Quy trình biên mục chủ đề tài liệu

1. Tổ chức thông tin theo đặc điểm nội dung của tài liệu

Việc tổ chức thông tin bao gồm cung cấp các điểm truy cập theo hình thức và nội dung của tài liệu. Việc tạo ra các điểm truy cập theo hình thức của tài liệu được dựa vào các quy tắc biên mục mô tả, ví dụ như ISBD (Quy Nguồn lực thông tin hiện hành Tài liệu được thư viện bổ sung Thông tin được mang ra phục vụ Xác định điểm truy cập Phân tích yêu cầu tin Người dùng tin và yêu cầu tin

Tạo điểm truy cập theo:

• Hình thức tài liệu (Nhan đề, tác giả)
• Môn loại (Ký hiệu phân loại)
• Chủ đề, vấn đề cụ thể (Tiêu đề chủ đề)
• Nội dung được coi là quan trọng (Từ khóa) Công cụ/ Tiêu chuẩn -Quy tắc mô tả
• Khổ mẫu thư mục
• Khung phân loại
• Bộ tiêu đề chủ đề
• Bộ từ vựng từ chuẩn

Tổ chức thông tin, phân tích thông tin, thiết lập điểm truy cập, biên mục mô tả, phân loại tài liệu, biên mục chủ đề định từ khóa, cơ sở dữ liệu thư mục và hệ thống tìm tin 9 tắc biên mục mô tả quốc tế) hoặc AACR2 (Quy tắc biên mục mô tả Anh-Mỹ). Trong khi đó, việc tạo ra các điểm truy cập theo nội dung của tài liệu được triển khai theo nhiều cách tiếp cận khác nhau và mỗi cách tiếp cận có các quy tắc và công cụ riêng.

Ngôn ngữ chỉ mục là những thuật ngữ hoặc ký hiệu được quy định dùng để mô tả nội dung tài liệu nhằm tạo ra các điểm truy cập cho các bảng tra hoặc cho các hệ thống tìm tin. Lưu ý rằng thuật ngữ “ngôn ngữ chỉ mục” được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh Indexing language) dùng để mô tả nội dung tài liệu, phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Cho đến bây giờ có nhiều loại ngôn ngữ chỉ mục. Thứ nhất là ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát, loại thứ hai là ngôn ngữ chỉ mục tự nhiên và loại thứ ba là ngôn ngữ chỉ mục tự do.

Ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát (có thể gọi tắt là ngôn ngữ có kiểm soát) là những bộ từ vựng hoặc ký hiệu đã được định sẵn, dựa trên đó cán bộ thư viện chọn một/vài thuật ngữ hay một ký hiệu thể hiện nội dung của tài liệu. Ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát được coi là ngôn ngữ nhân tạo được xây dựng nhằm mục đích tổ chức thông tin trong các thư viện và cơ quan thông tin.

Ưu điểm của ngôn ngữ này là gia tăng sự ổn định của các thuật ngữ được dùng khi tìm tin (ngôn ngữ tìm tin) vì nội dung của tài liệu được thể hiện bằng những thuật ngữ/ký hiệu tiêu chuẩn. Tuy nhiên, những thuật ngữ/ký hiệu đã được định sẵn trong khuôn khổ một bộ từ vựng chuẩn cho nên khó có khả năng bao phủ mọi nội dung được thể hiện trong các nguồn tài liệu. Hơn nữa, bản thân thuật ngữ và ý nghĩa của chúng có thể thay đổi theo thời gian. Do vậy, từ vựng trong các bộ ngôn ngữ có kiểm soát dễ có khả năng bị lỗi thời. Chính vì thế, các bộ từ vựng có kiểm soát đòi hỏi sự cập nhật, điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo sự hợp thời và tính hiệu quả của các điểm truy cập.

Ngôn ngữ chỉ mục tự nhiên (có thể gọi tắt là ngôn ngữ tự nhiên) là thuật ngữ có trong chính văn của tài liệu được rút ra làm điểm truy cập cho nội dung tài liệu. Các thuật ngữ có thể được rút ra từ nhan đề, từ phần tóm tắt, từ toàn văn của tài liệu và không đòi hỏi phải có sự kiểm soát, quy định sẵn nào cả. Vì thế mà việc chọn thuật ngữ làm điểm truy cập có vẻ như đơn giản.

