Nguyên nhân thất bại của một chương trình đào tạo và cách cải thiện

Các tập đoàn trên toàn thế giới dành rất nhiều thời gian và tiền bạc cho công tác đào tạo hàng năm. Tầm quan trọng của đào tạo tại nơi làm việc là không thể chối cãi. Các tập đoàn vừa và lớn dẫn đầu về ngân sách đào tạo bằng cách đầu tư rất nhiều vào các sáng kiến đào tạo nhân viên.

Điều đáng buồn là khoảng 90% các kỹ năng mới học được từ chương trình đào tạo đều rơi vào tình trạng bị lãng quên chỉ trong vòng một năm. Các sáng kiến đào tạo thất bại không chỉ tiêu tốn chi phí, mà còn có thể ảnh hưởng xấu đến tinh thần và năng suất của nhân viên. Ngân sách không phải là yếu tố duy nhất quyết định sự thành công hay thất bại của các chương trình đào tạo trong doanh nghiệp. Yếu tố khác ảnh hưởng đến hiệu quả đào tạo nhân viên là việc sử dụng các ý tưởng và phương pháp đào tạo lỗi thời, nhàm chán.

Thất bại của chương trình đào tạo tác động đến doanh nghiệp ở mọi cấp độ. Điều cần thiết là phải hiểu rõ nguyên nhân. Và quan trọng hơn, làm thế nào tốt nhất để tránh những cạm bẫy của đào tạo không đầy đủ. Hầu như doanh nghiệp nào cũng phải đương đầu với những thách thức đào tạo, dù không hoàn toàn giống nhau nhưng sẽ có những điểm tương đồng.

Cấu trúc của chương trình đào tạo là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của nó. Bạn phải đưa ra một kế hoạch hành động được xác định rõ ràng, các mục tiêu có thể thực hiện được và đưa ra dự báo kết quả. Viết hướng dẫn từng bước một, phác thảo cách đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Hãy đặt mục tiêu giàu tính thực tế. Nếu mục tiêu không được cấu trúc tốt, khó có khả năng thực hiện hoặc phi logic, khả năng cao là nhân viên của bạn sẽ nhanh chóng chán nản và bỏ cuộc. Tránh tổ chức theo các nhóm lớn, cố gắng giảm số lượng xuống 10-15 người/ phiên để đảm bảo chất lượng đào tạo tốt nhất.

Một số công ty cố gắng giảm thiểu chi phí hậu cần và tối đa hóa các nguồn lực sẵn có. Những công ty như vậy thích cung cấp các chương trình đào tạo chuyên sâu và kéo dài. Nếu nhân viên cảm thấy khó hiểu, khó tiếp thu kiến thức từ những gì tài liệu học tập, mọi thứ sẽ trở nên khó khăn. Học tập là một quá trình và mọi người không thể tiếp thu và ghi nhớ thông tin phức tạp trong một khoảng thời gian ngắn. Họ sẽ học nhanh và quên nhanh hơn. Phải đảm bảo rằng thông tin kiến thức thực sự trực quan và dễ hiểu. Hãy nhanh chóng thực hiện điều chỉnh những tài liệu phức tạp.

Là một người phụ trách đào tạo, bạn có trách nhiệm truyền đạt mục tiêu, lý do của những chương trình đào tạo một cách rõ ràng. Hầu hết các tổ chức không giải thích cho nhân viên của họ tại sao các chương trình đào tạo đang được triển khai.

Một chương trình đào tạo là một sự kiện có cấu trúc cao bao gồm những kết quả được nêu rõ ràng, các bước để hiện thực hóa mục tiêu dài hạn. Các yếu tố bên ngoài như tinh thần học tập của nhân viên có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại của một chương trình.

Tiến hành triển khai một chương trình đào tạo vào thời điểm không phù hợp sẽ có khả năng dẫn đến thất bại. Nhân viên thiếu quan tâm, nhiệt huyết không thể thấy được lợi ích hoặc giá trị của các khóa đào tạo. Họ sẽ nhanh chóng bỏ qua hoặc sớm rời bỏ chương trình.

