Hướng dẫn một số mẹo khi sử dụng PowerPoint

Trước tiên hãy tìm hiểu tại sao chúng ta nên sử dụng hiệu ứng trong trình chiếu PowerPoint. Có hai lý do phổ biến:

• Hiệu ứng động giúp bạn kiểm soát tốc độ trong bài thuyết trình của bạn.
• Nó có thể tăng sự thu hút và thích thú vào trang trình diễn của bạn.

Những điều trên có thể đạt được khi được thực hiện trong đầy đủ các slide hoặc một số slide cơ bản.

Những hiệu ứng động tốt nhất phải có thẩm mỹ mà khi sử dụng phù hợp với thông điệp của bạn, cũng như giúp bạn kiểm soát tốc độ của bày thuyết trình. Thông thường, hiệu ứng động nhiều chỉ làm tăng cảm giác bực bội cho người xem.

Microsoft cung cấp cho người dùng PowerPoint rất nhiều công cụ đa dạng. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn nên sử dụng tất cả. Dưới đây là một số điều quan trọng cần lưu ý:

• Đảm bảo rằng các chủ đề PPT có sẵn đáp ứng được nhu cầu của bạn trước khi bạn áp dụng chúng.
• Cố gắng tránh sử dụng phông chữ mặc định của Microsoft Office như Calibri và Cambria. Sử dụng hai kiểu chữ này có thể làm cho bài thuyết trình không gây được ấn tượng.
• PowerPoint tự động tạo ký tự đầu dòng, nhưng hãy tự hỏi: Liệu có ký tự đó có thực sự phù hợp với những gì bạn cần làm không? Đôi khi cần, nhưng không phải luôn luôn.
• Hiện nay PPT mặc định tạo bóng với tất cả các định dạng. Xóa bóng này nếu nó không thực sự cần thiết.

Các yếu tố được căn chỉnh chính xác trên slide của bạn là chìa khóa làm cho nó trông hấp dẫn và chuyên nghiệp. Bạn đang cố gắng đảm bảo mọi thứ nằm ở giữa slide, nhưng khi bạn kéo thả chúng vẫn không hoàn toàn chính xác. Hãy để PowerPoint làm việc với thủ thuật kỳ diệu này.

Cách căn chỉnh nhiều đối tượng:

• Chọn tất cả các đối tượng bằng cách giữ “Shift” và nhấp vào tất cả các đối tượng.
• Chọn “Arrage” trong thanh tùy chọn trên cùng, sau đó chọn “Align or Distribute”
• Chọn loại căn chỉnh bạn muốn.

Cách căn chỉnh các đối tượng cho slide:

• Chọn tất cả các đối tượng bằng cách giữ “Shift” và nhấp vào tất cả các đối tượng.
• Chọn “Arrange” trong thanh tùy chọn trên cùng, sau đó chọn ” Align or Distribute”
• Chọn ” Align to Slide”
• Chọn “Arrange” trong thanh tùy chọn trên cùng một lần nữa, sau đó chọn ” Align or Distribute”
• Chọn loại căn chỉnh bạn muốn.

Menu định dạng cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh mà bạn nghĩ là không thể. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào một đối tượng và chọn tùy chọn “Format”. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh bóng, điều chỉnh các phép đo hình dạng, tạo phản chiếu và hơn thế nữa.

Mặc dù các tùy chọn chính có thể được tìm thấy trên thanh công cụ định dạng PowerPoint, nhưng hãy tìm kiếm quyền kiểm soát hoàn toàn trong menu cửa sổ định dạng. Các tùy chọn có sẵn bao gồm:

• Điều chỉnh văn bản bên trong một định dạng.
• Tạo bóng phối cảnh tự nhiên đằng sau một đối tượng.
• Tô màu lại ảnh thủ công và với các tùy chọn tự động.

Nhiều người dùng không nhận ra rằng các công cụ định dạng của PowerPoint rất linh hoạt. Kết hợp với các tùy chọn định dạng mở rộng do Microsoft phát hành năm 2010, thiết kế với định dạng có sẵn rất có tiềm năng. PowerPoint cung cấp cho người dùng một loạt các tùy chọn định dạng tuyệt vời ngoài các mẫu truyền thống như hình chữ nhật , hình bầu dục và hình tròn, khác với các phần mềm thiết kế chuyên nghiệp như Adobe Creative Suite hoặc Quark.

Ngày nay, các định dạng bao gồm định dạng thông minh có chức năng cao, cho phép bạn tạo sơ đồ và biểu đồ ngay lập tức. Các công cụ này rất có giá trị khi bạn cho rằng PowerPoint là phương tiện trực quan. Danh sách đoạn văn và dấu đầu dòng đã quá nhàm chán – bạn có thể sử dụng các định dạng đó để thể hiện thông điệp của bạn rõ ràng hơn.

Khi bạn cần tạo một định dạng, hãy nhấp chuột phải và nhấn ” Edit Points”. Bằng cách đó, bạn có thể tạo các hình dạng tùy chỉnh phù hợp với mục đích cụ thể của mình. Chẳng hạn, bạn có thể định hình lại mũi tên để tạo ra kích thước bạn muốn.