Tuy nhiên các đặc điểm vốn có của ngôn ngữ tự nhiên không cho phép tạo ra các điểm truy cập thống nhất và ổn định cho nội dung tài liệu. Những đặc điểm đó là trong ngôn ngữ tự nhiên (1) ý nghĩa của các từ thường thay đổi theo ngữ cảnh, (2) có nhiều từ đồng âm nhưng khác nghĩa và cũng có nhiều từ đồng nghĩa nhưng khác âm, (3) có nhiều loại từ (động từ, tính từ, trạng từ, danh từ) và mỗi loại từ có giá trị thông tin khác nhau, và (4) sử dụng cấu trúc ngữ pháp để kết hợp từ nhằm diễn giải ý tưởng do đó khi cấu trúc thay đổi thì ý tưởng cũng thay đổi.

Vì vậy, khi không có sự kiểm soát thì dễ dẫn đến tình trạng ngôn ngữ chỉ mục không loại bỏ được những từ không đặc trưng, không thống nhất được ngữ nghĩa của thuật ngữ mô tả nội dung tài liệu. Hơn nữa, nếu tác giả sử dụng phương ngữ thì các điểm truy cập sẽ không mang tính phổ biến đối với người tìm tin.

Ngôn ngữ chỉ mục tự do (còn được gọi là ngôn ngữ không kiểm soát) là bất kỳ thuật ngữ nào (có thể lấy từ chính văn tài liệu, có thể do chính nhân viên thư viện tạo lập) mà thể hiện được nội dung của tài liệu thì đều có thể làm điểm truy cập cho tài liệu. Cách định chỉ mục tự do này phụ thuộc vào người định chỉ mục và các quy định nội bộ của từng thư viện.

Ưu điểm của ngôn ngữ này là không có sự khống chế trong việc lựa 11 chọn thuật ngữ cho nên từ hay cụm từ mà người biên mục nghĩ đến đều có thể được dùng để thể hiện nội dung và được trình bày trong biểu ghi của tài liệu. Tuy nhiên, nó có khuyết điểm tương tự ngôn ngữ tự nhiên. Như vậy, để thể hiện nội dung tài liệu người ta có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên lẫn ngôn ngữ có kiểm soát.

Tuy nhiên, các đặc điểm của ngôn ngữ tự nhiên không thích hợp cho việc tạo dựng các điểm truy cập ổn định và thống nhất cho hệ thống tìm tin. Vì vậy, ngôn ngữ có kiểm soát ngày càng được sử dụng nhiều hơn tại mọi loại hình thư viện.

Biên mục chủ đề là một trong các công tác mà các thư viện và cơ quan thông tin thực hiện nhằm xây dựng hệ thống tìm tin theo đặc điểm nội dung của tài liệu. Tuy nhiên biên mục chủ đề khác phân loại và định từ khóa ở cách tiếp cận trong việc phân tích nội dung tài liệu, và vì vậy cũng dùng các công cụ khác với phân loại và định từ khóa trong việc tạo ra các điểm truy cập theo nội dung. Tương tự như phân loại tài liệu và định từ khóa, biên mục chủ đề là một trong các công tác mà các thư viện và cơ quan thông tin thực hiện nhằm xây dựng hệ thống tìm tin theo đặc điểm nội dung của tài liệu. Tuy nhiên biên mục chủ đề khác phân loại và định từ khóa ở cách tiếp cận trong việc phân tích nội dung tài liệu, và vì vậy cũng dùng các công cụ khác với phân loại và định từ khóa trong việc tạo ra các điểm truy cập theo nội dung. Trong biên mục chủ đề, nội dung của tài liệu được phân tích theo cách xác định các chủ đề nổi bật được đề cập trong nội dung tài liệu. Chủ đề ở đây là các đề tài hoặc các vấn đề cụ thể được được tài liệu nói đến.

