Làm thế nào để thúc đẩy nhân viên của bạn giao tiếp cởi mở hơn?

Một nghiên cứu năm 2017 cho thấy chỉ có 1% nhân viên cảm thấy cực kỳ tự tin để thể hiện các ý kiến và mối quan tâm cá nhân, và khoảng 33% tin rằng doanh nghiệp của họ không ủng hộ việc nói chuyện cởi mở như một thói quen.

Trong nhiều năm qua, các nhà tâm lý học đã đặt tên cho hành vi này là “employee voice” - tiếng nói của nhân viên - đề cập đến sự tham gia của nhân viên vào quá trình ra quyết định của doanh nghiệp, bao gồm cả các quyết định tập thể mang tính chiến lược và các hành vi ở cấp độ đội nhóm, cá nhân.

Các thí nghiệm được thực hiện trên số lượng lớn nhân sự của bệnh viện đã chỉ ra rằng việc gia tăng tiếng nói của nhân viên có thể làm giảm các lỗi và cứu sống bệnh nhân. (Chỉ riêng tại Hoa Kỳ đã có khoảng 400.000 người chết vì các sai phạm y tế liên quan đến thông tin sai lệch.)

Sự cởi mở trong giao tiếp của nhân viên không chỉ gia tăng độ chính xác và hiệu quả công việc, mà dường như còn có khả năng giải quyết hầu hết các vấn đề khác. Nó khuyến khích cá nhân tích cực hơn trong hợp tác và giải quyết vấn đề; tăng khả năng sáng tạo và thông minh của các ý tưởng; đồng thời giúp phát hiện và nhanh chóng xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật doanh nghiệp.

Chắc hẳn bạn không thể một mình xây lên doanh nghiệp, cũng như không hề muốn đứng một mình trên đỉnh cao của quyền lực.

Với tư cách một nhà lãnh đạo, đã đến lúc bạn đập tan sự im lặng của doanh nghiệp và biến nhân viên của bạn thành những người cộng sự cởi mở trong giao tiếp.

Một nghiên cứu quy mô rộng đã phát hiện ra rằng trải nghiệm nắm quyền thực sự làm thay đổi bộ não của con người. Phần lớn những người có địa vị cao sẽ mất đi khả năng tiếp nhận quan điểm của người khác, chấp nhận nhiều rủi ro hơn để tập trung theo đuổi các mục tiêu vĩ mô trong tầm nhìn của họ. Kết quả, các nhà lãnh đạo có xu hướng ít tìm kiếm ý kiến ​​thay thế từ người khác.

Về phía nhân viên, nghiên cứu bổ sung đã phát hiện ra rằng tiếng nói của họ thường xuyên bị cản trở khi đứng trước các hành vi nghi vấn. Ví dụ, các đội nhóm thường bị ảnh hưởng bởi sự khuếch tán trách nhiệm, khi mà mỗi cá nhân đều giả định rằng một người khác sẽ lên tiếng nên chẳng ai thực sự làm điều đó. Mọi người cũng luôn tìm cớ để hợp lý hóa sự im lặng, điển hình là tránh rắc rối khỏi các loại tin đồn trong doanh nghiệp.

Kết hợp hai điều trên lại với nhau, rõ ràng rằng trong môi trường doanh nghiệp, thật không dễ để cởi mở nói về điều gì đó chỉ vì bạn đã biết về nó.

Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để bạn - một người lãnh đạo trong doanh nghiệp - có thể khiến nhân viên quý trọng tiếng nói của mình và cởi mở hơn?

Nhân viên của bạn cần thoát khỏi “vùng an toàn” của bản thân họ. Ngoài việc chủ động giao tiếp khi thực sự muốn đề xuất thứ gì đó, cũng không hẳn chỉ là phản ứng tích cực hơn với các chỉ định yêu cầu phát biểu, họ cần mạnh dạn và linh hoạt hơn nữa để đưa ra ý kiến của mình.

Khi bạn nỗ lực hết sức để thu hút sự cởi mở từ nhân viên, có nghĩa bạn đang nắm giữ quyền thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Một khi đã gạt bỏ được các trở ngại trong tâm lý và có động lực thúc đẩy, nhân viên sẽ có cơ hội tự tin tiếp cận đồng nghiệp và tận dụng quyền tự do tranh luận. Năng suất làm việc cao hơn, độ gắn kết tốt hơn và môi trường làm việc của bạn cũng thân thiện hơn rất nhiều.

Nền văn hóa giao tiếp cởi mở này cũng giúp nhân viên của bạn giàu trách nhiệm hơn với công việc. Thay vì “Ồ, tôi không hề có ý kiến gì, tôi không có liên quan!”, họ sẽ nói “Vâng, tôi sẽ làm theo đúng như điều đã trình bày.”

