Nguyên tắc phân loại, tổ chức và bảo quản tài liệu

Ngôn ngữ tìm tin được sáng tạo ra để sử dụng trong hệ thống thông tin tư liệu, để mô tả nội dung tài liệu và để tìm thông tin. Có nhiều loại ngôn ngữ tìm tin (ngôn ngữ tư liệu) và có thể dựa vào nhiều dấu hiệu khác nhau để phân loại ngôn ngữ tư liệu, ngôn ngữ tìm tin.

Ngôn ngữ phân loại là một hệ thống các ký hiệu tượng trưng được sử dụng để diễn đạt nội dung khái quát của tài liệu theo kết cấu của bảng phân loại, trong từng môn loại lại có sự phân chia chi tiết theo nguyên tắc từ chung đến riêng thể hiện mối quan hệ thứ bậc.

Ngôn ngữ phân loại được sử dụng từ lâu và rộng rãi trong công tác thư viện, tư liệu, lưu trữ và thông tin. Ngôn ngữ phân loại phổ biến hơn cả là DDC, UDC, BBK.

Ngôn ngữ tìm tin phân loại là ngôn ngữ nhân tạo chuyên dụng, cho phép người dùng tin tiếp cận vốn TL theo môn loại KH hoặc lĩnh vực tri thức được thể hiện trong nội dung TL.

b. Đặc điểm của ngôn ngữ tìm tin phân loại

Quan hệ đẳng cấp: Là mối quan hệ bao trùm và phụ thuộc giữa lớp khởi đầu và lớp phái sinh. Lớp khởi đầu bao trùm lớp phái sinh. Lớp phái sinh phụ thuộc vào lớp khởi đầu trực tiếp trên nó và mang đầy đủ đặc tính của lớp khởi đầu trực tiếp trên nó.Là quan hệ giữa cái chung - cái riêng, giữa cái tổng quát - cụ thể trong các lĩnh vực tri thức và môn loại KH. à Mối quan hệ này tạo nên tính hệ thống và logic chặt chẽ của NNTT PL

Ngôn ngữ tiền kết hợp: Là sản phẩm do CBPL xây dựng dựa vào nội dung, hình thức, công dụng... của TL và bảng PL áp dụng của TV. Người dùng tin không thể thay đổi hay sửa chữa

c. Loại phân loại

- Ngôn ngữ tìm tin theo từ khóa, từ chuẩn:

Từ khóa là một trong các loại ngôn ngữ tư liệu hậu kết hợp. Các từ và tổ hợp từ phản ánh mẫu tìm của tài liệu mặc dù không phụ thuộc lẫn nhau nhưng khi cần thiết lại kết hợp với nhau. Từ khóa được dùng để phản ánh nội dung của tài liệu đưa vào cơ sở dữ liệu và được dùng như là một dấu hiệu tìm tin theo nội dung. Từ khóa còn được dùng để xử lý và phản ánh nội dung của yêu cầu thông tin. 3 Từ khóa: từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu.

   Ưu điểm:

• Là ngôn ngữ kết hợp sau nên rất linh hoạt, tiếp thu được những đặc điểm của các loại ngôn ngữ có kiểm soát, chẳng hạn của các khung phân loại, đặc biệt là hệ thống phân loại theo diện, trong khi vẫn phát triển các đặc điểm mới của riêng mình như hình thức trình bày đồ họa (hình cây, hình mũi tên), đồng thời cũng là ngôn ngữ phản ánh chính xác nội dung tài liệu.
• Có cấu trúc ngữ nghĩa, lựa chọn thuật ngữ ưu tiên trong số các từ đồng nghĩa và giới hạn ý nghĩa của các thuật ngữ dễ gây lầm lẫn bằng cách sử dụng các bổ ngữ và ghi chú phạm vi. Ngôn ngữ tìm tin theo từ chuẩn mở rộng khả năng tìm kiếm thông tin trong hệ thống tìm tin.

  Nhược điểm:

• Cấu trúc chặt chẽ của từ chuẩn sẽ khó khăn khi bổ sung thêm từ mới. - Từ chuẩn thường chỉ phản ánh một ngành hoặc một liên ngành có giới hạn, vì vậy phạm vi sử dụng hẹp.

- Ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề:

Ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề có những ưu nhược điểm sau:

Ưu điểm:

• So sánh với ngôn ngữ tìm tin theo phân loại:  Ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề có khả năng tập hợp tài liệu theo đối tượng nghiên cứu, vấn đề, không phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động.

Ví dụ: chủ đề về Anh ngữ, chúng ta có Anh ngữ

• Danh từ
• Động từ
• Ngữ pháp
• Từ vựng 5

 Ngôn ngữ chủ đề giúp cho người dùng tin truy cập và tìm tin về một vấn đề nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.