Mục đích chung nhất của tất cả các công tác trong quá trình tổ chức thông tin là tạo ra các đểm truy cập nhằm xây dựng hệ thống tìm tin trong các thư viện và cơ quan thông tin.

Biên mục chủ đề sử dụng ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát để tạo ra các điểm truy cập theo chủ đề cho tài liệu. Trong trường hợp này, ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát được 16 gọi là Ngôn ngữ tiêu đề chủ đề, tập hợp các thuật ngữ có kiểm soát này được gọi là Bộ tiêu đề chủ đề. Như vậy, ngôn ngữ tiêu đề chủ đề là ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát dùng để mô tả nội dung tài liệu và tạo ra các điểm truy cập theo chủ đề.

Trong trường hợp bộ tiêu đề chủ đề không có sẵn một thuật ngữ thích hợp và việc lắp ghép các phụ đề cũng không tạo ra một tiêu đề chủ đề thể hiện chính xác, cụ thể nội dung tài liệu thì cán bộ biên mục sẽ sử dụng cách hậu kết hợp. Trong biên mục chủ đề, có hai trường hợp được coi là sử dụng cách hậu kết hợp của ngôn ngữ tiêu đề chủ đề. 17 Cách thứ nhất, để tạo ra các tiêu đề chủ đề cho tài liệu, cán bộ biên mục chọn các thuật ngữ riêng biệt trong bộ tiêu ñề chủ thể hiện được các phần nội dung và khiá cạnh khác nhau của chủ đề. Như vậy, các tiêu đề chủ đề chỉ thể hiện được các nội dung và các khía cạnh của chủ đề một cách riêng biệt mà không thể hiện được mối quan hệ giữa chúng đến khi tìm tin, người tìm sẽ tự kết hợp các tiêu đề này sao cho phù hợp với nhu cầu tin của họ. Cách thứ hai, trong trường hợp xét thấy cần thiết, cán bộ biên mục sẽ không cố gắng lắp ghép các thuật ngữ riêng biệt có sẵn mà đưa ra một thuật ngữ mới và đề nghị bổ sung thuật ngữ này vào bộ tiêu đề chủ đề. Nếu xét thấy hợp lý, thư viện sẽ thông qua và kể từ đó trở đi, thuật ngữ mới này sẽ trở thành tiêu đề có giá trị. Như vậy, nhờ đặc điểm vừa có sự tiền kết hợp vừa có sự hậu kết hợp khiến cho ngôn ngữ tiêu đề chủ đề tỏ ra khá linh động trong việc mô tả nội dung tài liệu và hỗ trợ quá trình tìm tin của người dùng tin.

Thực hiện công tác biên mục nhằm xây dựng hệ thống tìm tin có khả năng cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả là một điều rất khó. Mục đích này đòi hỏi các thuật ngữ tìm tin và cách tìm tin của một hệ thống phải dễ hiểu, dễ sử dụng và phù hợp với thói quen tìm tin của cả cán bộ thư viện lẫn người dùng tin. Thậm chí, một hệ thống thông tin còn phải hướng đến việc làm thế nào để có thể thỏa mãn được từng cá nhân người dùng với những đặc tính riêng, nhu cầu riêng của họ. Có thể nói, cho đến bây giờ chưa một hệ thống nào hoàn hảo được như vậy. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng, để có được một một hệ thống tìm tin hiệu quả thì một trong những yêu cầu cơ bản là các thư viện và cơ quan thông tin cần có những nguyên tắc tổ chức thông tin đạt được các tiêu chuẩn nhất định. Đối với công tác biên mục chủ đề, các nguyên tắc tổ chức thông tin được phản ánh trong bộ tiêu đề chủ đề. Đây là công cụ mà dựa vào đó cán bộ biên mục định ra tiêu đề chủ đề cho tài liệu, tạo các điểm truy cập nhằm xây dựng hệ thống tìm tin theo chủ đề.