Đây là nguyên nhân phổ biến khác cho thất bại của chương trình đào tạo. Sự khuyến khích không nhất thiết phải liên quan đến tiền bạc. Nhân viên mong muốn đạt được một cái gì đó có ích với họ từ việc được đào tạo. Một phần thưởng hoặc sở hữu được một kỹ năng mới có thể là tất cả những gì họ cần.

Hãy chọn một địa điểm lý tưởng cho các buổi đào tạo. Nếu nhân viên không thoải mái hoặc mất tập trung trong môi trường hiện tại, việc học tập không thể diễn ra hiệu quả. Đầu tư vào một căn phòng thông thoáng, chuyên nghiệp và có chỗ ngồi thoải mái. Đồ giải khát, âm thanh và thiết bị trình chiếu video là những yếu tố bổ sung tốt. Nếu muốn tối ưu chi phí bằng việc bỏ qua môi trường vật lý, hãy chọn hình thức đào tạo trực tuyến (e-learning).

Lập kế hoạch là chìa khóa của một chương trình đào tạo thành công. Sự chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một đoạn đường dài để đảm bảo rằng việc đào tạo thực sự hiệu quả. Hầu hết các buổi đào tạo thường xuyên diễn ra ngoài giờ làm việc. Hãy tránh triển khai chương trình đào tạo vào thời điểm bận rộn trong năm. Thời điểm bắt đầu và kết thúc năm đều không phù hợp. Hầu hết nhân viên thích được đào tạo vào thời gian riêng của mình.

Một số nhân viên làm việc theo giờ trong khi những người khác làm việc theo ca. Người lao động hàng giờ có thể bực bội nếu phải học vào thời gian riêng của họ mà không được bù đắp thỏa đáng. Tương tự như vậy sẽ là một ý tưởng tồi nếu yêu cầu nhân viên làm việc theo ca tham gia vào các buổi đào tạo dài sau khi làm việc. Là một người làm L&D, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng việc đào tạo phải mang tính cá nhân hóa. Về mặt này, microlearning là sự lựa chọn hoàn hảo.

Thời đại đang thay đổi và tài liệu đào tạo và phong cách giảng dạy cũng vậy. Những thách thức về công nghệ và chính sách đang thay đổi mỗi ngày và bắt buộc chúng ta phải thích nghi. Tất cả những yếu tố này làm thay đổi bản sắc và mục tiêu của một công ty.

Xu hướng thay đổi có nghĩa tài liệu và cách tiếp cận các chương trình đào tạo cần phải được cập nhật thường xuyên. Đừng cung cấp cho nhân viên một hướng dẫn đào tạo cũ kỹ đã được sử dụng trong nhiều năm. Hướng dẫn đào tạo cần phải hấp dẫn, phù hợp và cập nhật xu thế để góp phần vào việc nhân viên thực hiện nghiêm túc toàn bộ bài tập. Xem xét việc cải thiện mọi thứ bằng cách làm cho các mô-đun đào tạo có thể truy cập trực tuyến theo định dạng thuận tiện và truyền cảm hứng. Về mặt này, microlearning tiếp tục là lựa chọn đúng đắn.

Mỗi tổ chức có văn hóa riêng của mình. Đảm bảo rằng nhà tư vấn bên ngoài hiểu giá trị nơi làm việc của bạn khi đưa ra các bài học. Một số chuyên gia tư vấn không nhận ra nhu cầu riêng biệt và thế mạnh hiện tại của một doanh nghiệp và nhân viên. Kết quả là nhân viên cảm thấy chương trình đào tạo không hề liên quan đến mình. Do đó, việc duy trì sự cân bằng giữa hiểu biết bên trong và chuyên môn bên ngoài là thực sự cần thiết.

Các chuyên gia đào tạo cho biết hầu hết các tổ chức không đánh giá hoặc theo dõi những gì nhân viên đã học và tác động của chương trình đào tạo. Kỹ năng mới học được cần phải được thực hành và áp dụng. Một phản ứng tích cực đối với một sáng kiến đào tạo là không đủ bằng chứng rằng nhân viên của bạn đã tận dụng tối đa kiến thức. Đánh giá dài hạn của các bộ phận nhân sự là một chiến lược hiệu quả để đo lường hiệu quả của một khóa đào tạo.

