Những kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Hầu hết những công việc bạn phải làm trong một ngày đều ít nhiều có sự liên quan, tác động qua lại lẫn nhau. Chính vì thế, trước một danh sách công việc dày cộp, bạn nên dành ra một khoảng thời gian nhất định để phân loại và lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc mà mình sẽ làm. Bỏ bớt một chút thời gian của ngày, nhưng bạn sẽ có thể xem xét được những gì cần phải làm trước tiên, những gì cần làm sau cùng cho phù hợp nhất, thuận lợi nhất.

Khi phân loại công việc, bạn nên chú ý đến tính cấp thiết và sự ảnh hưởng của công việc đó đối với những công việc khác. Sau khi phân loại, bạn nên lên ý tưởng cụ thể cho từng công việc mà mình phải làm. Vào những buổi sáng sớm trước khi đi làm là thời điểm thích hợp để bạn làm công việc này. Khoảng thời gian này là lúc bạn có thể có được những ý tưởng độc đáo để hoàn thành công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất.

Không phải bất kỳ công việc nào bạn cũng có thể làm độc lập được. Hiệu quả công việc tốt nhất nhiều khi đến từ nhiều bộ óc khác nhau. Chính vì vây, đừng ôm đồm quá nhiều việc vào người mà hãy biết trao quyền và có kế hoạch làm việc nhóm hiệu quả nhất. Những cộng sự, những người bạn đồng hành sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn, năng suất hơn mà không mất quá nhiều thời gian.

Đặc biệt, đối với những người quản lý công ty, doanh nghiệp, việc phân quyền, giao nhiệm vụ cho nhân viên chính là điều cần thiết để có được hiệu quả công việc tốt nhất.

3. Có chế độ nhắc nhở công việc

Trong quá trình làm việc không tránh khỏi những lúc bạn quên đi những nhiệm vụ mình phải làm. Mặc dù bạn đã có kế hoạch cụ thể cho toàn bộ hệ thống và từng công việc nhưng vẫn không thể đảm bảo mọi việc được diễn ra theo ý muốn. Chính vì thế, hệ thống nhắc nhở là cần thiết cho bạn.

Nếu bạn là người quản lý trong doanh nghiệp, bạn có quá nhiều công việc, nhiều công văn cần giải quyết, vì vậy, bạn không thể phụ thuộc mọi thứ vào trí nhớ và ý thức cá nhân. Hệ thống nhắc nhở luôn cần cho bạn.

Nếu bạn là nhân viên trong doanh nghiệp, bạn cần những lời nhắc nhở, bàn giao công việc từ giám đốc, quản lý của mình. Chế độ nhắc nhở sẽ giúp bạn cân đối, hệ thống lại khối lượng công việc để làm việc hiệu quả hơn, đầy đủ hơn, tránh bỏ sót những công việc cần thiết.

Việc đánh giá công việc theo từng đơn vị thời gian theo ngày, theo tuần, theo tháng rất quan trọng. Nó giúp bạn biết được hiệu quả công việc mà bạn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, nó còn thể hiên chiều hướng tăng hay giảm hiệu suất công việc của bạn trong một giai đoạn nào đó. Từ đó bạn có được những đánh giá khách quan và chính xác về tình hình công việc của mình cũng như của một cơ quan, doanh nghiệp.

Việc đánh giá công việc qua biểu đồ là cách làm khoa học mà ai cũng nên trang bị cho mình để có được quá trình làm việc tốt nhất, hiệu quả nhất cho chính mình.

Thời gian nghỉ ngơi, thư giãn là lúc bạn có thể suy nghĩ lại những việc đã và chưa làm được trong thời gian đã qua. Việc dành ra một thời gian đủ để bản thân bạn lấy lại năng lượng, lấy lại tinh thần để làm việc là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc xác lập thời gian nghỉ ngơi và thư giãn cũng cần phải có kế hoạch cụ thể, dựa trên những đánh giá khách quan từ hiệu quả công việc mà bạn đạt được, dựa trên tình trạng sức khỏe hiện tại của bạn. Vì vậy, thời gian nghỉ ngơi cũng nên được xác lập một cách khoa học và rõ ràng.

Đây là việc làm đầu tiên, và cũng là việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về công việc của mình để tìm ra những nguyên tắc làm việc nhất định: Buổi sáng, bạn nên làm gì trước tiên? Bạn nghỉ giải lao trong bao lâu? Bạn phân bố thời gian công việc như thế nào? Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi để trao đổi, trò chuyện với đồng nghiệp hay bạn chỉ biết lao vào công việc như một người mất trí để hoàn thành hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác?

