Công tác hoạch định chiến lược trong các tổ chức

Hoạch định (kế hoạch hóa) thực chất là việc tổ chức dự đoán trước tương lai (cơ hội và nguy cơ) của tổ chức, từ đó xác lập các mục tiêu và định hướng hoạt động để thích ứng với tương lai nhằm đảm bảo sự phát triển lâu dài và bền vững. Nói cách khác, hoạch định đơn thuần là một hệ thống của tổ chức để điều khiển tương lai của mình.

Thực chất của hoạch định là xây dựng những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để thích ứng với tương lai vốn đầy rẫy những cơ hội và nguy cơ, đảm bảo sự phát triển lâu dài và vững chắc trên thương trường. Những kế hoạch này không những giúp tổ chức giữ vững được ngành kinh doanh hiên tại mà còn giúp theo đuổi những cái mới.

Hoạch định trong tổ chức thường diễn ra ở nhiều cấp:

• Hoạch định chiến lược diễn ra ở cấp quản trị bậc cao. Hoạch định chiến lược trong kinh doanh vạch ra những phương hướng toàn diện cho công ty thông qua việc cụ thể hoá những sản phẩm mà công ty sẽ sản xuất và những thị trường mà công ty sẽ hướng tới và thông qua việc lập ra những mục tiêu cần đạt cho từng sản phẩm. Thông thường, các công ty sử dụng khái niệm những đơn vị kinh doanh chiến lược (SBUs) để đại diện cho các sản phẩm hoặc những loại sản phẩm này.
• Hoạch định các chiến lược hoạt động diễn ra ở các cấp quản trị bậc trung. Trong cấp độ các SBU, công ty giờ đây phải lập ra các kế hoạch chi tiết hơn. ở mỗi SBU, công ty phải hình dung ra vai trò gì mà từng phòng ban (tiếp thị, tài vụ, kế toán, mua bán, chế biến, nhân sự, cùng các hoạt động khác) sẽ đảm nhiệm để hoàn thành những mục tiêu đã được phác thảo trong kế hoạch chiến lược của công ty.
• Hoạch định chiến lược marketing được diễn ra ở cấp độ từng sản phẩm, thị trường.

a. Tiến hành phân tích tình huống

Trước khi phát triển kế hoạch, người quản trị phải hiểu được tình huống và những khuynh hướng ảnh hưởng đến tương lai của doanh nghiệp. Đặc biệt họ phải tiếp cận những vấn đề và những cơ hội do khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chi phí, những thay đổi thường lệ tạo ra. Thêm vào đó họ phải nhận biết được thế mạnh và điểm yếu của đơn vị.

b. Thiết lập mục tiêu

Sau khi hoàn tất những phân tích tình huống, người làm quyết định phải thiết lập ra những mục tiêu cụ thể. Những mục tiêu cho thấy mức độ công việc mà công ty hy vọng sẽ đạt được trong một ngày nào đó ở tương lai, thích nghi với những khó khăn cũng như những cơ hội trong môi trường kinh doanh cùng với những thế mạnh và điểm yếu đặc thù của công ty.

c. Phát triển những chiến lược và chương trình

Để đạt được những mục tiêu đề ra, nhà quản trị phải phát triển cả chiến lược (những kế hoạch trong dài hạn để đạt được những mục tiêu) lẫn những chương trình hành động (những hành động cụ thể ngắn hạn để thực hiện những chiến lược)

d. Quy định sự phối hợp và quản lý

Những kế hoạch thường là khá toàn diện gồm những chiến lược và chương trình đa dạng. Mỗi chiến lược và chương trình có thể là trách nhiệm của một quản trị viên khác nhau. Với một bộ máy phải được phát triển làm sao để chắc rằng những chiến lược và chương trình được thực hiện một cách có hiệu quả.

Cấu trúc và ngân sách tổ chức là những phương tiện đầu tiên cho việc phối hợp những hành động. Việc theo dõi kiểm tra cũng quan trọng bởi lẻ thành công của những chiến lược và chương trình không bao giờ có thể đoán trước được với sự chắc chắn tuyệt đối. Mục đích của việc kiểm tra là nhằm đánh giá mức độ thực hiện mục tiêu và vạch ra những nguyên nhân không đạt được mục tiêu và trên cơ sở đó đề ra những biện pháp giải quyết.

Hoạch định là một quá trình (Process) của những tổ chức hoạt động trong những môi trường năng động và phức hợp. Vì thế khi tình hình thay đổi, các nhà quản trị phải chuẩn bị tinh thần sửa đổi những mục tiêu và chiến lược để ứng phó với những thay đổi đó.

Hoạch định chiến lược rõ ràng là trách nhiệm của cấp quản lý cao nhất. Tuy nhiên, các nhà quản trị marketing và các nhà quản trị bậc trung khác trong doanh nghiệp liên quan trực tiếp đến quá trình này theo hai hướng quan trọng:

• Họ thường ảnh hưởng đến quá trình hoạch định (kế hoạch hóa) chiến lược qua cung cấp các yếu tố đầu vào dưới hình thức thông tin và các đề xuất liên quan tới sản phẩm, các dòng sản phẩm và các lĩnh vực trách nhiệm cụ thể của họ.
• Họ phải nhận thức rõ quá trình hoạch định (kế hoạch hoá) chiến lược liên quan đến tất cả mọi việc họ làm cũng như kết quả đạt được; các mục tiêu và chiến lược marketing mà họ phát triển phải được dẫn dắt từ kế hoạch chiến lược. Tất nhiên là có những vấn đề hoặc quyết định chiến lược không có nhân tố marketing.

Hơn nữa, nếu hoạch định chiến lược tốt, nó sẽ là một bản thiết kế rõ ràng cho hành động quản lý ở tất cả các cấp của tổ chức. Kế hoạch marketing phải được dẫn dắt và đóng góp cho thành công của kế hoạch chiến lược. Điều này thể hiện qua hình 2.1 và hình 2.2.