Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Để xây được được một quy trình quản lý nhân sự hoàn hảo, nhà lãnh đạo cần được cung cấp toàn bộ thông tin về nhân viên và công ty nào thì cũng cần có một hệ thống quản trị nhân sự tốt. Trong bước này, các nhà lãnh đạo không nhất thiết phải sử dụng đến phần mềm để quản lý dữ liệu mà có thể sử dụng một số phương pháp sau:

• Bảng thông tin theo dõi nhân sự: Mỗi phòng, ban của công ty nên thành lập 1 file thông tin riêng và mỗi nhân viên sẽ là 1 sheet gồm các thông tin cá nhân về: Họ tên, ngày sinh, quê quán, kinh nghiệm, ưu nhược điểm trong công việc
• Bảng theo dõi tuyển dụng: Bộ phận quản trị nhân sự cần lập bảng này vì hồ sơ tuyển dụng nên được lưu trữ để thuận tiện cho việc tra cứu và rút kinh nghiệm trong quá trình tuyển dụng tiếp theo. Bảng theo dõi tuyển dụng phải đảm bảo các thông tin sau: Họ trên, trình độ kinh nghiệm, mức lương, thời gian thử việc, khả năng thể hiện trong quá trình thử việc..
• Bảng theo dõi lương: Mức lương cụ thể của từng nhân viên cần phải được các nhà lãnh đạo nắm rõ để từ đó có thể ra quyết định cắt giảm, tăng lương hoặc chuyển công tác cho từng vị trí công việc cụ thể.

Trong việc tuyển dụng, hệ thống này bao gồm các bước phù hợp với từng mô hình của doanh nghiệp:

• Tuyển dụng phỏng vấn nhân sự
• Kế hoạch đào tạo và điều thuyên chuyển nhân sự cho các phòng ban khác
• Chế độ đãi ngộ, lương thưởng
• Thông báo nội quy, văn hoá được áp dụng tại doanh nghiệp

Việc lên kế hoạch, công việc cụ thể cho từng nhân viên sẽ là biện pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. Cụ thể, hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Nhân viên có định hướng một cách nhanh và chính xác về công việc, giảm tối đa việc thời gian làm quen với môi trường mới.
• Nhân viên sẽ không bị choáng ngợp với công việc: Khi một người bắt đầu một công việc, đồng nghĩa với việc họ phải làm quen với một khối lượng công việc mới và dày đặc, nhất là đối với sinh viên vừa ra trường. Việc miêu tả công việc cụ thể trước khi bắt đầu sẽ giúp nhân viên có sự chuẩn bị trước về tâm lý cũng như không bị “shock” khi được giao việc
• Nắm bắt, quản lý hiệu quả và cách thức triển khai công việc
• Nhân viên nắm được lộ trình và kế hoạch đào tạo

Khi các nhân viên mới bắt đầu làm việc, họ rất dễ bị hoang mang trong công việc cũng như trong một môi trường mà chưa quen được ai cả.  Để tránh cho cảm giác tiêu cực trong tâm lý, người quản lý cần hướng dẫn cụ thể nhân viên mới hoặc giao cho nhân viên cũ hướng dẫn. Mỗi môi trường lại có mỗi cách làm việc khác nhau. Cho dù công việc đó mang tính chuyên môn, nhân viên đã từng có kinh nghiệm rồi thì vẫn cần được hướng dẫn và đào tạo lại.

Mỗi bộ phận, phòng ban nên lập ra bảng đánh giá kết quả công việc theo từng giai đoạn thời gian (tuần, tháng, quý,..). Đây là phương pháp trực tiếp và là phương pháp nhanh nhất để một nhà quản lý biết được công việc của nhân viên làm đạt hiệu quả đến đâu. Nếu nhân viên có thành tích tốt, sau khi đánh giá công việc, người quản trị cần có một lời khen ngợi hoặc cần động viên trong trường hợp ngược lại.

Bản chất của tiền lương, tiền công là giá cả của sức lao động và nó được biểu hiện bằng tiền, là một khoản chi phí của doanh nghiệp. Tiền công, tiền lương sẽ giúp những người lao động tái sản xuất sức lao động của mình. Tuy nhiên tiền lương, tiền công thì chưa phải là động lực. Đôi khi tiền lương quá thấp sẽ không đủ để nhân viên lo cho con cái của họ, không thể trở thành động lực cho người lao động động, thậm chí còn phản tác dụng. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo cần tạo thêm động lực thông qua tiền thưởng.

Tiền thưởng là một dạng khuyến khích tài chính được tổng kết vào mỗi quý hoặc mỗi năm, nó cũng có thể chi trả những thành tích xuất sắc của nhân viên khi hoàn thành các dự án quan trọng, có sáng kiến giá trị,.. Để nâng cao vai trò của tiền thưởng cần xác định đúng mối quan hệ giữa nhân viên và mức cống hiến trong tập thể để nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Ngược lại, đối với những người vi phạm quy chế, quy định của công ty cần phải có một mức phạt rõ ràng để tăng kỷ luật cho công ty và không để họ tái phạm lần sau.