Đừng bỏ bê những gì xảy ra sau khi đào tạo. Sau khi thành thạo các kỹ năng mới, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể biến kiến thức mới thành một phần không thể thiếu trong hiệu suất công việc hàng ngày.

Lựa chọn vào việc đầu tư cho những chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực luôn là ưu tiên và cũng là một thử thách cho các lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay. Để hiểu rõ hơn về những thách thức này, những nghiên cứu về các chương trình đào tạo & phát triển của 16 tập đoàn lớn trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau (với giá trị từ 1-55 tỉ USD doanh thu thường niên) và khảo sát từ những chuyên gia đào tạo của các tập đoàn này đã được tập hợp lại và sau đây là 6 yếu tố mà doanh nghiệp nên có nếu muốn có một chương trình đào tạo có hiệu quả.

Trong quá khứ, những nhà lãnh đạo thường đào tạo những kiến thức kỹ năng thông qua quá trình huấn luyện và cố vấn. Nhưng trong một thế giới toàn cầu hóa phức tạp và cạnh tranh hơn, vai trò đó đó đã phai mờ rõ rệt. Các quản lý hiện tại luôn phải đương đầu với khối lượng công việc khổng lồ và mang nhiều trách nhiệm hơn, cũng dễ hiểu khi họ không có đủ điều kiện để đào tạo nhân viên thông qua những cách huấn luyện và cố vấn thông thường. Vì vậy các doanh nghiệp nên có phương pháp hỗ trợ và thúc đẩy để quản lý có thể tham gia vào công tác đào tạo.

Việc các kĩ năng và kiến thức trong một thế giới đang phát triển như hiên tại có thể trở nên lỗi thời trong một khoảng thời gian ngắn khiến nhu cầu cho việc đào tạo một cách nhanh chóng và thường xuyên càng trở nên quan trọng. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải suy nghĩ lại về phương pháp đào tạo - chuyển dần sang hướng liên tục và luôn cập nhật với xu thế phát triển của các doanh nghiệp trên thế giới.

Những chương trình đào tạo kiểu mô hình phát triển chung cho nhân viên (one-size-fits-all) đang trở nên thiếu hiệu quả. Các cá nhân phải tự định hướng và kiểm soát được miêu tiêu đào tạo trong tương lai bởi sự phát triển của các cá nhân trong một doanh nghiệp chính là nhân tố quan trọng trong việc phát triển ổn định, lâu dài và hiệu quả trong năng suất.

Sẽ là thiếu hợp lý nếu như bắt buộc nhân viên phải tham gia vào những hoạt động đào tạo và phát triển khi đồng thời phải có trách nhiệm hoàn thành tốt khối lượng nhiều công việc được giao. Doanh nghiệp nên phản ứng bằng cách hiểu và cung cấp các giải pháp phù hợp để cơ hội được đào tạo trở nên dễ dàng hơn với nhân viên.

Theo một khảo sát thực hiện bởi Hiệp hội Tâm lý Mỹ (APA), có 25% nhân viên không có sự tin tưởng vào cấp trên và chỉ có một nửa cho rằng có sự cởi mở và thành thật giữa lãnh đạo và nhân viên. Vấn đề này có thể được giải quyết bằng một phương pháp điển hình là các quản lý cấp trên, thông qua việc chia sẻ quá trình đào tạo của chính mình hoặc đồng thời tham gia vào chương trình đào tạo để phát triển chính bản thân mình gián tiếp thúc đẩy nhân viên trong quá trình của họ.

Đối với lực lượng lao động như hiện nay với nhiều nhân công thuộc các thế hệ khác nhau (X, Y, Z,...), doanh nghiệp nên cải tổ lại phương thức tiếp nhận đào tạo cũng như các công cụ và hoạt động đào tạo để có thể trở nên phù hợp với phong cách và mong muốn, kỳ vọng của các đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp.