Mẫu giấy xác nhận công nợ mới nhất 2020

Công nợ là một trong những vấn đề mà mọi doanh nghiệp cần phải quản lý sát sao. Nếu không cẩn thận sẽ gây nên những thất thoát lớn và rủi ro không thể khắc phục.

Mẫu xác nhận công nợ là một trong những văn bản, tài liệu bắt buộc trong quy trình quản lý này. Lập và lưu trữ biên bản xác nhận công nợ được thực hiện bởi các kế toán công nợ. 

Xác nhận công nợ và biên bản đối chiếu: Đối với cơ quan thuế thuế, biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ là biên bản không thể thiếu bởi vì đó là căn cứ để kiểm tra quá trình thanh toán (nhất là thanh toán qua ngân hàng) có thực hiện đúng quy định hay không. Tiếp đó đối với doanh nghiệp thì biên bản đối chiếu này cũng rất cần thiết để kế toán kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ của DN với nhà cung cấp, với khách hàng có thực hiện thanh toán đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết không. 

Trong hoạt động của doanh nghiệp, công nợ được hiểu là những khoản tiền chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các đối tác.

Có thể chia công nợ trong doanh nghiệp thành 02 loại:

• Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền;
• Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền.

Trong đời sống xã hội, công nợ được hiểu là những khoản vay, mượn các bên chưa thanh toán với nhau.

Khi cần xác nhận lại chính xác những khoản nợ giữa doanh nghiệp với các đối tác, giữa cá nhân với cá nhân thì 02 bên lập Biên bản xác nhận công nợ sau khi đối chiếu các khoản nợ với nhau.

Trong Biên bản xác nhận công nợ cũng có thể thêm cam kết thời gian trả nợ.

Biên bản xác nhận công nợ là một thủ tục khá quan trọng. Nó giúp các bên có cơ sở, trung gian để thực hiện việc xác nhận, đối chiếu cũng như cam kết về thời điểm có khả năng trả nợ. Trong các hoạt động kinh doanh lớn, biên bản xác nhận công nợ được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, do bộ phận kế toán đảm nhiệm và lưu trữ.

Nếu bạn đang đi tìm mẫu biên bản xác nhận công nợ theo quy chuẩn, thì xin khẳng định, hiện tại, không có một quy định nào cụ thể về mẫu mã cũng như hình thức của biên bản xác nhận công nợ. Vì vậy, khi thực hiện lập biểu mẫu này, bạn đều có thể tinh chỉnh phù hợp để bao quát nội dung là được. Ngoài tiêu đề biên bản, bạn cũng có thể thay bằng giấy xác nhận công nợ nhé. Hai tiêu đề này đều có giá trị như nhau.

Trong các hợp đồng thương mại hay hợp đồng hàng hóa, hợp đồng giao dịch,... thường tại mục phụ lục sẽ không bao gồm biểu mẫu này. Tuy nhiên trên thực tế, nó có giá trị giống nhau, chính xác hơn, những gì được kê khai trong mẫu biên bản xác nhận này, để trở thành cơ sở và căn cứ có tính pháp lý, được sử dụng để giúp các bên liên quan cam kết về nghĩa vụ hoàn thành công nợ của mình đúng thời hạn, đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

Đây cũng là thủ tục, văn bản, biểu mẫu được yêu cầu đầu tiên trong khi kế toán thực hiện việc quyết toán thuế. Điều này đồng nghĩa với việc biên bản xác nhận công nợ luôn là cơ sở, tiêu chí để giám sát, theo dõi và kiểm soát tình trạng hoàn thành công nợ giữa các bên liên quan. Đặc biệt, khi các giao dịch có giá trị lớn, từ 20 triệu đồng trở lên, và theo như quy định trong thanh toán công nợ, là không sử dụng tiền mặt để hoàn thành nghĩa vụ thanh toán cho số tiền này.

