Hướng dẫn cách đánh số thứ tự ngày tháng bỏ qua các ngày cuối tuần và sử dụng Flash Fill để tách họ tên trong Excel

Việc bỏ qua các ngày cuối tuần nhiều khi rất quan trọng, vì đó là những ngày nghỉ và hầu hết người đi làm đều được nghỉ cuối tuần.

Bài toán đặt ra là ta sẽ phải làm như thế nào, sửa dụng hàm hay công cụ gì để có thể đánh được số thứ tự cho cột ngày tháng của chúng ta nhưng bỏ qua các ngày cuối tuần là thứ 7 và chủ nhật.

Nếu như bạn sử dụng các cách đánh số thứ tự thông thường thì chúng ta không xử lý được vấn đề trên

Ta có thể thấy B3 là ngày 30/01/2020 mình sử dụng hàm WEEKDAY để kiểm tra thì ngày này là thứ 5 trong tuần, bạn có thể thấy kết quả đó ở ô C3.

Ô B4 = B3 + 1, Nếu như ta làm như này thì kết quả trả về sẽ bao gồm cả các ngày cuối tuần, vậy công thức cho vùng B4:B12 sẽ phải là như thế nào để ta có thể bỏ qua các ngày cuối tuần khi Fill Down công thức.

Giải pháp là ta sẽ có thêm 1 hàm IF để biện luận, cụ thể như sau:

Công thức tại ô B4 tới ô B12, ta sẽ biện luận với hàm IF.: =B3+IF(WEEKDAY(B3)=6,3,1)

B3 + nếu thứ trong tuần của ô liền trước là 6 thì ta sẽ cộng thêm 3 (tức là nếu ô liên trước là thứ 6 thì ô tiếp theo sẽ phải là thứ 2 nên ta sẽ cộng thêm 3 ngày nữa để đến được thứ 2), còn nêu ko phải là thứ 6 thì ta chỉ cần thêm 1 ngày.

Kết quả trả về cho ta như hình trên, ko bao gồm các ngày cuối tuần là thứ 7 và chủ nhật, dữ liệu từ thứ 6 thì ô sau sẽ là thứ 2. Khá là đơn giản phải không.

Với dữ liệu đó, ta sẽ tách dữ liệu trong cột họ và tên ra thành 3 cột tương ứng là họ, tên đêm và tên của mỗi người. Công cụ được sử dụng để giúp ta thực hiện được điều đó một cách dễ dàng là Flash Fill, công cụ này được tích hợp sẵn từ phiên bản Excel 2013 trở về sau. Gitiho.com hy vọng bạn cũng đang sử dụng những phiên bản Excel 2013 trở đi để có thể áp dụng được chức năng Flash Fill này. Ngay sau đây là cách thực hiện.

Bước 1: Gõ một tên mẫu

Ở bước này ta sẽ thực hiện gõ trước 1 tên mẫu, ví dụ ở đây, cột Họ, ô B3 mình gõ chữ Lê

Bước 2: Thực hiện Flash Fill

Sau khi gõ xong chữ Lê như trên, ta sẽ tìm tới chức năng Flash Fill. Chức năng này nằm ở Tab Home trong nhóm Editting, hình ảnh sau đây sẽ minh họa cho điều đó

Đặt chuột tại ô B3, ấn Flash Fill và Excel sẽ trả về kết quả nhanh chóng và chính xác cho ta như trên.

Như vậy là chúng ta đã có được cột Họ, tiếp theo sẽ là cột tên đệm.

Ta sẽ thực hiện thao tác tương tự, tại ô C3 bạn gõ chữ Ngọc, sau đó ấn Flash Fill và bạn sẽ thấy kết quả như sau:

Nhưng hình như kết quả như thế này chưa đúng như ta mong muốn, ta sẽ quan sát thấy tên trong ô A5, A7 hoặc A8 thì phần tên đệm trả về chưa như mong muốn lắm.

Sau khi thực hiện Flash Fill mình quan sát thấy tên đệm trong ô C5 nên là Thị Ngọc cũng như ô C7 đệm là Ngọc Thiên, tới đây, bạn chọn 1 trong 2 ô đó và thực hiện thêm chữ Thị vào phía trước chữ Ngọc trong ô B5 hoặc chữ Ngọc vào phía trước chữ Thiên trong ô C7 và kết thúc bằng tổ hợp phím Ctrl + Enter và kết quả lúc này sẽ trông như sau:

Cột còn lại là cột tên, ta lại tiếp tục thực hiện gõ 1 tên mẫu trước để chức năng Flash Fill hiểu và áp dụng cho các dòng còn lại, bạn có thể ấn tổ hợp phím Ctrl + E để thực hiện thao tác Flash Fill, kết quả cuối cùng ta nhận được hoàn toàn như mong muốn phải không và bạn không phải suy nghĩ bất kỳ hàm Excel nào

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách đánh số thứ tự ngày tháng bỏ qua các ngày cuối tuần và sử dụng Flash Fill để tách họ tên trong Excel. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể đánh số thứ tự và tách họ tên một cách nhanh chóng rồi. Chúc các bạn thực hiện thao tác thành công!