Để tạo điều kiện cho việc tiêu chuẩn hóa các bộ tiêu đề chủ đề và thực hiện việc biên mục tạo ra các điểm truy cập theo chủ đề trên phạm vi toàn cầu, năm 1990 IFLA đã thực hiện chương trình biên soạn các nguyên tắc cơ bản của ngôn ngữ tiêu đề chủ đề (IFLA principles Underlying Subject Heading Language (SHLs)). Trên cơ sở đó IFLA hướng dẫn việc xây dựng một bộ tiêu đề chủ đề đạt tiêu chuẩn. Giáo trình này giải thích các nguyên tắc ngôn ngữ tiêu đề chủ đề theo cách trình bày của IFLA.

Nhóm nguyên tắc thiết lập bao gồm chín nguyên tắc tập trung vào các vấn đề lựa chọn và sử dụng thuật ngữ làm tiêu đề chủ đề, và các vấn đề trình bày tiêu đề chủ đề.

Cụ thể là:

• Kiểm soát thuật ngữ làm tiêu đề chủ đề (nguyên tắc tiêu đề thống nhất, nguyên tắc đồng nghĩa, nguyên tắc đồng âm, nguyên tắc định danh) - Mối liên quan của các tiêu đề chủ đề (nguyên tắc ngữ nghĩa)
• Trình bày tiêu đề chủ đề (nguyên tắc cú pháp, nguyên tắc ổn định)
• Sự tôn trọng thuật ngữ của tác giả và khuynh hướng phát triển thuật ngữ (nguyên tắc bảo toàn văn phong) 22 - Sự thân thiện, tiện dụng của ngôn ngữ tiêu đề chủ đề đối với người sử dụng (nguyên tắc người sử dụng).

Nhóm nguyên tắc ứng dụng bao gồm hai nguyên tắc, tập trung vào các vấn đề xây dựng chính sách, quy định cho việc áp dụng ngôn ngữ tiêu đề chủ đề để định chủ đề cho tài liệu.

Ngôn ngữ tiêu đề chủ đề được xây dựng dựa trên ngôn ngữ tự nhiên. Tuy nhiên, trong ngôn ngữ tự nhiên có rất nhiều từ tương đương nhau, nghĩa là các từ khác nhau nhưng mang cùng một ý nghĩa. Chúng có thể là những từ đồng nghĩa, từ gần nghĩa, từ cổ và từ hiện đại, từ thông dụng và từ chuyên ngành. Do đó, khi biên mục, để đảm bảo được tính hiệu quả của việc tổ chức thông tin theo chủ đề và đảm bảo được tính nhất quán, ổn định của các điểm truy cập theo chủ để thì phải tiến hành kiểm soát từ vựng.

Để kiểm soát được thuật ngữ và tập trung vào một chỗ các tài liệu có cùng một chủ đề, mỗi một khái niệm hay tên gọi của một thực thể phải được trình bày dưới một tiêu đề đã được quy định (gọi là tiêu đề có giá trị hay tiêu đề chuẩn).

Khi triển khai nguyên tắc này vào việc xây dựng một bộ tiêu đề chủ đề, có thể thấy rằng có ba yếu tố cần quy định tính thống nhất khi xây dựng các tiêu đề chủ đề: (1) tên gọi (dùng thống nhất một từ hay một chuỗi từ cho một đề tài), (2) hình thức (dùng thống nhất một cấu trúc ngữ pháp cho tiêu đề của một đề tài) và (3) yếu tố truy cập (chọn từ đứng đầu cho tiêu đề).

Một cách hiểu chung nhất, từ đồng nghĩa là các từ có cách phát âm hoặc trình bày mẫu tự khác nhau nhưng biểu thị cùng một khái niệm hoặc một thực thể. Khi xây dựng tiêu đề có giá trị dùng để thể hiện một đề tài thì chỉ chọn một trong số các từ ñồng nghĩa. IFLA phát biểu nguyên tắc từ đồng nghĩa như sau: Để tập trung tất cả tài liệu về một chủ đề và để tăng cường khả năng tìm thấy tài liệu thì các từ đồng nghĩa phải được kiểm soát. Trên thực tế thì khi xây dựng tiêu đề có giá trị không phải chỉ là việc lựa chọn giữa các từ đồng nghĩa, mà còn phải lựa chọn giữa các từ gần nghĩa, giữa các từ tiếng nước ngoài và tiếng bản xứ, giữa các từ phổ thông và các thuật ngữ khoa học, giữa các từ hiện đại và các từ cũ hay từ cổ.

 Ngôn ngữ tự nhiên có thể có các từ đồng âm hay là từ đa nghĩa. Đó là những từ có cách phát âm giống nhau nhưng biểu thị những khái niệm hoặc thực thể khác nhau. Do đặc điểm này của ngôn ngữ tự nhiên, một từ có thể thể hiện hai đề tài. Trong khi đó, một hệ quả tất yếu của nguyên tắc tiêu đề thống nhất là chỉ có một tiêu đề duy nhất có giá trị cho một đề tài. Cho nên phải có cách kiểm soát, hay nói một cách khác là phải quy định một nghĩa nhất định, khi chọn từ đồng âm làm tiêu đề. Điều này giúp tránh hiện tượng nhiễu tin khi tìm tin bằng tiêu đề chủ đề, tức là tránh việc dùng một tiêu đề mà lại tìm thấy các tài liệu thuộc nhiều vấn đề khác nhau. IFLA phát biểu nguyên tắc từ đồng âm như sau: Để ngăn chặn việc tìm thấy những tài liệu không phù hợp và tăng cường độ chính xác của ngôn ngữ tiêu đề chủ đề, các từ đồng âm cần phải được kiểm soát. Theo thực tế biên mục hiện nay, để kiểm soát từ đồng âm, một phần bổ nghĩa đặt trong ngoặc đơn sẽ ñược ñi kèm ngay sau tiêu đề chủ đề. Những từ bổ nghĩa này phải ngắn gọn và rõ nghĩa. Ví dụ, Cà phê (cây), Cà phê (sản phẩm), và ðường (thực phẩm), đường (giao thông).

 Có thể thấy rằng có nhiều đề tài không tồn tại một cách độc lập mà chúng thường có các mối quan hệ với những đề tài khác. Một đề tài có thể mang nghĩa rộng hơn hoặc hẹp với so với một đề tài khác. Một đề tài có thể có mối liên quan đến một đề tài khác. Các mối quan hệ này được gọi là quan hệ ngữ nghĩa giữa các đề tài. Do đó, khi xây dựng các tiêu đề chủ đề cũng như khi xây dựng mục lục thì cần phải chỉ ra mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các tiêu đề. Nhờ đó, người tìm tin một mặt tìm thấy đúng tài liệu mà họ quan tâm, mặt khác nhận ra các vấn đề có liên quan với đề tài mà họ quan tâm, giúp họ mở rộng phạm vi tìm tin phù hợp với nhu cầu của mình. IFLA phát biểu nguyên tắc ngữ nghĩa như sau: Để thể hiện cấu trúc ngữ nghĩa của ngôn ngữ tiêu đề chủ đề, cần phải thể hiện các mối quan hệ giữa các tiêu đề. Các mối quan hệ này bao gồm: quan hệ tương đương, quan hệ thứ bậc và quan hệ liên đới.

Một đề tài có thể có nhiều khía cạnh chia nhỏ thể hiện (1) phần nội dung chia nhỏ, (2) khía cạnh thời gian, và (3) khía cạnh địa lý của đề tài. Những đề tài như vậu được coi là đề tài phức. Ví dụ như một tài liệu viết về khảo cổ ở Việt Nam thì đề tài ở đây là Khảo cổ còn Việt Nam là địa điểm nghiên cứu của đề tài này và được coi là khía cạnh địa lý của đề tài. Hay là, một tài liệu viết về đánh giá dịch vụ thông tin thì đề tài ở đây.

Dịch vụ thông tin còn đánh giá là khía cạnh nội dung của đề tài này và được tập trung nghiên cứu trong tài liệu này. Để thể hiện mối quan hệ giữa yếu tố chủ yếu và các khía cạnh của đề tài phức, IFLA khuyên nên lập ra một cú pháp, nghĩa là một kiểu cấu trúc nào đó, để trình bày mối quan hệ này. IFLA không khuyến khích phân tách đề tài phức này thành các tiêu đề chủ đề riêng biệt rồi chỉ ra các mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các tiêu đề riêng biệt đó. IFLA phát biểu nguyên tắc cú pháp như sau: Để thể hiện những chủ đề phức và kép thì các thành phần của một tiêu ñề chủ ñề ñược nối với nhau thông qua mối quan hệ cú pháp hơn là mối quan hệ ngữ nghĩa.