Như vậy, để làm tốt công tác quản lý công nợ cho doanh nghiệp của mình. Trong vai trò là chủ doanh nghiệp, và chính xác hơn là những kế toán công nợ phải nhận thức chính xác về bản chất cũng như vai trò của biên bản xác nhận công nợ. Trên thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp “lao đao” về các khoản vay nợ mà không biết nguồn gốc từ đâu. Chưa kế đến một đối tác khách hàng có thể có nhiều nội dung nợ khác nhau. Hoặc nhiều trường hợp, các công nợ mà doanh nghiệp phải trả cũng không được ghi nhớ rõ ràng, khiến cho bên cung cấp có cơ sở để kiện cáo và mang đến những phiền hà, rủi ro không đáng có.

Do vậy, với những cá nhân đang làm công việc kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ tại các công ty, cần tìm hiểu chính xác về cách lập mẫu biên bản này. Mẫu biên bản xác nhận công nợ sẽ bao gồm các nội dung chính, mang tính bắt buộc như sau:

• Thứ nhất, về hình thức, mọi biên bản mở đầu phải có quốc hiệu, tiêu ngữ. Sau đó là tên tiêu đề của biên bản.
• Thứ hai, cá nhân thực hiện trình bày và liệt kê các cơ sở căn cứ nhằm xác định được công nợ chính xác.
• Thứ ba, thời điểm chi tiết về giờ, ngày, tháng năm hai bên đã thực hiện biên bản này.
• Thứ tư, biên bản phải bao gồm thông tin của các bên liên quan, bao gồm bên cho nợ và bên còn nợ. Cá nhân thực hiện biên bản cần ghi rõ ràng và thật chính xác tên gọi đầy đủ của cá nhân đứng đầu hoặc người đại diện của doanh nghiệp (bên cho nợ) và tên gọi đầy của bên nợ. Tiếp đến là những thông tin như địa chỉ, giấy tờ tùy thân, số điện thoại có thể liên hệ,...
• Thứ năm, các thông tin về việc đối chiếu công nợ
• Thứ sáu là thông tin về các khoản nợ chi tiết (có thể bao gồm nhiều khoản nợ)
• Thứ bảy, nêu rõ kết luận về công nợ, bên B nợ bên A bao nhiêu? Và một số thỏa thuận khác được ghi chú bên dưới (có hoặc không) về thời điểm gia hạn có thể hoàn thành công nợ của bên B.

Bao giờ cũng vậy, mọi mẫu biên bản đều được thực hiện hai bản, mỗi bên sẽ sở hữu và tự lưu trữ, bảo quản một bản. Cuối cùng là phần xác nhận biên bản của cả hai bên bằng việc đóng dấu, đại diện hợp pháp ký bằng chữ ký tươi.

Biên bản xác nhận công nợ không phải là một phần trong giấy vay nợ hay phụ lục của Hợp đồng kinh tế nhưng lại có giá trị pháp lý tương đương. Đây là một căn cứ quan trọng để các bên thống nhất với nhau về khoản tiền nợ, thời gian trả nợ, lãi suất chậm trả và các vấn đề khác;

Vì là Biên bản liên quan đến tiền và các nghĩa vụ của cá nhân, pháp nhân vì thế các thông tin của doanh nghiệp như mã số thuế, địa chỉ, hay thông tin cá nhân như số chứng minh nhân dân phải được điền đầy đủ, chi tiết;

Nên thỏa thuận cả về vấn đề thời hạn thanh toán (thay vì chỉ xác nhận số tiền còn nợ), lãi chậm trả, giải quyết khi chậm trả…

Người đại diện hợp pháp phải ký và đóng dấu đầy đủ lên Biên bản đối với công ty; cá nhân thì phải ký tên hoặc điềm chỉ để đảm bảo giá trị pháp lý của Biên bản xác nhận công nợ.

Mẫu 2:

Mời các bạn bấm nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ các Mẫu giấy xác nhận công nợ mới nhất!