Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn

Hóa đơn là giấy tờ để thanh toán hàng hóa, có ghi số lượng và đơn giá. Hóa đơn do bên bán phát hành, có trách nhiệm xác nhận vào hóa đơn sau khi bên mua thanh toán xong. Nói cách khác, hóa đơn là bảng liệt kê hàng hóa, thông tin về hàng hóa và việc chuyển giao hàng hóa, hóa đơn sẽ được bên chuyển hàng hóa giao lại cho bên nhận hàng.

Bước đầu tiên khi thành lập doanh nghiệp là phải nộp lệ phí môn bài

Theo quy định của nghị định 139/2016/NĐ-CP doanh nghiệp nộp lệ phí môn bài theo các mức sau:

• Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
• Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.

Trước khi tiến hành nộp lệ phí môn bài doanh nghiệp nộp tờ khai theo mẫu tại phụ lục tại nghị định 139/2016/NĐ-CP nộp tại cơ quan thuế cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp làm tờ khai và in 2 bản để nộp, cơ quan thuế nhận một bản và xác nhận đã nhận hồ sơ vào bản còn lại để doanh nghiệp giữ

Áp dụng phương pháp khấu trừ cho doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập sẽ áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp, nếu muốn áp dụng phương pháp tính thuế GTGT hiện tại chỉ cần nộp tờ khai thuế GTGT theo phướng pháp đó tại kì kê khai gần nhất mà không cần nộp mẫu 06/GTGT như trước đây

Nộp để nghị sử dụng hóa đơn đặt in, tự in

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận áp dụng phương pháp khấu trừ tại bước trên. Doanh nghiệp nộp mẫu 3.14 tại thông tư 39/2014/TT-BTC để xin sử dụng hóa đơn đặt in, tự in theo nhu cầu. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in. Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp. Sau khi có chấp thuận sử dụng hóa đơn doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị in để đặt in hoặc chuẩn bị cơ sở vật chất để tự in mẫu hóa đơn.

Hiện nay, đối với trường hợp sử dụng hoá đơn điện thử thì không cần nộp đề nghị sử dụng hoá đơn đặt in, tự in do vậy khách hàng có thể tham khảo tại thủ tục phát hành hoá đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn

Sau khi có hóa đơn mẫu doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng bằng chữ ký số doanh nghiệp kèm theo hóa đơn mẫu. Thông báo phát hành làm trên phần mềm HTKK của tổng tục thuế. Trong vòng 2 ngày làm việc nếu cơ quan thuế không có phản hồi doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn bình thường.

• Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao
• Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
• Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn.

• Đề nghị sử dụng hóa đơn mẫu 3.14 (ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC)
• Nếu trong vòng 2 ngày làm việc cơ quan thuế không có phản hồi coi như chấp nhận đề nghị sử dụng hóa đơn của doanh  nghiệp.

• Doanh nghiệp thuộc đối tượng được tạo hóa đơn tự in.
• Doanh nghiệp không thuộc đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế.

• Đề nghị sử dụng hóa đơn mẫu 3.14 (ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC)
• Nếu trong vòng 2 ngày làm việc cơ quan thuế không có phản hồi coi như chấp nhận đề nghị sử dụng hóa đơn của doanh  nghiệp.

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế bao gồm:

Các tổ chức và doanh nghiệp:

• Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần.
• Thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế, không phân biệt giá trị từng lần.

Các hộ, cá nhân kinh doanh

Thuộc diện bắt buộc có thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên:

• Lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng: Có doanh thu năm kề trước đạt 3 tỷ trở lên.
• Lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Doanh thu năm kề trước đạt 10 tỷ trở lên.

Không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT, các đối tượng, tổ chức kinh doanh trên thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/

Bước 2: Điền đầy đủ thông thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018

Bước 3: Đợi Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 như hình dưới đây.

Đây là trách nhiệm của CQT nên các bạn cần đợi họ gửi thông báo về việc chấp nhận hay từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế.

Thông báo này của Cơ quan thuế sẽ được gửi đến các tổ chức trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của các tổ chức.

Một số lưu ý:

Sau khi đã được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, nếu doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử phải huỷ toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn đọng (chưa sử dụng) theo quy định.

Nếu cần thay đổi thông tin đã đăng ký thì dựa theo Mẫu số 1 phía trên và gửi lại Cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế không thu tiền v à gửi thông báo mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018 nếu như thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119.

Như vậy, trên đây là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế. Tuy nhiên, sẽ có một số trường hợp mà Cơ quan thuế sẽ ngừng cấp mã, cụ thể đó là các trường hợp nào?