Ngoài ra còn có thêm các nguyên tắc khác như: Nguyên tắc ổn định (Consistency principle); Nguyên tắc định danh (Naming principle); Nguyên tắc Bảo toàn văn phong (Literary Warrant principle); Nguyên tắc Người sử dụng (User principle); Nguyên tắc Chính sách ñịnh chỉ mục cho chủ đề (Subject Indexing Policy) và 2.11 Nguyên tắc Tiêu đề cụ thể (Specific Heading principle).

Tiêu đề chủ đề là thành phần vô cùng quan trọng trong bộ tiêu đề chủ đề. Phải hiểu được một cách rõ ràng các đặc tính, chức năng và các nguyên lý sử dụng thì mới có thể thực hiện việc xây dựng bộ tiêu đề chủ đề và thực hiện việc định tiêu đề chủ đề cho tài liệu. Phần này sẽ tập trung trình bày và phân tích các vấn đề liên quan đến tiêu đề chủ đề bao gồm khái niệm, chức năng, cú pháp và phụ đề trong tiêu đề phức, cũng như việc kiểm soát tính thống nhất của tiêu đề.

Thông qua quá trình biên mục chủ đề, đề tài hoặc vấn đề được nói đến trong tài liệu được mã hóa bằng những thuật ngữ vừa ngắn gọn, cụ thể vừa thể hiện được ý nghĩa nổi bật của chủ đề. Các thuật ngữ này được rút ra từ bộ từ vựng ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát và được gọi là tiêu đề chủ đề. Dựa theo tài liệu của một số tác giả, có thể có những cách phát biểu khác nhau về tiêu đề chủ đề như sau:  Tiêu đề chủ đề là một dạng thức trình bày ngắn gọn nội dung chủ đề (từ hoặc tập hợp từ) của tài liệu. Tiêu đề chủ đề là kết quả của việc định chủ đề, nó phản ánh vấn đề hay góc độ nghiên cứu của vấn đề trong nội dung tài liệu thông qua một hình thức trình bày ngắn gọn của từ hoặc cụm từ. Tiêu đề chủ đề là tên gọi của chủ đề. Đó là những dấu hiệu giúp cho thư viện có thể cho phép người đọc tiếp cận với tài liệu theo chủ đề. Từ hoặc cụm từ được chọn làm tên gọi của chủ đề gọi là tiêu đề chủ đề có giá trị. Tóm lại, tiêu đề chủ đề là từ hoặc cụm từ được rút ra từ một bộ từ vựng ngôn ngữ có kiểm soát, thể hiện được chính xác và ngắn gọn nội dung của đề tài hay vấn đề được nói đến trong tài liệu.

Chức năng của tiêu đề chủ đề là thể hiện ý nghĩa nổi bật của chủ đề được đề cập trong tài liệu. Các ý nghĩa nổi bật này có thể thể hiện thông qua tên đề tài cụ thể, tên riêng của người, tên của cơ quan, tổ chức hoặc của các thực thể, tên của các địa điểm. Trong một vài trường hợp, tiêu đề chủ đề còn thể hiện tên hình thức hoặc thể loại của tài liệu.

• Thể hiện đề tài

Hầu hết tiêu đề trong các bộ tiêu đề chủ đề đều nhằm thể hiện nội dung đề tài, tức là thể hiện khái niệm hoặc sự vật chủ yếu được nói đến trong tài liệu.

• Thể hiện tên riêng

Tiêu đề chủ đề có thể thể hiện tên gọi của cá nhân, cơ quan, tổ chức, thực thể hoặc địa điểm. Tiêu đề thể hiện những tên gọi loại này được gọi là tiêu đề định danh. Tuy nhiên, để cụ thể hóa chức năng của tiêu đề, có thể chia nhóm tiêu đề này thành tiêu đề tên riêng và tiêu đề địa danh.