Bạn cũng có thể kết hợp hai hình khối với nhau. Khi chọn hai hình khối, nhấp chuột phải và vào menu “Grouping” để xem nhiều tùy chọn.

• Combine: tạo một hình khối tùy chỉnh hiển thị phần giao nhau của hai hình trước đó được cắt ra.
• Union: tạo một hình khối hoàn toàn hợp nhất và không hiển thị phần giao nhau.
• Intersect: tạo một hình khối chỉ hiển thị phần giao nhau của hai hình khối trước đó.
• Subtract: cắt đi phần giao nhau của hai hình khối.

Thay vì cố gắng chỉnh sửa thủ công, bằng cách sử dụng các công cụ này bạn có thể tạo ra các hình dạng tùy chỉnh đã được đo chính xác.

Thông thường bạn có thể thoát khỏi kích thước slide mặc định cho hầu hết các bài thuyết trình, điều chỉnh nó cho phù hợp với các bài thuyết trình chi tiết trên màn hình có kích thước khác nhau. Đây là cách bạn có thể áp dụng:

• Ở góc trên bên trái, chọn “File”
• Chọn “Page Setup”
• Nhập chiều dài và chiều rộng bạn muốn và nhấp vào “OK.”
• Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào “OK” một lần nữa.
• Nền của bạn được thay đổi kích thước!

Lưu ý: Thay đổi kích thước các trang chiếu của bạn trước khi bạn thêm bất kỳ đối tượng nào nếu không kích thước các đối tượng của bạn sẽ bị sai lệch.

Mọi người thường cho rằng nếu muốn hiển thị một trang web trong PowerPoint, bạn chỉ cần tạo liên kết đến trang và mở trình duyệt. Đối với người dùng PC, có một lựa chọn tốt hơn.

Phần mềm của bên thứ ba tích hợp hoàn toàn vào tab nhà phát triển PowerPoint có thể được sử dụng để nhúng trang web trực tiếp vào PowerPoint của bạn bằng cách sử dụng iframe HTML thông thường. Một trong những công cụ tốt nhất là LiveWeb, phần mềm của bên thứ ba được phát triển độc lập.

Bằng cách sử dụng LiveWeb, PowerPoint của bạn sẽ không bị gián đoạn, bản trình bày sẽ vẫn trôi chảy và tự nhiên. Cho dù bạn nhúng toàn bộ trang web hay chỉ một video YouTube thì đây có thể là một cải tiến chất lượng cao của bên thứ ba mà bạn nên thử áp dụng.

Thật không may, người dùng Mac không có tùy chọn tương tự. Lựa chọn thứ hai của Agood là chụp ảnh màn hình trang web, liên kết thông qua trình duyệt hoặc phương tiện nhúng (như video YouTube) bằng cách tải trực tiếp xuống máy tính của bạn.

GIF là hình ảnh động được sử dụng để truyền đạt tâm trạng, ý tưởng, thông tin và nhiều hơn nữa. Người dùng thêm GIF vào Powerpoint để thể hiện sự hài hước hoặc để nhanh chóng giới thiệu quy trình. Rất dễ dàng để thêm GIF vào slide của bạn. Bạn chỉ cần tiến hành theo các bước sau:

• Tải xuống và lưu GIF bạn muốn.
• Chuyển đến slide bạn muốn chèn GIF .
• Chuyển đến tab “Home” và nhấp vào “Insert” hoặc “Picture”.
• Từ menu thả xuống “Picture”, chọn “Picture from File”.
• Điều hướng đến nơi bạn đã lưu GIF của mình và chọn nó. Sau đó, chọn “Insert”.
• Để phát GIF động, nhấp vào tab “Slide show” và sau đó chọn “Play from Current Slide”.

PowerPoint là một công cụ tuyệt vời để hỗ trợ bài thuyết trình của bạn bằng thông tin trực quan, đồ họa và các điểm bổ sung. Điều này có nghĩa là powerpoint không nên chiếm toàn bộ bài thuyết trình của bạn. Các slide của bạn – dù sáng tạo và đẹp đến đâu – cũng không nên là ngôi sao của chương trình. Giữ văn bản và hình ảnh của bạn rõ ràng, ngắn gọn, chỉ sử dụng các hiệu ứng để bổ sung cho thông điệp và căn cứ của bạn.

Nếu các slide của bạn bao gồm nhiều thông tin dày đặc và lộn xộn, nó sẽ làm khán giả của bạn mất tập trung và khả năng bạn sẽ mất sự chú ý của họ. Không có gì trong slide của bạn là thừa! Giữ cho bài thuyết trình của bạn càng đơn giản, dễ hiểu sẽ làm tăng sức thuyết phục hơn. Có một số cách để làm điều này:

• Hạn chế dấu đầu dòng và văn bản.
• Tránh các đoạn văn và trích dẫn dài.
• Duy trì “khoảng trắng” hoặc “không gian âm”.
• Giữ tỷ lệ phần trăm, đồ thị và dữ liệu tối giản nhất.

