Bài 4: Quản trị thay đổi trong tổ chức

Sự thay đổi về kinh tế, xã hội, chính trị, pháp luật, sư thav đối về còng nghệ, kỹ thuật hoặc các yêu tổ tự nhiên luôn luôn anh hương đến doanh nghiệp. Chúng ta có thề có rất nhiều ví dụ minh chứng cho diêu này. Chính sách của Nhà nước, dicu kiện kinh tê của mỗi địa phương.

giá nhân công hoặc sự ra đời của những phát minh ... Tât cả đều có thể làm cho doanh nghiệp bị ảnh hường - buộc doanh nghiệp phải thay đổi để thích nghi.

1.2 Những nhân tố bên trong

Nhân lực thay đổi, chiến lược thay đổi, cơ cấu tố chức thay đổi ... tất cả những điều này đêu đòi hỏi nhà quản trị phải lưu tâm đến vì sự thay đổi trong nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của tố chức.

Thay đổi cơ cấu

Bố trí sắp xếp lại các bộ phận, cải cách sự phân quyền hoặc cải tiến dòng công việc và hợp nhóm

Thay đổi công nghệ

Hoàn thiện, đổi mới trang thiết bị, đổi mới quy trình kỹ thuật, phương pháp sản xuất ... để tăng năng suất lao động

Thay đổi con người

Thay đổi về hành vi, thái độ, kỹ năng ...là những thay đổi xuất phát từ chính con người có thế tạo nền tàng cho sự thay đổi mọi mặt trong tố chức.

Thay đổi có tính hoàn thiện là sự thay đồi liên tục, từ từ có tác dụng cải thiện tình hình hiện tại.

Thay đổi có tính quá độ

Là sự thay đổi tạm thời, từng bước, để tố chức dân thích nghi với tình hình mới.

Thay đổi có tính biến đổi

Đây là sự thay đổi căn bản, mang tính dột phá nhằm đưa tố chức phát triển vượt bậc để thích ứng với tình hình mới.

Những phản ứng đối với sự thay đổi

Khi những yếu tố của môi trường bên ngoài và nội bộ thay đổi thì tổ chức phải thay đổi để đảm bảo tính thích nghi, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Thay đổi là cần thiết để cho tố chức tồn tại và phát triển được, nhưng các thành viên có những thái độ khác nhau đổi với sự thay đổi.

Có thể phân chia các thành viên trong tố chức thành ba nhóm:

Ủng hộ, đồng tình với sự thay đổi: Những thành viên ở nhóm này là nhận thức đúng về sự thay đổi, họ thay thay đổi là biện pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu của tố chức hoặc là những người này thấy sự thay đổi có lợi cho cá nhân họ.

Nhóm thứ hai: là những người chống đối với sự thay đổi vì quyền lợi cá nhân hoặc vì nhận thức hoặc vì bảo thủ, ngại thay đổi ...

Nhóm thứ ba: Gồm những người trung gian, không có quản điểm ý kiến rõ ràng với họ. Tố chức ổn định hoặc thay đổi đều có được cả.

Quá trình quản trị thay đổi một tố chức được tiến hành như sau:

Bưóc 1: Phân tích vấn đề

Trả lời rõ câu hỏi:Tại sao phải thay đổi?

Bước 2: Xác định và đánh giá các phưong án, kế hoạch triển khai quá trình tay đổi

Trả lời rõ câu hỏi:Thay đổi như thế nào? Mục tiêu cần đạt được là gì? Thời gian tiến hành quá trình thay đổi, phương thức thực hiện từng hạng mục thay đổi, ai chịu trách nhiệm?...

Bước 3: Lựa chọn phương án thay đổi hợp lý

Trong các phương án đã nêu ra hãy đánh giá và lựa chọn phương án hợp lý nhất để thực thi sự thay đổi

Bước 4: Truyền đạt quyết định thay đổi

Cần mô tả rõ tình hình hiện tại của tố chức và chỉ rõ cần phải thay đổi

Xác định rõ ai là người tố chức sự thay đổi và ai là người bị ảnh hưởng

Chỉ rõ thơi gian và tiến độ thực hiện

Nêu tiêu chí đánh giá kết quả của quá trình thay đổi và quyết tâm của nhà quản trị trong quá trinh thực hiện thay đổi

Giải thích cho mọi naười hiểu rõ mọi vấn đề liên quản.

Buóc 5: Thực hiện sự thay đổi

Cân giải quyết dứt điểm những vấn đề của quá khứ, xác định những gì cần duy trì để đảm bảo tính liên tục và quá độ trong sự thay đổi.

Thiết lập một ê kíp lãnh đạo quá trình thực hiện sự thay đổi đủ mạnh cả về quyền lực và năng lực lãnh đạo cũng như quyết tâm

Lôi cuốn mọi người tích cực tham gia vào quá trình thực hiện sự thay đổi và chình thức thực hiện quá trình thay đổi

Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc thực hiện phương án thay đổi đã được chọn.

Bưóc 6: Kiểm soát sự thay đổi

Thiết lập hệ thống thông tin để chi huy và giám sát tiến trình thay đổi

Xua tan những nghi ngại và xóa bỏ những rào cản đối với sự thay đổi

Đánh giá kết quả từng chặng đường, từng hạng mục đã thay đổi để rút kinh nghiệm và điều chỉnh nếu cần

Để quản trị thay đồi có hiệu quả nhà quản trị có thể áp dụng các biện pháp như:

-Thông tin và giáo dục cho các thành viên thấv sự cần thiết của thay đổi bằng những buôi báo cáo, nói chuyện chuyên đề hoặc trao đôi ý kiên.

-Tham dự: Lôi kéo và đưa các thành viên tham dự vào quá trình thay đổi để họ chấp nhận thay đổi.

-Tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ: Nếu một số thành viên lo lẳng, có khó khăn khi thay đổi thì chủ động tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ để họ có thể thích nghi với thay đổi, đặc biệt đối với những thay đổi về kỷ thuật công nghệ, môi trường làm việc thì áp dụng biện pháp này là thích hợp nhất.

-Thương lượng: Nếu những người chổng đổi thay đổi có lý do nào đó thì nhà quản trị có thể thương lượng để cùng với họ tìm ra giải pháp hợp lý.

-Vận động, lôi kéo: Nhà quản trị có thể dùng ảnh hưởng của mình một cách khéo léo để vận động, lôi kéo, tranh thủ sự đồng tình của các thành viên trong tố chức. Neu nhà quản trị có uy tín và nam được người đứng đầu các nhóm không chính thức trong tố chức thì cách này rất có hiệu quả.

- Cưỡng chế: Dùng quyền hành để ép buộc những người chống đối phải tuân phục.

Hy vọng tư liệu này giúp các bạn nắm bắt nội dung bài học dễ dàng hơn.