Việc suy nghĩ này không làm bạn mất nhiều thời gian mà nó còn giúp bạn có được những nguyên tắc của riêng mình. “Làm việc theo nguyên tắc bao giờ cũng hiệu quả hơn nhiều so với làm việc theo sự vụ”- Bill Gates, ông chủ của Microsoft đã đúc kết.

Dù bạn có thông minh và tài năng đến đâu, nhưng bạn không có đủ sức khoẻ để làm việc thì bạn không thể nào thành công trong sự nghiệp được. Một cơ thể khoẻ mạnh là nền tảng để bạn có thể theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc.

Những buổi tập thể dục vào buổi sáng hay tập thể hình sau giờ làm việc thường được nhiều người lựa chọn để tăng cường sức khoẻ của mình. Ngoài ra chế độ ăn uống, nghỉ ngơi hợp lý cũng rất quan trọng đối với sức khoẻ của bạn.

Thông thường, mỗi người đều có những công việc khác nhau và nhiệm vụ trong từng ngày cũng khác nhau. Để làm việc một cách có hiệu quả, bạn nên nghĩ đến những nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm, như chuẩn bị các cuộc họp hay các cuộc hẹn hay trả lời thư. Bạn sắp xếp công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu, thì bạn sẽ thực hiện nó càng dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu.

Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và để lịch công việc đó ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ, ví dụ viết vào quyển sổ tay của bạn hoặc là cài đặt vào trong máy tính của bạn. Hiện có nhiều phần mềm cho phép bạn làm điều đó, như Outlook của Microsoft chẳng hạn. Bạn cũng có thể làm như vậy để sắp xếp lịch tuần hay lịch tháng của bạn.

Hãy dành ra 15 phút cuối ngày thứ sáu hàng tuần để nghĩ đến lịch làm việc cho tuần tới rồi lên kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, cuối mỗi tháng bạn nên lập kế hoạch cho 30 ngày tiếp theo và đề ra những mục tiêu trong công việc. Việc sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn thực hiện được công việc tốt hơn, đồng thời mang đến cho bạn một động cơ thúc đẩy mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng những người chưa bao giờ nghĩ đến thất bại luôn là những người thất bại trong việc lập kế hoạch.

Bạn nên đặt ra kỳ hạn cuối cùng cho những nhiệm vụ của mình. Những giới hạn phải có “tham vọng”, nhưng phải thực tế để bạn có thể hoàn tất mọi việc một cách tốt nhất. Nếu bạn không ghi ra giấy những nhiệm vụ phải hoàn thành, thì bạn sẽ không có quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Thậm chí, nếu việc đặt ra thời gian không phải là cấp thiết và công ty từ trước đến nay vẫn hài lòng với những gì bạn làm được, thì bạn cũng nên thực hiện công việc theo đúng hạn định đề ra. Nếu bạn làm việc trong một tập thể thì yêu cầu mọi người theo sát kế hoạch. Ở mọi công ty đều có những người quan liêu, bảo thủ, trì trệ trong việc thực hiện các dự án, vì thế chúng tôi cũng khuyên bạn nên thực hiện phần việc của mình và không gây ra những rắc rối đáng tiếc.

Nếu phòng bạn là một không gian sạch sẽ, bạn sẽ thấy tinh thần sảng khoái và bạn sẽ làm việc tốt hơn rất nhiều. Sự bừa bãi của những vật dùng văn phòng và hàng đống giấy tờ không có thứ tự có thể gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của bạn. Một khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ rất có lợi, do đó bạn cần dành ra ít phút mỗi ngày để thu xếp và dọn dẹp. Bạn nên tập cho mình thói quen này.

Để làm được điều đó, bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi buổi làm việc để thu dọn những thứ giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo trật tự vào một chỗ dễ thấy và dễ nhớ. Nếu bạn không phải là người gọn gàng, sạch sẽ, bạn hãy vứt bỏ những thứ không cần thiết và hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa. Thực hiện quy định một tháng dọn dẹp giấy tờ một lần: nếu hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ khi lần cuối cùng bạn sử dụng loại giấy tờ đó thì bạn có thể yên tâm vứt chúng ra khỏi chỗ làm việc của bạn.

Có thể bạn không biết rằng, chỉ vài giây thư giãn trong lúc làm việc căng thẳng cũng sẽ rất có ích cho sức khỏe. Nếu phải làm việc hàng giờ liền, thì bạn nên dành chút ít thời gian để cho đầu óc được nghỉ ngơi. Những lúc này, gọi điện cho người thân hay nghĩ đến bữa tối với những món ngon lành cũng rất có lợi đấy. Bạn đừng cho rằng việc này sẽ có ảnh hưởng bất lợi khi nó gây ra sự gián đoạn nhất thời trong lúc bạn đang có gắng hoàn thành một công việc quan trọng nào đó. Và lời khuyên tốt nhất là bạn đừng để đầu óc bị kéo quá căng, bởi nếu thế rất dễ dẫn đến stress và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng công việc và sức khoẻ của bạn sau này.

Bạn hãy cân nhắc về điều đó và rất có thể bạn sẽ thấy công việc của bạn tiến triển hơn rất nhiều.

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ khiến bạn không thể đứng ngoài “vùng phủ sóng” của nó. Việc sử dụng máy móc hỗ trợ giờ đây rất có lợi đối với công việc của bạn, cho dù bạn làm việc trong bất cứ lĩnh vực nào đi chăng nữa. Quả thật, một máy tính tốc độ cao, dung lượng lớn hay một chiếc PDA thế hệ mới sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.

Làm việc trong một môi trường máy móc, công việc cũng sẽ được thực hiện suôn sẻ hơn so với khi bạn làm việc thủ công cùng hàng “núi” giấy tờ xếp cao ngất trời bên cạnh. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng công nghệ máy móc chỉ là những phương tiện giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn sử dụng nó đúng mục đích và đúng thời gian thích hợp.

Lời khuyên đặt ra là bạn nên: “Suy nghĩ vào buổi sáng để rồi làm việc hiệu quả vào buổi chiều cùng ngày”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của các nhà khoa học châu Âu cho thấy, mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh những nhầm lẫn hoặc sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào thời điểm trước bữa ăn trưa. Giả sử bạn phải viết một báo cáo tổng quát thì bạn phải hình dung về điều đó ngay sau khi bạn ngồi vào bàn làm việc.

Tuy nhiên, bạn lại nên sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hội ý vào gần trưa. Đây là thời gian tốt nhất cho chúng ta giao lưu trao đổi ý kiến với nhau. Chính vì thế, bạn hãy dành thời gian vào buổi sáng cho những nhiệm vụ đòi hỏi phải xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng, và dành thời gian trước bữa ăn trưa cho những việc ít quan trọng hơn.

Nếu bạn là nhà lãnh đạo thì bạn sẽ có một nhóm người để quản lý, uỷ quyền, nhờ vậy mà gánh nặng công việc của bạn sẽ giảm bớt. Nhưng nếu bạn là nhân viên, thì bạn cũng đừng quá lo lắng, điều quan trọng là bạn biết cách phát huy khả năng của đồng nghiệp để thực hiện công việc của bạn tốt hơn. Bạn nên xem xét công việc của bạn và xem xét xem liệu đồng nghiệp có thể hỗ trợ gì được cho bạn hay không. Nhiều khi sự nỗ lực tự giải quyết nhiệm vụ cũng rất quan trọng.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể thường xuyên gặp các nhà quản lý để biết rõ hơn những gì mình phải làm và cách thức tiến hành sao cho những nhiệm vụ đó được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Nắm được điều này sẽ có ích cho bạn rất nhiều khi bạn phải tự lo liệu công việc của mình, từ đó giúp bạn lập ra chương trình làm việc hiệu quả.

Mọi người đều muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để được thăng tiến nhanh hơn- đối với nhân viên là lên chức trưởng phòng, còn đối với trưởng phòng là lên chức giám đốc. Nói chung, mỗi người đều có ước mơ thành đạt khác nhau. Nhưng để có được mục tiêu của mình, họ luôn có một điểm chung là gắng sức và gắng sức hơn nữa trong công việc. Điều đó nhiều khi khiến mọi người làm việc quá sức.

Sẽ rất tai hại nếu bạn bị ốm vì làm việc quá sức, bởi khi đó bạn không những không hoàn thành được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc khác nữa. Bạn nên có sự “thả lỏng” hợp lý khi làm những công việc căng thẳng.

Phần mềm quản lý công việc cung cấp sự rõ ràng và ổn định khi nói đến mọi nhiệm vụ bạn đã, đang và sẽ thực hiện.

Bạn luôn luôn biết chính xác những gì cần phải làm và theo thứ tự. Việc quản lý công việc tốt sẽ giảm mức độ căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với deadline và giảm khả năng trì hoãn công việc.

Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Làm việc hiệu quả và đảm bảo hoạt động hàng ngày của bạn được sắp xếp hợp lý

Với phần mềm quản lý công việc, bạn kiểm soát tất cả công việc ở một nơi. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo cách bạn muốn, thông qua một danh sách việc cần làm (to-do list) đơn giản, danh sách nhiệm vụ (task lists) nâng cao, hay áp dụng những phương pháp trực quan như: bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, v..v.

