Mẫu đăng ký khai sinh

Bước 1: Người đi đăng ký khai sinh cho trẻ chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai theo mẫu;
• Giấy chứng sinh (Nếu không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;
• Trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ.

Người đi khai sinh cho trẻ phải xuất trình được giấy tờ tùy thân, sổ hộ khẩu/sổ tạm trú, chứng nhận đăng ký kết hôn của cha mẹ trẻ (nếu có)…

Bước 2: Nộp giấy tờ tại UBND cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của cha/mẹ. Nếu không xác định được nơi cư trú của cha, mẹ thì nộp tại UBND cấp xã, nơi trẻ đang sinh sống trên thực tế.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh

Sau khi nhận và kiểm tra các giấy tờ trên, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ hộ tịch, trình Chủ tịch UBND cấp xã ký vào bản chính Giấy khai sinh. Công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch.

(1) Ghi rõ tên cơ quan đăng ký khai sinh

Ví dụ: - Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội

          - Ủy ban nhân dân quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

(2) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế.

Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2014.

(3) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang sinh sống.

(4) Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính

Ví dụ:

- Bệnh viện Phụ sản, Hà Nội

- Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.

Trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh), nơi sinh ra.

Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.

Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định điều kiện được đăng ký lại khai sinh khi:

• Đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền trước ngày 01/01/2016
• Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất
• Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ
• Người yêu cầu phải nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc đăng ký khai sinh

Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh

Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ, thẩm quyền đăng ký khai sinh được quy định như sau:

• UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
• UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú

Các giấy tờ cần chuẩn bị

Tờ khai theo mẫu

Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó, cụ thể là một trong các giấy tờ sau đây:

• Bản sao Giấy khai sinh
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam
• Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
• Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
• Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
• Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

Đặc biệt là nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhân của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về các nội dung sau:

• Họ, chữ đệm, tên
• Giới tính
• Ngày tháng năm sinh
• Dân tộc, quốc tịch, quê quán
• Quan hệ cha – con, mẹ - con

Thời gian xử lý việc đăng ký lại khai sinh

Thời hạn xử lý việc đăng ký lại khai sinh sẽ là 05 ngày làm việc nếu người yêu cầu cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu nêu trên.

Trường hợp phải có văn bản xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 13 ngày làm việc (không tính thời gian gửi văn bản yêu cầu xác minh và thời gian gửi văn bản trả lời kết quả xác minh qua hệ thống bưu chính).

Với mỗi công dân, giấy khai sinh đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên, ngày tháng tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc cấp lại Giấy khai sinh chỉ được thực hiện trong trường hợp đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

Như vậy, trong trường hợp Giấy khai sinh có sai sót sẽ không được cấp lại mà phải làm thủ tục cải chính Giấy khai sinh theo quy định tại tại Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Cơ quan có thẩm quyền cải chính Giấy khai sinh

Theo Khoản 1, khoản 2 điều 7 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về thẩm quyền đăng ký hộ tịch, trong đó có quy định về vấn đề thẩm quyền đính chính thông tin trong giấy khai sinh như sau:

1. Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau:

b) Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

2. Ủy ban nhân dân cấp huyện đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau, trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này:

b) Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc. Như vậy, theo quy định này thì Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền cải chính thông tin trong giấy khai sinh cho người chưa đủ 14 tuổi. Trường hợp cần cải chính giấy khai sinh cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước thì thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Do vậy, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền cải chính thông tin trong giấy khai sinh cho người chưa đủ 14 tuổi. Trường hợp cần cải chính giấy khai sinh cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước thì thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Thủ tục đăng ký việc cải chính Giấy khai sinh

Thủ tục cải chính Giấy khai sinh được thực hiện theo Điều 28 của Luật Hộ tịch 2014, cụ thể như sau:

Giấy tờ cần chuẩn bị: Người yêu cầu cải chính Giấy khai sinh nộp Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc theo mẫu, có thể nộp kèm theo mẫu đơn xin cải chính giấy khai sinh và các giấy tờ liên quan chứng minh cho yêu cầu cải chính cho UBND cấp xã/huyện nơi đăng ký khai sinh

Trong 03 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu thấy việc cải chính là có cơ sở, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung thay đổi vào Giấy khai sinh. Nếu cần thời gian xác minh, thời hạn giải quyết tối đa là 06 ngày làm việc.

Sau khi cải chính Giấy khai sinh, bạn có thể yêu cầu điều chỉnh nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Trên cơ sở yêu cầu của bạn, Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh để điều chỉnh những nội dung đó cho phù hợp với nội dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh.

Lưu ý:

Trong trường hợp đăng ký cải chính không phải tại nơi đăng ký khai sinh trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch. Đối với trường hợp nơi đăng ký khai sinh trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.

Mời các bạn bấm nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ các Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh!