuyên sâu về doanh nghiệp: Micromanagement sẽ có hiệu quả nếu bạn nắm rõ doanh nghiệp và công việc của mình từ sâu bên trong. Lúc này, bạn giống như một chuyên gia dễ dàng phát hiện vấn đề và hướng dẫn nhân viên của mình loại bỏ nó chứ không phải là người soi xét rồi đưa ra mệnh lệnh.
• Làm việc chăm chỉ: Sự chăm chỉ và cống hiến sẽ mở đường cho bạn xem xét tất cả các chi tiết nhỏ nhất của doanh nghiệp.
• Tôn trọng và kết nối với nhân viên: Tương tác mạnh mẽ và thân thiện là điều bắt buộc nếu bạn muốn biến micromanagement thành một phương pháp quản trị tích cực trong doanh nghiệp. Bạn cần thiết phải đưa ra những hướng dẫn tích cực mà không được phép chỉ trích hoặc xúc phạm tới vị trí công việc, kinh nghiệm và kiến ​​thức của nhân viên. Bạn cũng cần kiên nhẫn, bình tĩnh và tôn trọng trong bất kỳ cam kết nào với họ.
• Lắng nghe nhân viên: Hãy học cách lắng nghe nhân viên của bạn. Họ là những người đang làm việc và biết rõ nhất những vấn đề họ đang gặp phải. Đừng bỏ qua các thắc mắc hoặc mối quan tâm của họ. Tương tự, bạn cũng nên sẵn sàng chia sẻ chân thành với một nhân viên có dấu hiệu đi lệch với mong đợi của bạn.
• Đặt mục tiêu rõ ràng: Các mục tiêu và kết quả mong đợi của từng nhân viên phải được xác định rõ ràng, sau đó trách nhiệm quản lý mới được giao cho các trưởng nhóm. Nếu đã có điểm chuẩn để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, việc bạn để họ tự chủ trong công việc sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Nếu bạn là một micromanager, bạn cần loại bỏ thói quen này trước khi quá muộn. Nếu bạn đang là nạn nhân của quản lý vi mô, bạn không cần thiết chịu đựng điều đó. Trong cả hai trường hợp, bạn phải giải quyết vấn đề một cách tinh tế, quyết đoán.

Nếu bạn là một micromanager. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn từ bỏ thói quen quản lý vi mô:

• Thay đổi thái độ của bạn
• Đừng quá để tâm vào những chuyện nhỏ nhặt
• Khuyên bảo chứ đừng ra lệnh
• Tích cực tương tác với nhân viên và lắng nghe họ
• Khuyến khích nhân viên chia sẻ các vấn đề của họ
• Tin tưởng giao phó công việc cho nhân viên
• Dùng đúng người để tin tưởng giao phó công việc
• Cho nhân viên biết những gì bạn mong đợi ở họ

Nếu bạn đang bị ai đó micromanage. Nếu bạn đang bị cấp cao hơn quản lý vi mô, điều đó có thể cực kỳ khó chịu và căng thẳng. Bạn cần phải thoát khỏi tình huống bằng cách:

• Đưa ra đề xuất thay đổi
• Cố gắng hiểu quan điểm của người quản lý
• Tự nhìn vào thái độ và hiệu suất để xem khuyết điểm bản thân nằm ở đâu
• Chứng minh rằng bạn là người đáng tin cậy
• Tự nguyện làm nhiệm vụ
• Cập nhật thông tin thường xuyên để người quản lý biết bạn đang làm gì
• Chủ động trước với câu trả lời, báo cáo, phản hồi,...
• Tuân thủ các quy tắc

Quản lý vi mô không phải là xấu về mọi mặt; nó vẫn phát huy lợi ích trong một số trường hợp và điều kiện nhất định. Bạn cần đặt mình vào vị trí của nhân viên để nắm bắt tâm lý, đối xử với công việc của họ một cách tôn trọng, và đảm bảo rằng không quá chú trọng vào tiểu tiết. Đó chính là đáp án tốt nhất cho câu hỏi nên làm gì với micromanagement.