Một số mẹo hay khi sử dụng Google Docs mà mọi người nên biết

Kích chuột hai lần vào ảnh hoặc Image Options trên thanh công cụ sẽ xuất hiện những tính năng chỉnh ảnh như cắt và sửa. Những công cụ này rất dễ sử dụng. Bạn có thể chỉnh độ trong, độ sáng, độ tương phản của ảnh.

Lựa chọn tính năng Alt Text trong menu Format để thêm tiêu đề phụ và mô tả cho ảnh. Những dòng này sẽ không xuất hiện trong văn bản nhưng sẽ hiện trong trình chiếu khi kết nối mạng của người đọc quá chậm, hoặc đọc giả bật tính năng xem mô tả.

Hình ảnh bạn cần không phải hình ảnh thông thường mà là bản đồ? Như tôi đã nói, công cụ Research là người bạn của chúng ta. Nó biểu diễn kết quả tìm kiếm của các địa điểm hoặc vị trí trên bản đồ. Hãy cuộn trang xuống phía dưới để xem thêm thông tin của khu vực hoặc chèn hình ảnh bản đồ cho văn bản của bạn. Ấn Edit trong kết quả của bản đồ để thay đổi hiển thị ảnh trước khi thêm vào Docs.

Khi nói về khả năng chia sẻ tài liệu, những Google Docs kỳ cựu sẽ nói "Ồ, thường thôi" nhưng tính năng này là một trong những tài sản quý báu của bộ xử lý văn bản. Mặc dù, bạn có thể dùng những cách thông dụng để chia sẻ tài liệu với bạn bè và đồng nghiệp nhưng chia sẻ công khai sẽ rất hữu dụng nếu bạn muốn mọi người có thể đọc bài viết của mình hoặc tải lên một trang web nào đó.

Đây là tính năng thường bị những người dùng Google Doc lâu năm bỏ qua. Tuy nhiên, nó lại là công cụ xuất bản tài liệu như một trang web hoặc chèn vào một trang mạng. Để làm được điều đó, hãy tìm đến File trên thanh công cụ và chọn Publish to the web.... Sau đó, mỗi lần truy cứu tới đoạn giữa văn bản một mã nhúng hoặc URL sẽ hiển thị. Nếu bạn cập nhật văn bản, mã nhúng hoặc URL đồng thời thay đổi sau 5 phút.

6. Quyền chuyển đổi chỉnh sửa

Đây là công cụ dành cho các cộng tác viên. Google Docs cho phép tùy chỉnh cài đặt cho một vài người đọc văn bản và bạn kiểm soát sự tương tác của từng người đối với văn bản. Tính năng này phù hợp cho chia sẻ thông tin nội bộ.

Ngoài ra, còn có thể sử dụng các quyền khác như chỉ sửa hoặc chỉ phản hồi. Quyền "Chỉ sửa" cho phép người dùng khác có toàn quyền chỉnh sửa văn bản nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một vài phản hồi, hãy giới hạn người đọc "chỉ có thể cho ý kiến".

7. Sử dụng các thông báo và bình luận

Những người bình luận có thể ghi chú, đánh dấu vào các vị trí cụ thể trên bài viết của bạn nhưng không thể chỉnh sửa. Bạn có thể thảo luận và đánh dấu Resolved cuộc trò chuyện khi bạn đã quyết định sửa đổi. Sau đó, bạn vẫn tiếp tục tranh luận mỗi lần mở cuộc trò chuyện bằng cách mở Comments ở góc trên của cửa sổ.

Bạn thay đổi cài đặt thông báo để theo dõi những bình luận: chọn thông báo tất cả những ý kiến, thông báo trả lời bình luận hoặc không thông báo.

8. Đánh dấu cá nhân trong phần ý kiến

Nếu bạn đã cần ý kiến của một ai đó hãy đánh dấu vào bình luận bằng cách gõ @ hoặc +sau đó, gõ tên của đối tượng. Google Docs sẽ hiện các tùy chọn dựa theo danh bạ Gmail và thông báo cho họ qua email, sau đó bạn chỉ cần cấp quyền cho người dùng là đã xong rồi.

