Xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là một bài toán khiến các nhà quản trị đau đầu. Bởi với mỗi một mô hình doanh nghiệp, cơ cấu công ty, cách thức quản lý khác nhau thì quy trình quản lý nhân sự cũng sẽ khác.

Mặc dù mỗi loại hình doanh nghiệp có thể sẽ có những phương thức xây dựng quy trình quản lý khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung mô hình “xương sống” cơ bản của một quy trình quản lý nhân sự đều dựa trên các bước dưới đây:

• Tuyển dụng nhân sự
• Xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự
• Chế độ chính sách
• Hệ thống văn bản áp dụng trong công ty
• Xây dựng và phát triển văn hóa công ty

Từ 5 bước cơ bản này mà mỗi nhà quản trị có thể áp dụng mở rộng thêm để phù hợp mới mong muốn và đem lại hiệu quả quản lý tốt hơn cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm những ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc. Chính vì vậy, để quá trình tuyển dụng thành công, mang lại hiệu quả cao, các nhà tuyển dụng luôn phải xây dựng một quy trình tuyển dụng chặt chẽ, rõ ràng.

Quy trình tuyển dụng được các công ty áp dụng rất linh hoạt bởi lẽ điều này còn phụ thuộc vào điều kiện tuyển dụng, cơ cấu, quy định của công ty cũng như cho các vị trí khác nhau.

Thông thường một quy trình tuyển dụng bao gồm 6 bước như sau:

• Lập kế hoạch
• Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng
• Xác định địa điểm
• Thời gian
• Tìm kiếm và lựa chọn ứng viên
• Đánh giá quá trình tuyển dụng
• Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập

Thực hiện từng bước như vậy sẽ giúp quá trình tuyển dụng không xảy ra sai sót, đảm bảo chọn được những ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất trong công việc.

Bước tiếp theo của quy trình quản lý nhân sự là đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự của công ty.

Ngày nay việc lên kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi như một khoản đầu tư vào nguồn vốn của công ty bởi khả năng sinh lợi lâu dài và bền vững cho tổ chức. Thực tế cho thấy sự cạnh tranh giữa các quốc gia hay giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về chất lượng của nguồn nhân lực. Mà chất lượng của nguồn nhân lực liên hệ chặt chẽ với quá trình giáo dục, đào tạo và phát triển. Công tác này nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp, thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn nghề nghiệp của mình và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, động cơ làm việc tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ trong tương lai.

Các phương pháp đào tạo và phát triển bao gồm đào tạo tại nơi làm việc, kèm cặp tại chỗ (còn gọi là đào tạo trên công việc), luân chuyển công việc, đào tạo xa nơi làm việc, lớp cạnh xí nghiệp, phương pháp nghiên cứu tình huống và các trò chơi quản trị.

Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của công ty.

Chế độ chính sách của mỗi công ty có những quy định khác nhau nhưng điểm chung là quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên với phương châm giúp cho họ có một cuộc sống “đầy đủ về vật chất và phong phú về tinh thần”. Ngoài ra, các chính sách rõ ràng sẽ giúp công ty xác định được và ngăn chặn những rủi ro xảy đến đối với người lao động và đảm bảo rằng công ty đang tuân theo đúng luật pháp. Chính sách này được xây dựng căn cứ trên các tiêu chí: tương xứng với kết quả công việc, đóng góp cho công ty, cạnh tranh theo thị trường, khuyến khích tăng kết quả và chất lượng công việc, công bằng và minh bạch.

Sở dĩ xây dựng hệ thống chính sách cũng nằm trong các bước của quy trình quản lý nhân sự bởi nó giúp doanh nghiệp phòng ngừa được rủi ro nếu có tình huống không mong muốn xảy ra.

Việc thiết lập được các tiêu chuẩn, chế độ chính sách phù hợp là chìa khoá cho việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo công ty và người lao động. Đây cũng là một yếu tố quan trọng giúp giữ chân nhân tài cho công ty, thu hút thêm nhiều lao động mới.

Trong quy trình quản lý nhân sự đây là bước rất quan trọng. Tùy thuộc vào thực tế và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp mà các quy trình, quy định, quy chế sẽ có những thay đổi khác nhau. Vì vậy việc xây dựng văn bản quy phạm nội bộ cần dựa vào tính thực tế và phù hợp để thực hiện.

Hệ thống quy phạm nội bộ của một công ty bao gồm các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động hoặt từng hành vi cụ thể.  Việc xây dựng quy phạm nội bộ cần dựa vào thực tế và phải phù hợp với thực tiễn. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng nên cách xây dựng không giống nhau.

Tuy nhiên, có một số văn bản chung được áp dụng ở nhiều công ty đó là quy định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận/ đơn vị trực thuộc, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế khen thưởng… Chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, hành vi, suy nghĩ, quá trình thực hiện công việc.

“Văn hoá doanh nghiệp chi phối hành vi của mọi người trong tổ chức, và người lãnh đạo sẽ nhận được những hành vi của người khác theo cách mà họ tạo ra” - Dick Brown, Giám đốc điều hành của Công ty hệ thống dữ liệu điện tử EDS – một trong các công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực dữ liệu điện tử nhận xét. Yếu tổ văn hóa doanh nghiệp là điều đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần khi xây dựng bất kỳ quy trình nào trong doanh nghiệp. Đối với quy trình quản lý nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tiếp tục được nhắc đến như một bước không thể thiếu của quy trình. Bởi lẽ bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa thì khó đứng vững được. Bởi lẽ lãnh đạo công ty sẽ rất khó xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nếu không truyền đạt được những ích lợi mà văn hóa doanh nghiệp đem lại.  Cốt lõi của văn hóa là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp.

Để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể tham khảo thực hiện theo những bước sau:

• Bước 1: Xác định và thống nhất triết lý kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp.
• Bước 2: Đánh giá động lực cá nhân, môi trường động lực chung của doanh nghiệp và thống nhất với bộ hành vi ứng xử cho các cá nhân trong doanh nghiệp.
• Bước 3: Đánh giá và đề xuất những thay đổi về quy trình và quy định quản lý.
• Bước 4: Đánh giá và đề xuất phương hướng xây dựng hệ thống trao đổi thông tin.
• Bước 5: Tổng hợp và đề xuất các phong trào bề nổi và các nghi lễ, nghi thức của doanh nghiệp.