Hướng dẫn cách căn lề và tạo khung kẻ đường viền trong văn bản Word

1. Làm thế nào tạo khung kẻ đường viền trong Word 

Đường viền thể hiện khung cho văn bản được gọi là Border, gồm 2 loại:

• Đường viền bao quanh chữ (khung cho chữ) là Border
• Đường viền bao quanh trang giấy (khung cho trang) là Page Border

Để gọi ra chức năng này, chúng ta mở chức năng Page Borders trong thẻ Page Layout (hoặc thẻ Design với 1 số phiên bản khác của Microsoft Word). Nhưng đều có điểm chung là Page Borders nằm trong nhóm Page Background

Khi bấm mở chức năng Page Borders lên, chúng ta sẽ thấy xuất hiện cửa sổ Borders and Shading gồm các nội dung sau:

Thẻ Borders trong cửa sổ Bordes and Shading có tác dụng tạo khung bao quanh một đoạn văn bản nhất định. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần kẻ khung

Bước 2: Mở cửa sổ Borders and Shading, chọn thẻ Borders

Bước 3: Thực hiện việc kẻ khung theo các nội dung sau:

Setting: Chọn cách kẻ khung, gồm:

• None: bỏ khung cho đoạn văn bản
• Box: kẻ khung bao quanh (hình hộp, chữ nhật)
• Shadow: kẻ khung có đổ bóng (giống như nổi lên trên trang giấy)
• 3-D: kẻ khung có hiệu ứng 3D
• Custom: kẻ khung theo tùy chọn của người sử dụng

Style: các dạng đường kẻ dùng để kẻ khung

Color: màu của đường kẻ

Width: độ dày của đường kẻ

Preview: tại đây bạn có thể xem trước kết quả đường kẻ được thể hiện

Apply to: áp dụng cho đối tượng nào; gồm 2 đối tượng: Paragraph là cả đoạn trong 1 khung, và Text là từng đoạn text trong 1 khung.

Ví dụ về việc kẻ khung như sau

Thay vì chỉ kẻ khung cho 1 đoạn text, hay khung quá sát với đoạn text, bạn hoàn toàn có thể kẻ khung viền bao quanh trang giấy với Page Border. Ví dụ như sau:

Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy trang giấy được kẻ 1 đường viền bao quanh, sát lề của trang giấy.

Các chức năng đều tương tự giống như trong Border, chỉ khác là phạm vi được áp dụng là cả trang thay vì chỉ 1 đoạn text.

Trong phần kẻ khung đường viền cho cả trang, có 2 cách kẻ:

• Paragraph: kẻ khung sát lề của trang giấy
• Text: Khung trang gần với đoạn text hơn, thay vì sát với lề trang giấy.

2.1. Thiết lập căn lề trong Page Setup

Đầu tiên chúng ta sẽ cần mở cửa sổ Page Setup để thực hiện căn lề:

• Chọn thẻ Layout trên thanh công cụ
• Trong thẻ Layout bấm vào mục Page Layout

Trong cửa sổ Page Setup, chúng ta chú ý mục Margins như sau:

• Top Margin: lề trên của trang giấy
• Bottom Margin: lề dưới của trang giấy
• Left Margin: lề trái của trang giấy
• Right Margin: lề phải của trang giấy

Trong một số máy tính có thể thiết lập chế độ tính bằng Inch (dấu “) hoặc Cm. Bạn có thể quy đổi giữa Inch sang Cm hoặc ngược lại theo tỷ lệ 1 inch = 2.54 cm để thiết lập căn lề cho chính xác

Tiêu chuẩn căn lề

Không có quy định cụ thể 1 văn bản phải căn lề bao nhiêu. Tuy nhiên thông thường có 1 khung tiêu chuẩn có thể tham khảo để áp dụng như sau:

• Lề trái= 3 cm = 1,18″
• Lề phải= 1,5 cm = 0,59″
• Lề trên và lề dưới= 2cm = 0,79″

Lề trái bao giờ cũng lớn hơn lề phải, điều này là bởi quy định về đóng gáy văn bản; phần gáy thường ở bên trái trang giấy và chiếm từ 1-2cm tùy độ dày của tập tài liệu.

2.2. Thiết lập đường viền bao quanh lề trong Word

Để giúp chúng ta dễ dàng nhận biết phần lề của trang giấy trong chế độ xem trang in, chúng ta có thể thiết lập trong Word để hiện phần đường viền bao quanh lề (text boundaries) như sau:

• Chọn thẻ File (hoặc trong phiên bản Word 2007 thì các bạn bấm vào hình cửa sổ ở góc trái màn hình)
• Chọn mục Options
• Trong cửa sổ Word Options chọn mục Advanced => tìm đến nhóm Show document content và đánh dấu chọn vào ô Show Text Boundaries

Khi đó sẽ xuất hiện đường viền bao quanh từng đoạn văn bản, giúp chúng ta có thể theo dõi bố cục văn bản một cách dễ dàng hơn.

2.3. Cách căn lề nhanh trong Word với thẻ Layout

Ngoài ra bạn có thể thiết lập căn lề nhanh trong Word dựa vào mục Margin trong thẻ Layout như sau:

Đây là những tiêu chuẩn căn lề nhanh theo gợi ý có sẵn của Microsoft Word. Nếu bạn muốn tạo ra những tỷ lệ căn lề khác thì có thể chọn Custom Margins hoặc thiết lập Margin trong Page Setup.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách căn lề và tạo khung kẻ đường viền trong văn bản Word. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, văn bản Word của chúng ta đã trở nên sinh động và đẹp mắt hơn. Chúc acacs bạn thành công!