• Thể hiện địa danh

Như đã đề cập, tiêu đề có thể thể hiện tên gọi của địa điểm. Trong trường hợp này chúng được gọi là tiêu đề địa danh. Địa danh gồm có địa danh hành chính và phi hành chính. Tiêu đề địa danh hành chính bao gồm tên của các quốc gia hoặc các vùng chính trị, hành chính của các quốc gia, như là tỉnh, tiểu bang, thành phố, địa hạt, quận hành chính. Ví dụ như Việt Nam, Hà Nội, Bình Dương (Việt Nam).

• Thể hiện hình thức

 Có một số tiêu đề chỉ ra hình thức, nhất là hình thức thư mục của tài liệu hơn là nội dung chủ đề của tài liệu. Tiêu đề dạng này có thể gọi là tiêu đề hình thức và thường được dùng cho các tài liệu có nội dung không giới hạn ở một chủ đề cụ thể nào hoặc có chủ đề rất rộng, như là Bách khoa toàn thư, Thư mục, Từ điển, Niên giám. Nhìn chung các tiêu đề kiểu này không nhiều. Lưu ý rằng cũng có những tiêu đề có vẻ giống như tiêu ñề hình thức nhưng thực ra lại là tiêu đề đề tài. Ví dụ như tiêu đề Từ điển được định cho các tài liệu nói về việc biên soạn từ điển là tiêu đề đề tài.

Cú pháp của tiêu đề là ngôn ngữ và hình thức trình bày của tiêu đề được quy định trong ngôn ngữ tiêu đề chủ đề. Có thể thấy rằng tiêu đề chủ đề là một sự pha trộn của ngôn ngữ tự nhiên và và ngôn ngữ chỉ mục. Tiêu đề có thể là một danh từ hoặc một cụm từ có giá trị như danh từ. Trong tiếng Việt, một danh từ có thể là một từ đơn âm tiết, như là Sách, Ghế, Lợn, cũng có thể là một từ đa âm tiết, như là Học sinh, Giáo dục, Triết học. Một cụm từ có thể bao gồm một danh từ kết hợp với một tính từ, ví dụ như Cách mạng xanh, một danh từ kết hợp với một danh từ khác, ví dụ như Phúc lợi xã hội, một danh từ nối với một danh từ khác bằng giới từ hoặc liên từ, ví dụ như Phụ nữ trong văn học, Phụ nữ và chiến tranh. Trong những trường hợp vừa nêu, tiêu đề có hình thức ngôn ngữ tự nhiên.

• Tiêu đề đơn

Tiêu đề đơn là tiêu đề thể hiện một đề tài riêng lẻ và không kèm theo các khía cạnh hoặc góc độ chia nhỏ của đề tài, ví dụ như Mắt, Quảng cáo, Phân hóa học.

• Tiêu đề kép

Tiêu đề kép là tiêu đề thể hiện mối quan hệ giữa hai vấn đề trong một chủ đề. Trên thực tế, có rất nhiều vấn đề có mối quan hệ tương hỗ với nhau hoặc mật thiết với nhau và chúng tạo nên một chủ đề.

• Tiêu đề phức

Tiêu đề phức là tiêu đề thể hiện nội dung chính của đề tài đồng thời thể hiện các khía cạnh chia nhỏ hoặc các góc độ trực thuộc của đề tài. Các khía cạnh hoặc góc độ này bao gồm đề tài chia nhỏ, khía cạnh địa lý, thời gian và hình thức của đề tài. Phần thể hiện nội dung chính của đề tài gọi là tiêu đề chính, phần thể hiện khía cạnh hoặc góc độ chia nhỏ gọi là phụ đề.

• Tiêu đề có phần bổ nghĩa

 Như đã trình bày trong phần nguyên tắc ngôn ngữ tiêu đề chủ đề, mỗi tiêu đề chỉ thể hiện một chủ đề mà thôi, do đó, khi một thuật ngữ đa nghĩa được chọn làm tiêu đề thì cần một phần bổ nghĩa đi kèm để xác định rõ ý nghĩa của tiêu đề. Phần bổ nghĩa là một từ hoặc một cụm từ đặt trong ngoặc đơn đi ngay sau tiêu đề, ví dụ như đường (Giao thông), đường (Thực phẩm), Giá (Vật dụng), Giá (Thực vật).