Các trường hợp sau đây sẽ không được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, bao gồm:

• Đối tượng chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Đối tượng thuộc trường hợp Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Đối tượng đã thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
• Đối tượng đã có thông báo của Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
• Sử dụng hóa đơn điện tử có mã để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị phát hiện và thông báo tới Cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn điện tử có mã để bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác bị phát hiện và báo cho Cơ quan thuế.
• Các doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh khi bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu tạm ngừng kinh doanh.

Doanh nghiệp bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát. Dựa vào kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế nhận thấy doanh nghiệp thành lập với mục đích mua bán và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì sẽ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định và ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Theo như Khoản 1, điều 20 của Nghị định 119, các tổ chức, doanh nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 12 là các doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, chi tiết bao gồm:

• Các doanh nghiệp kinh doanh thuộc các lĩnh vực gồm: Xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường sắt, đường bộ, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, y tế, bảo hiểm, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại.
• Các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng CNTT, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và có thể đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến bên mua và Cơ quan thuế.

Cả 2 trường hợp trên không phân biệt giá trị trong mỗi lần cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Các đối tượng thuộc trường hợp trên truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Cũng như trên, các bạn cần đăng ký thông tin theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm với Nghị định 119.

Nếu như sau này có thông tin gì cần sửa đổi, bạn cũng cần thay đổi ngay trên này và gửi lại cho Cơ quan thuế.

Sau thời hạn khoảng 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn, Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi Thông báo dựa theo mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã từ tổ chức của bạn.

Tính từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức cần phải thực hiện hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

Với các trường hợp Cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và sẽ thông báo theo Mẫu số 07 nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định.

Bước 1. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Sau khi thành lập, kê khai và nộp thuế môn bài, doanh nghiệp gửi thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT (mẫu 06/GTGT) đến cơ quan thuế để đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Theo quy định tại thông tư 219/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC, trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo về việc áp dụng phương pháp khấu trừ, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho doanh nghiệp, hợp tác xã, cơ sở kinh doanh biết việc chấp thuận hay không chấp thuận Thông báo về việc áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.

Bước 2: Lập và gửi đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in

Sau khi nhận được kết quả của cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp được áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp lập và gửi Đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý.

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in.

Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

Bước 3: Cơ quan thuế kiểm tra  hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở chính

Trước khi ban hành Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in,  Cơ quan thuế sẽ cử cán bộ tới kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở.

Doanh nghiệp phải thực hiện các trang thiết bị và chuẩn bị sẵn các giấy tờ/tài liệu sau để xuất trình cho cán bộ kiểm tra:

• Biển hiệu doanh nghiệp đã được treo tại địa chỉ trụ sở chính;
• Văn bản xác nhận quyền được sử dụng sử dụng trụ sở của doanh nghiệp: Hợp đồng thuê nhà/ Hợp đồng mượn nhà/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu, con dấu của daon nghiệp;
• Có bàn ghế, sổ sách và các trang thiết bị liên quan khác phục vụ cho hoạt động của công ty;
• Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng mua vào/bán ra (Nếu có);
• Các Hợp đồng lao động đã ký;
• Thông báo về việc chấp thuận phương pháp tính thuế GTGT;
• Chứng minh nhân dân Giám đốc……………..

Việc kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở chính được lập thành Biên bản. Đây là căn cứ để Cơ quan thuế ra Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in của doanh nghiệp.

Bước 4: Liên hệ với nhà in để làm hợp đồng và các thủ tục đặt in hóa đơn

Doanh nghiệp ký hợp đồng với tổ chức nhận in hóa đơn đủ điều kiện để đặt in hóa đơn. Hồ sơ đặt in gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy giới thiệu của người trực tiếp thực hiện;
•  Văn bản cho phép sử dụng hóa đơn đặt in;

Bước 5: Nhận hóa đơn và mẫu hóa đơn GTGT đặt in

Khi nhận hóa đơn và mẫu hóa đơn GTGT đặt in, doanh nghiệp phải yêu cầu tổ chức nhận in hóa đơn thanh lý hợp đồng đã ký.

Bước 6:  Thông báo phát hành hóa đơn, niêm yết hóa đơn mẫu trước khi sử dụng

Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Tiết kiệm chi phí

• Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
• In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
• Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
• Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);

Dễ dàng quản lý

• Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
• Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
• Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
• Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

Thuận tiện sử dụng:

• Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
• Dễ dàng trong việc lưu trữ;
• Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
• Quá trình thanh toán nhanh hơn
• Góp phần bảo vệ môi trường

Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy

Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn

Mời các bạn bấm nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ các Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn!