Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán nhà đất

Luật Công chứng 2014 quy định các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở bắt buộc phải công chứng. Hợp đồng mua bán nhà đất được công chứng sẽ giúp bên mua có đầy đủ cơ sở pháp lý để sang tên quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà. Đây cũng là căn cứ xác minh và giải quyết khi có tranh chấp xảy ra, góp phần hạn chế các yếu tố lừa đảo hay giao dịch “ảo”.

Theo điểm a, Khoản 3, Điều 167 Luật đất đai 2013, có 3 trường hợp hợp đồng liên quan đến nhà đất phải được công chứng hoặc chứng thực gồm:

• Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng nhà, đất phải được công chứng hoặc chứng thực
• Các văn bản về thừa kế quyền sử dụng nhà, đất cũng phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của Nhà nước
• Các hợp đồng giao dịch mua bán nhà, đất liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng nhà, đất sẽ do các tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở trên địa bàn cấp tỉnh nơi có nhà, đất công chứng hoặc UBND cấp xã nơi có nhà, đất chứng thực.

Giấy tờ nhân thân

Đối với cá nhân:  Chứng minh nhân dân (hoặc giấy tờ khác: Giấy chứng minh sĩ quan, hộ chiếu, thẻ căn cước), sổ hộ khẩu, Giấy đăng ký kết hôn của người vợ/chồng;

Trường hợp bên bán hiện đang độc thân hoặc là tài sản riêng thì phải có một trong các giấy tờ sau:

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào;
• Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ khác tương đương chưa đăng ký kết hôn với ai;
• Giấy chứng tử của vợ (chồng) và Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ khác tương đương chưa đăng ký kết hôn với ai chưa đăng ký kết hôn với ai;
• Văn bản thỏa thuận vợ chồng về việc tài sản là tài sản riêng hoặc Văn bản về việc được tặng cho riêng, thừa kế riêng.
• Giấy tờ khác chứng minh là tài sản riêng.

Lưu ý: Mục đích ghi trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: để thực hiện giao dịch có thể chung chung hoặc cụ thể.

Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng và giấy tờ nhân than của người được ủy quyền;

Đối với pháp nhân phải cung cấp các giấy tờ sau:

• Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác;
• Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền;
• Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân;
• Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

Cá nhân: Chứng minh nhân dân (hoặc giấy tờ khác: Giấy chứng minh sĩ quan, hộ chiếu, thẻ căn cước), sổ hộ khẩu, Giấy đăng ký kết hôn của người vợ và/hoặc người chồng;

Pháp nhân:

• Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);
• Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);
• Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);
• Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

Công chứng mua bán nhà đất không bắt buộc trong mọi trường hợp. Theo điểm b, khoản 3, Điều 167 Luật Đất đai 2013 vẫn có một số loại hợp đồng, giao dịch thực hiện quyền của người sử dụng nhà, đất mà không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, gồm:

• Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng nhà, đất; hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp
• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng nhà,đất mà một hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản

Nếu rơi vào 2 trường hợp trên, việc công chứng hoặc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mua bán nhà, đất sẽ được thực hiện nếu các bên có yêu cầu.

Luật công chứng năm 2014 quy định có thể thực hiện công chứng tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

Ngoài ra nếu người yêu cầu công chứng có yêu cầu ký ngoài trụ sở Cơ quan Công chứng thì ghi vào phiếu yêu cầu công chứng nêu rõ: lý do, địa điểm, thời gian để Công chứng viên sắp xếp giải quyết.

Công chứng viên sẽ hướng dẫn các bên ký. Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký Văn bản.

Bước 1: Người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ nêu trên cho Công chứng viên và trình bày các nội dung các bên đã thỏa thuận.

Bước 2:

Nếu người yêu cầu công chứng đã tự soạn thảo Hợp đồng thì nộp văn bản đó cho Công chứng viên. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của văn bản. Nếu văn bản đạt yêu cầu thì Công chứng viên sẽ hướng dẫn các bên ký. Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký Văn bản.

Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa soạn thảo văn bản, Công chứng viên soạn thảo văn bản và hẹn thời gian ký.

Bước 3: Người yêu cầu công chứng đọc Hợp đồng hoặc nghe Công chứng viên đọc lại. Khi đồng ý với nội dung thì ký vào văn bản trước mặt Công chứng viên.

Bước 4: Công chứng viên ký công chứng Hợp đồng.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng nộp lệ phí và đóng dấu của cơ quan Công chứng.