Tóm lại, tiêu đề chủ đề là một từ hoặc một tập hợp từ có khả năng thể hiện cô đọng nội dung của chủ đề nhằm tạo ra các điểm truy cập theo chủ đề cho tài liệu. Để các từ hoặc các tập hợp từ có thể thể hiện được cụ thể, chính xác và cô đọng nội dung của chủ đề, tiêu đề chủ đề có thể ñược trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau bao gồm danh từ đơn, cụm từ, cụm từ có giới từ hoặc liên từ, từ/cụm từ có phần bổ nghĩa, cụm từ nảo. Ngoài ra tiêu đề chủ đề còn được trình bày dưới hình thức chuỗi từ bao gồm phần thể hiện nội dung chính và phần thể hiện các khía cạnh liên quan hoặc góc độ trực thuộc nội dung chính. Hình thức trình bày này được gọi là tiêu đề phức bao gồm tiêu đề chính và các phụ đề.

Các bộ tiêu đề chủ đề dựa trên việc kiểm soát từ vựng, tức là chỉ có thuật ngữ được chọn thì mới được coi là có giá trị và được sử dụng làm tiêu đề chủ đề. Trong khi đó khái niệm mới, tri thức mới xuất hiện ngày càng nhiều dẫn đến việc nhiều chủ đề mới chưa có tiêu đề thích hợp trong các bộ tiêu đề chủ đề. Vì vậy, để có những tiêu đề tương thích với các chủ đề mới xuất hiện thì phải tiến hành xây dựng các tiêu đề chủ đề mới. Hơn nữa, theo thời gian, bản thân các thuật ngữ cũng thay đổi mà bộ tiêu đề chủ ñề thì phải thể hiện ñược cách dùng thuật ngữ hiện đại, vì thế việc điều chỉnh, sửa đổi các tiêu đề chủ đề đang được sử dụng cũng cần được xem xét và thực hiện thường xuyên.

Tại LC, bộ phận thực hiện kiểm soát tiêu đề là nhóm biên tập chính sách biên mục và bộ phận hỗ trợ biên mục (Cataloging Policy and Support Office). Nhóm này họp định kỳ hàng tuần. Tham dự những cuộc họp này có các chuyên gia từ nhóm biên tập, các nhóm biên mục hợp tác, các cán bộ trực tiếp biên mục. Họ xem xét tất cả các đề nghị, bao gồm bổ sung tiêu đề mới, thay đổi tiêu đề cũ, loại bỏ những tiêu đề lỗi thời, kết hợp tiêu đề/phụ đề, điều chỉnh tham chiếu, phụ đề tự do. Đối với việc cập nhật các tiêu đề mới họ thảo luận việc chọn thuật ngữ, tham chiếu, ghi chú, đối chiếu để đảm bảo tính tương hợp với tiêu đề mô tả, và phù hợp với tiêu đề đang được sử dụng, cũng như các nguyên tắc của bộ LCSH. Nhóm biên tập phải xem xét, kiểm tra lại các đề nghị về việc bổ sung mới cũng như thay đổi tiêu đề cũ, trước khi chính thức thông qua một hình thức thể hiện mới cho tiêu đề. Các hướng dẫn liên quan đến việc thiết lập các tiêu đề mới được trình bày trong Cẩm nang Biên mục chủ đề. Tất cả các tiêu đề mới và các tiêu đề được điều chỉnh được tập trung trong Hồ sơ các chủ đề (Subjects file). Các tiêu đề mới được tạo dựng và các tiêu đề được điều chỉnh sẽ được xuất bản dưới dạng CD-ROM và microfiche từng quý một. Tuy nhiên phải chờ đến lần xuất bản tiếp theo thì các tiêu ssề mới và tiêu đề được điều chỉnh này mới được trình bày trong bản in của bộ LCSH.

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Sự chuẩn hóa công tác biên mục chủ đề ---