Thủ thuật Excel

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.

Sức mạnh của Excel còn được các lập trình viên tích hợp vào các công cụ phân tích và tìm kiếm rất nhiều. Đặc biệt có thể kể đến là các công cụ liên quan đến Facebook. Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của Facebook cũng như là quảng cáo trên Facebook thì việc lọc ra danh sách dựa theo các tiêu chí và xuất ra file Excel được rất nhiều người quan tâm. Không chỉ dừng lại ở đấy Excel còn được nhiều lập trình viên đánh giá là một công cụ tuyệt vời nhất. Cái mà toàn bộ những tính năng của nó không biết khi nào mới có thể tận dụng hết được. Và với mọi phần mềm khác khi xuất ra bất kỳ file để đánh giá thì Excel chính là lựa chọn hàng đầu bởi hiệu quả mà nó mang lại.

Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy. Điều đó đã thúc đẩy sự phát triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and do it better'" (làm mọi thứ (Lotus) 1-2-3 có thể làm và còn làm tốt hơn). Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hàng với MAC và được tích hợp với môi trường run-time của Windows) vào tháng 11 năm 1987. Lotus đã quá chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu. Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của Excel 1 lần hoặc lâu hơn. Phiên bản gần đây nhất là Excel 2016.

Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện. Lý do là một công ty khác đã bán một gói phần mềm đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước đó. Kết quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ sơ pháp lý của phần mềm "Microsoft Excel". Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này người ta đã lờ nó đi và Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác. Microsoft cũng động viên người sử dụng ký tự XL như một cách viết tắt của chương trình. Trong khi tên của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn mặc định là chữ X màu xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là .xls.

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau. Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất tốt.

Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993. Microsoft Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel.

Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là VBA). Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng của Visual Basic, nó đã được thêm vào giúp tự động hóa các công việc trong Excel và cho phép người dùng tạo ra những hàm tùy biến. VBA là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE). Chức năng ghi lại những đoạn macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao thông với người sử dụng. Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), những phiên bản về sau tăng thêm sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công nghệ lập trình hướng đối tượng cơ bản.

Những hàm tự động được tạo ra bởi VBA đã giúp Excel trở thành một đối tượng cho những virus macro. Đây là một lỗi nghiêm trọng trong Office, cho đến khi những nhà sản xuất phần mềm chống virus bắt đầu phát hiện chúng. Microsoft đã có những biện pháp phòng ngừa những cách sử dụng sai trái bằng cách thêm vào các lựa chọn: Hoàn toàn bỏ đi tính năng macro, kích hoạt macro khi mở workbook hoặc là tin tưởng những macro được công nhận bởi một nguồn đáng tin.

Từ phiên bản 5.0 tới 9.0, Excel đã có những quả trứng phục sinh, mặc dù từ phiên bản 10 Microsoft đã có những tính toán để hạn chế thậm chí hoặc xóa bỏ hẳn những tính năng không được công bố trong các sản phẩm của họ.

Là một nhà thiết kế và sáng lập hàng đầu các phần mềm ứng dụng thì Microsoft không chỉ tự nhiên cho ra đời Microsoft excel và để nó như vậy mà chẳng có một công dụng gì với người học đúng không nào? Là một phần mềm ứng dụng không thể thiếu được trong cuộc sống cũng như công việc của rất nhiều người hiện nay, có thể kể đến như: Học sinh, sinh viên, kê toán, hành chính, nhân sự, giáo viên,... Microsoft excel được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau, hầu như với nghề nào có sử dụng đến tính toán bằng bảng thì đều sử dụng đến Microsoft excel.

Nếu như trước đây chưa có phần mềm này thì bạn sẽ phải thực hiện công việc tính toán thủ công bằng tay, hoặc nếu có cũng chỉ có sự hỗ trợ bằng máy tính. Thế nhưng nó cũng chỉ có một giới hạn và con số nhất định. Vì thế mà đối với nhiều công việc chuyên ngành có tính chất đặc thù như kế toán thì lại càng cần đến những phần mềm hỗ trợ thông minh hơn. Chính vì thế mà Microsoft excel ra đời chính là một công hỗ trợ hữu ích nhất cho người dùng. Nó cho phép người dùng tính toán một cách nhanh chóng và an toàn mà không cần sự hỗ trợ của bất kỳ một phương pháp hay công cụ hỗ trợ nào khác. Với những hàm thông dụng và phổ biến như: Logic, Sum, AVG,...

Hãy trở về cùng chúng tôi với những năm của trước đây, với sự xuất hiện của bàn tính, máy tính bỏ túi, hoặc thậm chí chỉ với giấy, bút và nháp. Con người thực hiện tính toán và lưu trữ thông tin hoàn toàn bằng giấy, trong quá trình bảo quản và lưu trữ thông tin như vậy cũng mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó thì việc bảo quản cũng có thể mất, và nếu như mất thì bạn mất công thêm một lần nữa tính toán lại. Thậm chí có thể tính toán sai vì có khi gặp những con số lớn. Bên cạnh đó những giấy tờ này cũng chỉ được lưu trữ nội bộ thôi. Và làm thế nào đề bạn có thể gửi cho cấp trên của mình báo cáo khi sếp đang công tác ở xa mà lại cần ngay. Như bạn cũng đã thấy rõ ràng việc lưu trữ thông tin bằng giấy tờ, hồ sơ hay tính toán bằng tay có những hạn chế nhất định.

