Hướng dẫn lọc dữ liệu theo thời gian trong Google Sheets nhanh chóng nhất

Trong trường hợp bạn không cần dữ liệu kết quả là động và chỉ cần sắp xếp theo ngày một lần thì cũng có thể sử dụng chức năng sắp xếp sẵn có trong Google Sheets.

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn sắp xếp dữ liệu này dựa trên ngày.

Dưới đây là các bước để thực hiện:

Bước 1: Chọn dữ liệu cần sắp xếp

Bước 2: Truy cập vào menu Data trên thanh công cụ

Bước 3: Chọn tùy chọn Sort range trong menu xổ xuống

Bước 4: Trong hộp thoại Sort range hiển thị, bạn sẽ có các tùy chọn sau:

• Chọn tùy chọn Data has header row (trong trường hợp dữ liệu của bạn không có hàng tiêu đề, hãy bỏ chọn phần này)
• Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo (Trong ví dụ này là Date)
• Kích vào tùy chọn A>Z (thứ tự tăng dần)

Bước 5: Bấm nút Soft

Các bước trên sẽ sắp xếp bảng dữ liệu Google Sheets của bạn ngay lập tức theo ngày.

Cách dễ nhất để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets là sử dụng hàm SORT. Ưu điểm của sử dụng hàm này là kết quả động. Trong trường hợp có gì đó thay đổi trong tập dữ liệu ban đầu, dữ liệu được sắp xếp kết quả sẽ tự động điều chỉnh để phản ánh các thay đổi đó.

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn sắp xếp các cột này dựa trên thời gian là ngày.

Dưới đây là công thức sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu kết quả đã được sắp xếp theo ngày:

=SORT(A2:A9,1,TRUE)

Hàm SORT ở trên có ba đối số:

• A2:A9 – Đây là phạm vi cần được sắp xếp
• 1 – Để báo cho hàm SORT sắp xếp dựa trên cột đầu tiên trong phạm vi đã cho. Vì chỉ có một cột trong ví dụ này do đó giá trị này chỉ có thể là 1
• TRUE – Lệnh này để chọn thứ tự sắp xếp tăng dần

Trong trường hợp bạn có một bảng dữ liệu có nhiều cột thì cũng có thể sắp xếp dựa trên ngày bằng cách sử dụng hàm SORT.

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu Google Sheets như hình dưới đây:

Công thức dưới đây sẽ sắp xếp bảng dữ liệu này dựa trên cột ngày.

=SORT(A2:B9,1,TRUE)

Khi sử dụng hàm SORT, đảm bảo ô đầu ra của chức năng SORT là trống. Nếu có bất kỳ giá trị nào trong ô, kết quả trả về sẽ là một lỗi và Google Sheets sẽ cho bạn biết lý do tại sao báo lỗi.

Ngoài ra, vì đây là một công thức mảng, bạn không thể thay đổi một phần tử của mảng.

Theo mặc định, tất cả các ngày được căn chỉnh sang phải một ô trong Google Sheets và tất cả văn bản được căn chỉnh sang trái.

Trong trường hợp bạn nhận thấy rằng ngày được căn chỉnh sang trái, đó có thể là định dạng không chính xác.

Nếu bạn có một ô chứa ngày và sử dụng hàm DATEVALUE (với ô ngày làm đối số), nó sẽ cung cấp cho bạn giá trị số của ngày.

Ví dụ: Trong trường hợp dưới đây, hàm DATEVALUE trả về 43831 – là giá trị số cho ngày 01 tháng 1 năm 2020. Nhưng trong trường hợp có một định dạng mà Google Sheets không nhận ra là một ngày (chẳng hạn như 01.01.2020 ), hàm DATEVALUE sẽ báo lỗi.

Vì vậy, để kiểm tra ngày trong bảng dữ liệu chỉ cần sử dụng hàm DATEVALUE trong cột liền kề và kiểm tra xem có lỗi không. Nếu có lỗi, điều đó có nghĩa là ô có ngày sai định dạng.

Vấn đề phổ biến nhất mà mọi người gặp phải khi làm việc với ngày trong Google Sheets là ngày không có định dạng phù hợp.

Trong Google Sheets, tất cả các ngày không có gì ngoài số. Ví dụ: ngày 01 tháng 1 năm 2020 thực sự là một số 43831 trong Google Sheets. Mặc dù bạn có thể xem nó là một ngày, Google Sheets xem nó như một con số. Tất cả những gì nó đã làm là định dạng theo cách mà nó trông giống như một ngày.

Vì đây là những số được định dạng là ngày, chỉ khi Google Sheets nhận ra định dạng mà nó có thể chuyển đổi thành số, thì nó mới coi đó là một ngày thích hợp. Mọi thứ khác được coi là một giá trị văn bản.

Nếu bạn có các định dạng không phải là định dạng ngày hợp lệ, bạn sẽ không thể sắp xếp dữ liệu bằng công thức SORT hoặc chức năng sắp xếp khác có sẵn.

Ví dụ: Trong bảng dữ liệu Google Sheets bên dưới, tất cả các định dạng ngày trong cột A đều hợp lệ và Google Sheets có thể chuyển đổi này thành ngày (tức là số được liên kết với ngày).

Nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể nhận được một ngày có định dạng mà Google Sheets không hiểu.

Dưới đây là một số ví dụ về việc Google Sheets sẽ không thể chuyển đổi ngày đã cho thành số ngày mà nó nhận ra và sẽ coi đây là một giá trị văn bản. Nếu bạn có những ngày như vậy trong tập dữ liệu của mình thì việc sắp xếp sẽ không chính xác.

Để đảm bảo dữ liệu của bạn là chính xác, bạn cần đảm bảo ngày tháng ở đúng định dạng.

Dưới đây là hai cách để tìm hiểu xem ngày có đúng định dạng hay không:

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách lọc dữ liệu theo thời gian trong GooGle Sheets. Chỉ cần vài thao tác cơ bản, bạn đã có thể lọc dữ liệu một cách nhanh chóng. Nếu thấy hay, bạn hãy Share cho nhiều người biết tới nhé! Chúc bạn học tập tốt!