Một số lưu ý khi xin giấy xác nhận tại UBND

Mẫu giấy xác nhận là văn bản pháp lý được sử dụng cho việc chứng thực dùng cho nhiều trường hợp khác nhau như mẫu giấy xác nhận sinh viên, giấy xác nhận công tác (nghề nghiệp), giấy xác nhận thực tập ... Tùy vào từng trường hợp, sự việc cụ thể mà chúng ta sử dụng mẫu giấy khác nhau.

Hiện tại trong thực tế cuộc sống có nhiều trường hợp cần phải dùng đến phiếu xác nhận như:

• Chứng minh cá nhân có hay không có án tích, có bị cấm hay không
• Ghi nhận việc xóa án tích, tạo điều kiện cho người đã bị kết án có thể tái hòa nhập cộng đồng.
• Hỗ trợ hoạt động tố tụng hình sự và hoạt động thống kê tư pháp hình sự.
• Hỗ trợ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã…
• Dùng làm hồ sơ xin việc theo yêu cầu của công ty mà phổ biến là ngành nghề xe ôm công nghệ hiện nay, xuất khẩu lao động…;
• Xác nhận để có đủ điều kiện để được cấp quốc tịch Việt Nam cho người nước ngoài muốn xin quốc tịch Việt Nam hoặc muốn xin lại quốc tịch Việt Nam.

Trong thời gian là 3 ngày, kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ đã hợp lệ kèm theo lệ phí xác nhận, Ủy ban nhân dân địa phương sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh thông tin của người xin xác nhận.

Trong trường hợp đủ điều kiện theo yêu cầu thì Ủy ban nhân dẫn địa phương sẽ ký và đóng dấu. Còn nếu như người yêu cầu xác nhận đã từng đăng ký thường trú ở nhiều địa phương khác thì Ủy ban nhân dân sẽ yêu cầu người đó phải chứng minh về thông tin của mình.

Đối với những ai không chứng minh được thì Ủy ban nhân dân địa phương sẽ đưa văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân ở địa phương người đó cư trú và từng đăng ký để kiểm tra và xác minh. Và ngay sau khi nhận được văn bản trả lời từ các địa phương đó thì Ủy ban nhân dân xã mới quyết định ký hay không ký giấy xác nhận.

Khi viết mẫu giấy xác nhận, các bạn cần hết sức lưu ý một số vấn đề dưới đây để đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định cũng như để mẫu giấy xác nhận có hiệu lực, sử dụng cho một số mục đích của mình.

Toàn bộ thông tin trong mẫu xác nhận cần phải đảm bảo thật chính xác, đặc biệt là các thông tin cá nhân. Bởi đây sẽ là căn cứ để các cơ quan chính quyền địa phương có thể đưa ra quyết định có xác nhận cho yêu cầu của bạn hay không? Do đó, cần hết sức thận trọng trong quá trình điền các thông tin này.

Cần tuân thủ theo đúng bố cục, thứ tự của các mục trong văn bản xác nhận mà Ủy ban nhân dân địa phương cấp, tuyệt đối không đảo lộn thứ tự hay điền nhầm thông tin ở các mục.

Trình này mẫu xác nhận cần chuẩn chỉnh, không gạch, tẩy xóa, viết sai chính tả, viết nhiều màu mực, nhiều ngôn ngữ,...

Từ ngữ sử dụng trong mẫu xác nhận cần nghiêm túc, văn phong đúng theo quy định về một văn bản hành chính, không sử dụng các thuật ngữ chuyên môn quá khó hiểu, không viết tắt,...

Mẫu giấy xác nhận buộc phải có chữ ký của người phụ trách tại các cơ quan hành chính, có thẩm quyền ở địa phương thì mới được chấp nhận và có hiệu lực sử dụng cho các mục đích cần dùng đến.