Trong PowerPoint dành cho Mac 2011, không có tùy chọn để nhúng phông chữ trong bản trình bày. Vì vậy, trừ khi bạn sử dụng các kiểu chữ phổ biến như Arial hoặc Tahoma, PPT của bạn có thể sẽ bị thay đổi phông chữ trên các máy tính khác nhau.

Cách tốt nhất để tránh điều này là lưu bản trình bày cuối cùng của bạn dưới dạng JPEG và sau đó chèn các JPEG này vào trang chiếu của bạn. Trên máy Mac, người dùng có thể dễ dàng kéo và thả JPEG vào PPT với thời gian tải nhanh. Nếu bạn không sử dụng các hiệu ứng động trong bản trình bày của mình thì tùy chọn này hoạt động rất tốt.

Nếu muốn bản trình bày của mình xuất hiện “hình ảnh động” bạn cần phải mày mò một chút. Tất cả những gì bạn cần làm là lưu JPEG từng “khung” của hình ảnh động. Sau đó, trong bản trình bày cuối cùng của bạn sẽ chỉ hiển thị các JPEG đó theo thứ tự bạn muốn hình ảnh động xuất hiện. Mặc dù về mặt kỹ thuật, bạn sẽ có một vài slide mới thay cho một bản gốc, khán giả của bạn sẽ không nhận ra sự khác biệt.

Một cân nhắc quan trọng: Nếu PPT của bạn bao gồm nhiều JPEG, thì kích thước tệp sẽ tăng lên.

PowerPoint cho phép bạn liên kết với các tệp video / âm thanh bên ngoài hoặc để nhúng phương tiện trực tiếp vào bản trình bày của bạn. Bạn nên nhúng các tệp này nếu có thể, nhưng nếu bạn sử dụng máy Mac, bạn thực sự không thể nhúng video (xem ghi chú bên dưới). Đối với PC, hai lý do tuyệt vời để nhúng là:

• Nhúng cho phép bạn phát phương tiện trực tiếp trong bài thuyết trình của bạn. Nó sẽ trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với việc chuyển đổi giữa các trang chiếu.
• Nhúng có nghĩa là tệp nằm trong bản trình bày PowerPoint, vì vậy tệp sẽ phát bình thường mà không cần thao tác gì thêm (trừ máy Mac).

Lưu ý: Người dùng Mac OS của PowerPoint nên cẩn thận hơn khi sử dụng các tệp đa phương tiện.

Nếu bạn sử dụng PowerPoint cho Mac, thì bạn sẽ luôn cần mang theo tệp video và / hoặc tệp âm thanh trong cùng thư mục với bản trình bày PowerPoint. Tốt nhất là chỉ chèn các tệp video hoặc âm thanh sau khi bản trình bày và thư mục chứa đã được lưu trên ổ đĩa di động trong thư mục cố định của chúng. Ngoài ra, nếu bản trình bày được phát trên máy tính Windows, thì người dùng Mac cần đảm bảo các tệp đa phương tiện ở định dạng WMV. Mẹo này hơi phức tạp, vì vậy nếu bạn muốn sử dụng PowerPoint một cách hiệu quả, hãy cân nhắc sử dụng cùng một hệ điều hành để thiết kế và sáng tạo bất cứ điều gì.

Trong hầu hết các địa điểm thuyết trình sẽ có cả màn hình của người thuyết trình và màn hình chiếu chính cho bài thuyết trình của bạn. PowerPoint có một công cụ tuyệt vời tên là Presenter View, có thể tìm thấy trong tab “Slide Show” của PowerPoint 2010 (hoặc 2011 cho Mac). Bao gồm Chế độ xem của người thuyết trình là khoảng trống để ghi chú, hẹn giờ / bấm giờ hiển thị bản trình bày.

Đối với nhiều người thuyết trình, công cụ này có thể giúp thống nhất phần thuyết trình nói và bổ trợ phần hình thức. Bạn không bao giờ muốn làm cho PowerPoint có vẻ giống như một chồng các ghi chú mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ. Bằng cách sử dụng tùy chọn Presenter View bản trình bày của bạn sẽ trở nên tự nhiên hơn.

Mẹo cực hay: Khi bắt đầu bài thuyết trình, bạn nên nhấn CTRL + H để làm cho con trỏ biến mất. Nhấn phím “A” sẽ hiển thị lại nếu bạn cần nó!

Với phong cách, thiết kế và quy trình trình bày trong khả năng của bạn, bạn có thể làm được tốt hơn với PowerPoint thay vì chỉ đơn thuần là thuyết trình cho khách hàng của mình. PowerPoint và các ứng dụng slide tương tự là những công cụ linh hoạt không nên bỏ lỡ.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn một số mẹo khi làm việc với PowerPoint. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn, soạn thảo văn bản trình chiếu một cách sinh động và hấp dẫn hơn. Chúc các bạn thực hiện thao tác thành công!