Bên cạnh đó thì xã hội ngày càng phát triển đi lên, lượng thông tin mà bạn cần phải xử lý rất nhiều nhưng thời gian để xử lý phải thật nhanh. Chính vì thế mà Microsoft excel giúp cho người dùng rất nhiều trong công việc, giúp cho họ hoàn thành công việc nhanh chóng và đơn giản nhất. Với những bạn học sinh, sinh viên còn đang ngồi trên ghế nhà trường thì có lẽ chưa thể hiểu hết những công dụng to lớn mà Microsoft excel đem lại cho bạn đâu. Đến khi ra trường và đi làm thì sẽ chẳng có một công việc nào là không cần dùng đến cả.

Chính vì thế mà hãy chú tâm nhiều hơn vào những kiến thức mà bạn học được đi nhé. Hiện nay Microsoft excel có nhiều phiên bản khác nhau, với những công dụng và giao diện sẽ có chỗ khác nhau. Chính vì thế mà bạn hãy lựa chọn cho mình những phiên bản phù hợp để có thể sử dụng phù hợp nhất. Hiện nay đang có phiên bản của năm 2003, năm 2007, năm 2010, năm 2013, năm 2016. Sở hữu cho mình những vai trò quan trọng đối với công việc, chính vì thế mà nếu như bạn đang chuẩn bị cho mình những hàng trang để bước vào công việc thì cũng đừng quên Microsoft excel nhé.

Nếu như bạn chính là người cần phải thực hiện công việc tính toán hàng ngày trên công ty, là người làm việc thường xuyên với những con số lớn thì bắt buộc bạn phải chuyên nghiệp hơn với Microsoft excel. Đối với những người bắt đầu học có vẻ sẽ vất vả hơn nhiều, thế nhưng trong bài viết này sẽ đem mách cho bạn cách để trở thành chuyên gia của Microsoft excel nhanh chóng mà không phân biệt người mới bắt đầu hay người đã có kinh nghiệm.

4.1. Thiết lập

Có thể nói excel chính là một trong những ứng dụng được thiết kế dành riêng cho văn phòng. Excel được cài riêng trên máy tính cũng như điện thoại của bạn. Để bạn sử dụng thành thạo cũng như chuyên nghiệp hơn với nó thì bước đầu tiên của bạn chính là sở hữu – thiết lập nó trên công cụ làm việc thường xuyên của mình. Vì nếu như bạn không tải Excel về máy tính hay điện thoại thì đồng nghĩa với việc bạn “đi cày quên trâu”.

4.2. Làm quen dần

Để có thể sử dụng thành thạo chúng thì bạn hãy tập làm quen dần và bắt đầu học excel với những tính năng cũng như cách sử dụng các hàm. Với tính năng dễ sử dụng, ưu việt hơn với người dùng, thân thiện thì Microsoft excel chính là điều tuyệt vời với người sử dụng. Với sức mạnh của công nghệ hiện nay thì việc làm quen với Microsoft excel chắc chắn không thể làm khó được bạn. Nếu như có những phần nào mà không hiểu hay chưa rõ thì bạn có thể lên mạng học, sẽ chẳng thiếu một cái gì ở trên mạng đâu nhé. Chính vì thế mà bạn có thể học hỏi và làm quen dần với những thanh công cụ và các phần quan trọng trong Microsoft excel.

4.3. Trải nghiệm

Sau khi bạn đã nắm vững những thông tin như vậy thì bạn cần phải bắt tay ngay vào công việc của mình.Đừng để cho những kiến thức bạn làm quen được mai một đi vì không luyện tập. Hãy luyện tập hàng ngày để bạn trở thành những người chuyên nghiệp với nó nhé. Đó chính là những bước mà bạn cần phải trải qua để trở thành một nhân viên chuyên nghiệp với Microsoft excel. Nếu như trên ghế nhà trường mà bạn không chú trọng học tin học thì đến thời điểm đi làm bạn mới nhận ra được tầm quan trọng của nó đối với chính bạn và công việc của bạn. Đối với một nhân viên văn phòng như hiện nay thì bạn càng phải nhận thấy được tầm quan trọng của nó đối với công việc. Đặc biệt là công nghệ thời 4.0 như vậy. Khi mà người ta có những hội nhập thì bạn cũng phải vậy, đó không chỉ là sự hội nhập, bắt kịp xu thế của bạn mà nó còn là thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc hiện nay.

Các bạn hãy tiếp tục theo dõi những bài viết hướng dẫn bên dưới để có thể tự mình làm chủ một trong những phần mềm tính toán, thống kê thông dụng nhất và mạnh mẽ nhất hiện nay.