Bạn không còn phải tìm kiếm các nhiệm vụ thông qua email hoặc trong đống giấy tờ, văn bản. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc một cách hiệu quả, bạn chắc chắn rằng không lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

Hoàn thành deadlines công việc

Không ai muốn lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ quản trị như kiểm tra email hoặc gửi hóa đơn. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt thời gian giới hạn cho các nhiệm vụ của mình. Những ranh giới này giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Để tránh tình trạng lãng phí thời gian và bị công việc cuốn đi, bạn cần theo dõi bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ bạn làm trong ngay. Bằng cách hạn chế số giờ dành cho các hoạt động không quan trọng hoặc những hoạt động lãng phí thời gian, bạn sẽ có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào các công việc quan trọng và sắp đến hạn deadlines, từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.

Kiểm soát ngân sách

Hầu hết các nhiệm vụ đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Cho dù bạn cần tiền để mua phần mềm mới hoặc đồ dùng văn phòng, thuê chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên mới, tải hình ảnh từ stock hoặc tạo video quảng cáo cho khách hàng của bạn, công việc của bạn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù.

Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ và một phần thuộc tính của nó cho các hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của bạn.

Sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên

Sắp xếp các công việc ưu tiên của bạn là rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn. Đó là lý do tại sao việc sắp xếp các công việc theo các nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency) hay nhóm việc quan trọng (importantce) giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc ưu tiên.

Rất nhiều lúc bạn cảm thấy hứng thú khi bắt đầu vào làm việc vào buổi sáng và sau đó mất động lực vì bạn không biết bắt đầu từ đâu vì bạn luôn cảm thấy tất cả mọi công việc đều cần ưu tiên. Vì vậy, hãy tìm hiểu những phương pháp bạn có thể sử dụng để dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các công việc của mình.

Khi nói đến việc quản lý các công việc ở cấp độ nhóm sẽ có nhiều điểm khác biệt so với quản lý công việc cá nhân hay còn có thể gọi là quản lý giao việc.

Bạn cần trao đổi với các thành viên trong nhóm về việc phân công công việc, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ nhất định và sau đó báo cáo về tiến độ công việc, deadline, ngân sách tối thiểu, các nguồn lực cần thiết, thứ tự công việc ưu tiền và các yếu tố ảnh hưởng khác.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc với tư cách cá nhân, các nhiệm vụ của bạn có thể chỉ phụ thuộc vào khách hàng của bạn, ngân sách được đặt và thời hạn, còn khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc khi làm việc với nhóm, công ty, việc quản lý sẽ phức tạp và liên quan đến nhiều yếu tố hơn: đồng nghiệp trong công ty, team members trong một nhóm. Ở cấp độ quản lý giao việc này, bạn cần giao tiếp nhiều hơn với các thành viên trong nhóm để cùng hoàn thành mục tiêu công việc. Điều này đảm bảo rằng tài nguyên nhóm được sử dụng chính xác ( thời gian, ngân sách, …) và sẽ giúp trong dự án thành công, đúng tiến độ.

Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK có thể sử dụng cho nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK:

Tạo/đăng ký công việc dễ dàng (chi tiết công việc, tình trạng công việc, người/bộ phận chịu trách nhiệm, người liên quan, kết quả đầu ra, deadline….) và giao việc cho các thành viên trong nhóm/bộ phận.
Quản lý công việc của cá nhân, nhóm, bộ phận, công ty dưới dạng danh sách, lịch ma trận ưu tiên (Priority Matrix) – giúp quản lý công việc một cách tập trung, và có ưu tiên.
Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK có giao diện dashboard sinh động, tổng hợp các thông tin quan trọng giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc theo tình trạng, độ ưu tiên.
Hệ thống báo cáo của phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK giúp người quản lý đánh giá nhanh việc thực hiện công việc của nhân sự thuộc nhóm/bộ phận, công ty.
Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK của OOC có thể được cài đặt dưới dạng mobile-app giúp người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng trên nhiều thiết bị (máy tính, laptop, smartphone, tablet…).

Phần mềm quản lý công việc digiiTASK của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC sẽ là phương pháp tuyệt vời cho bạn và doanh nghiệp của bạn nếu:

Doanh nghiệp của bạn yêu cầu nhân viên tuân thủ các quy tắc và quy định của chính doanh nghiệp đặt ra.
Doanh nghiệp của bạn có một lực lượng lao động chuyển giao với số lượng lớn nhân viên bán thời gian nhưng lại muốn giữ chất lượng dịch vụ tốt và đồng đều.
Doanh nghiệp của bạn cần lưu giữ hồ sơ về những công việc đã được hoàn thành ngay khi chúng được hoàn thành và nhân viên nào đã hoàn thành chúng.
Doanh nghiệp của bạn muốn làm cho nhân viên dễ dàng thực hiện các công việc thường xuyên.
Doanh nghiệp của bạn muốn cải thiện hiệu suất kinh doanh của mình và đưa ra quyết định thông minh hơn.