Bởi tất cả lợi ích ở trên, tiếng nói của nhân viên xứng đáng là mối quan tâm số một của bạn.

Như đã phân tích ở trên, trong môi trường làm việc, nhân viên của bạn lên tiếng chủ yếu dựa trên việc xác định những rủi ro và lợi ích mà họ dự định sẽ gán vào lời nói nhằm bắt buộc lãnh đạo tạo ra những điều kiện phù hợp với họ.

Không chính sách nào có thể ép buộc nhân viên của bạn cởi mở hơn trong giao tiếp. Bởi vậy, đánh vào tâm lý thông qua các hành vi và thói quen cụ thể là điều bạn nên làm.

Sự tin tưởng luôn được đặt lên hàng đầu trong bối cảnh tạo ra văn hoá giao tiếp cởi mở. Bên cạnh các yếu tố về chuyên môn và cấp bậc, nhân viên của bạn sẽ chỉ thực lòng chia sẻ mọi thứ khi bạn là một người lãnh đạo uy tín và các đồng nghiệp khác cũng xứng đáng để tin cậy.

Chắc hẳn nhiều người còn băn khoăn: giữa việc tin tưởng và đưa ra phản hồi trung thực, đâu là thứ có trước; giữa bạn và nhân viên, ai là người làm điều gì đó trước. Nhân viên sẽ vì tin tưởng bạn mà sẵn sàng cởi mở, hay chính bạn cần kêu gọi, lắng nghe và xử lý phản hồi của nhân viên để có được lòng tin từ họ?

Đây có lẽ là mối quan hệ tương hỗ hai chiều. Với tư cách là nhà lãnh đạo, bạn nên chủ động đi trước một bước. Hãy thiện chí ghi nhận các vấn đề của nhân viên, dẹp bỏ những thứ tiêu cực để trút đi gánh nặng cho nhân viên của bạn. Mối quan hệ thân thiện hơn là cấp trên - cấp dưới chính là nền tảng cho giao tiếp cởi mở.

Ở đầu mỗi cuộc họp, hãy cho mọi người biết bạn hoan nghênh sự cởi mở từ tất cả mọi người, kể cả khi ý kiến đó chưa thực sự đúng đắn. Bạn có thể giữ lại ý kiến ​​của riêng mình cho đến cuối cuộc thảo luận nhóm, để tạo thêm cơ hội đề xuất giải pháp cho các nhân viên.

Các kịch bản trò chuyện có thể hữu ích để bạn giảm thiểu mối đe dọa có thể xảy đến với nhân viên. Các cụm từ như “Tôi không hề mong muốn làm khó bạn, nhưng…” hay “Vì lợi ích chung của cả phòng, tôi nghĩ rằng…” có tác dụng xoa dịu nỗi lo lắng và làm nổi bật mục tiêu lớn hơn. Từ đó, cả bạn và nhân viên đều có thể cảm thấy thoải mái hơn trong giao tiếp.

Bên cạnh đó, mỗi tràng pháo tay hay lời ghi nhận cho một ý tưởng mới đều là một động lực thúc đẩy tuyệt vời. Trải nghiệm nhân viên luôn được làm hài lòng bởi những thứ tưởng chừng nhỏ nhặt như vậy.

Các nghiên cứu gần đây cho rằng những người thường xuyên thể hiện ý kiến sẽ được đồng nghiệp cùng cấp nể trọng hơn giống như ở địa vị cao hơn vậy. Chắc hẳn nhân viên của bạn cũng nhận thức được điều này. Bạn chỉ cần “thuận nước đẩy thuyền”, khẳng định mỗi cá nhân đều có thể làm được điều đó thay vì đi ngưỡng mộ người khác.

Bạn có thể coi “giao tiếp chủ động” là một trong các giá trị cốt lõi của văn hoá doanh nghiệp. Hãy nhấn mạnh nó với các nhân viên mới onboarding, và thường xuyên đề cập tới trong làm việc hằng ngày. Đừng ngại lấy chính bạn ra làm tấm gương sáng cho toàn thể nhân sự trong công ty học tập.

Kênh truyền thông nội bộ của công ty là một không gian tuyệt vời để bạn nói về lợi ích của giao tiếp chủ động và cũng để cho nhân viên thực hành luôn điều đó. Tất nhiên, việc thúc đẩy giao tiếp cởi mở này cần đảm bảo yêu cầu thông tin chính thống, thông điệp tích cực và không để bị cuốn trôi vào các thông tin xã hội bên ngoài.

Cởi mở với cấp trên và đồng nghiệp dường như luôn khó khăn hơn so với các bạn bè ngoài môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khiến nhân viên của mình làm được điều đó - bằng sự thiện chí, nỗ lực và với chiến lược thực hiện đúng đắn. Chúc bạn thành công!