Trong khi bắt đầu chia sẻ Google Doc, công tác viên có thể nhận email trong đó có nội dụng ghi chú của bạn. Tuy nhiên, sẽ có thông báo, khi công tác viên bình luận hoặc họ được đánh dấu trong bình luận. Nếu bạn muốn gửi mail cho tất cả các cộng tác viên thông báo cho họ, bạn đã sẵn sàng nhận phản hồi cuối cùng cho bài viết, bạn có tùy chọn này Email collabarators... phía dưới File ở thanh công cụ.

Nghe có vẻ vô lý, nhưng không phải ai cũng có tài khoản Google cũng như Google Docs. Vì vậy, sẽ gặp khó khăn trong việc gửi tài liệu và nhận được phản hồi của họ. Để giải quyết vấn đề đó, hãy chọn Email as Attrachment trong menu Flie, sau đó, nhập địa chỉ mail của người nhận, và thêm nội dung tin nhắn trước khi gửi tin. Cuối cùng, chọn dạng tập tin PDF, DOCX, và RTF hoặc dán tài liệu vào mail.

Bạn đang viết một bản tóm tắt hoặc bài tiểu luận trên Google Docs, bạn sẽ muốn gửi đi một bản sao hoàn chỉnh hơn là một bản tài liệu chỉnh sửa. Vì vậy, để chuyển tập tin tải xuống của tài liệu như một file PDF. Bạn vào tùy chỉnh này ở dưới File trên thanh công cụ, và chọn Download as... Tù đó, bạn có thể xuất ra các bản khác như Microsoft Word (.docx), OpenDocument Format (.odt), Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) và Web Page (.html, zipped).

12. Chuyển chế độ xem sang xét bản nháp cuối cùng

Đây sẽ trở thành bước cuối cùng sau khi bạn đã chỉnh sửa xong tài liệu. Phía trên góc bên phải, chọn Viewing từ thanh menu thả xuống để đọc lại nội dung mà không thay đổi văn bản. Tránh trường hợp, bạn vô tình ấn nhầm các tổ hợp phím làm mất tài liệu.

Hãy dùng thử tính năng Suggestion của Google Docs. Tính năng này cho phép bạn hoặc các cộng tác viên thay đổi văn bản khi chưa thống nhất thay đổi. Nghĩa là tất cả các gợi ý sẽ được đánh dấu bằng các màu khác nhau và các thay đổi hiển thị ở bên phải màn hình. Từ đó, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối đề xuất chỉnh sửa. Và trở lại tính năng bình luận mỗi khi muốn trao đổi về những thay đổi của cộng tác viên trước khi hoàn thiện.

Rất nhiều phím tắt có sẵn trên Google Docs, nhưng một trong phím tắt ưa thích nhất của tôi là phím "Tìm menu" - Alt + / hoặc Command + /. Phím tắt này dùng để mở menu Helpvà đặt con trỏ vào trong trường tìm kiếm. Trong khi tìm kiếm, bạn nên sử dụng các câu hỏi ngắn gọn như thay đổi fonts, áp dụng định dạng đoạn, chèn biểu tượng đặc biệt, kiểm tra chính tả, ....

Dễ dàng link một chuỗi văn bản đến một URL khi sử dụng Google Docs. Tât nhiên, bạn có thể link văn bản bằng cách chọn văn bản và kích Link trong Tools trên thanh công cụ. Nhưng nếu bạn không chắc chắn về đường link hãy nhập cụm từ tìm kiếm vào trườngInsert Link. Google nhanh chóng tìm kiếm và cung cấp cho bạn những kết quả tốt nhất bao gồm cả các tài liệu khác của bạn.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn một số mẹo và thủ thuật khi sử dụng Google Docs. Nếu thấy hay và có ích, bạn hãy chia sẻ cho nhiều người cùng biết nhé. Chúc bạn thực hiện thao tác thành công