•  Là ngôn ngữ hỗ trợ cho ngôn ngữ tìm tin theo phân loại (Bảng tra chủ đề chữ cái của bảng phân loại, ô tra chủ đề chữ cái của Mục lục phân loại).
• So sánh với từ khóa, từ chuẩn: Ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề và ngôn ngữ tìm tin theo từ khóa đều được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ tự nhiên, để phản ánh và để tìm thông tin. - Ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề là ngôn ngữ tư liệu kết hợp trước còn ngôn ngữ tìm tin theo từ khóa là ngôn ngữ tư liệu kết hợp sau.
• Sự khác nhau cơ bản giữa hai ngôn ngữ này là ở dạng thức trình bày và nguyên tắc xử lý.
• Xử lý theo chủ đề: Tức là xác định chủ đề chính – phụ đề. Phụ đề gồm 4 loại là phụ đề nội dung, phụ đề địa lý, phụ đề thời gian, phụ đề hình thức. Phụ đề dùng để phản ánh các khía cạnh khác nhau của chủ đề chính. Số lượng các đề mục chủ đề hạn chế so với số lượng các từ khóa
• Xử lý theo từ khóa, từ chuẩn: Là xây dựng một tập hợp các từ khóa, từ chuẩn. Những từ này phản ánh nội dung tài liệu và được chọn lọc từ trong chính văn hoặc nhan đề tài liệu. Số lượng từ khóa không hạn

Trong Khung DDC những môn loại căn bản được sắp xếp theo những ngành kiến thức hay ngành học. Bậc cao nhất của Khung DDC được phân chia ra làm mười môn loại chính, bao gồm tất cả tri thức của con người. Mỗi một môn loại chính được phân chia thành mười phân mục và mỗi phân mục lại chia thành những đoạn (có khi những số có trong những phân mục và những đoạn chưa được dùng đến). Sau đây là ba bản Tóm lược của Khung DDC.

• Bản Tóm lược thứ nhất bao gồm mười môn loại chính.  Chữ số đầu tiên có trong mỗi cụm gồm ba chữ số biểu hiện môn loại chính. Thí dụ 500 [số 5 trong ba chữ số 500] được biểu hiện ngành khoa học tự nhiên và toán học.
• Bản Tóm lược thứ hai bao gồm một trăm phân mục. Chữ số thứ hai của mỗi cụm số có ba chữ số được thể hiện cho phân mục. Thí dụ: 500 [số 0 đứng hàng thứ hai sát ngay chữ số 5 trong ba chữ số 500] được dùng cho những tác phẩm tổng quát về khoa học. 510 cho toán học, 520 cho Thiên văn học, và 530 cho Vật lý.
• Bản Tóm lược thứ ba bao gồm một ngàn đoạn. Chữ số thứ ba của cụm số có ba chữ số được thể hiện cho đoạn. Như vậy, 530 số 0 đứng hàng thứ ba trong ba chữ số 530] được dùng cho những tác phẩm tổng quát về Vật lý, 531 cho Cơ học Cổ điển, 532 cho Cơ học chất lỏng, 533 cho Cơ học chất Khí.

a Về mặt hình thức: DDC sử dụng KHPL đồng nhất là chữ số Ả rập, hệ đếm thập phân từ 0 đến 9. DDC 23 gồm 4 tập, trong đó:

- Tập 1

• Lời giới thiệu
• Bảng thuật ngữ
• Phần hướng dẫn, các bảng phụ trợ từ 1 đến 6
• So sánh thay đổi giữa ấn bản 22 và 23

- Tập 2:

• Bảng tóm lược thứ 1 gồm 10 lớp chính
• Bảng tóm lược thứ 2 chứa 100 phân lớp
• Bảng tóm lược thứ 3 gồm 1000 phân đoạn và các lớp của bảng chính có ký hiệu từ 000 đến 599

- Tập 3:

• Gồm các lớp tiếp theo của bảng chính có ký hiệu từ 600 đến 999

- Tập 4:

• Bảng tra liên quan

b. Các ký hiệu thường được sử dụng

• 01 Triết học và lý thuyết
• 022 Tài liệu minh họa, mô hình, mẫu tiểu xảo
• 025 Danh bạ các cá nhân và tổ chức - 03 Từ điển, bách khoa toàn thư, sách tra cứu
• 05 Xuất bản phẩm nhiều kỳ
• 06 Các tổ chức và quản lý
•  07 Giáo dục, nghiên cứu, các đề tài liên quan
• 08 Lịch sử và mô tả về các loại người
• 09 Lịch sử, địa lý, con người

Cách ghép: Mỗi ký hiệu của bảng 1 (được gọi là tiểu phân mục chung) thường có ít nhất 2 chữ số, số đầu tiên là số 0 - Mỗi ký hiệu phân loại chỉ được thêm 1 tiểu phân mục chung

c. Các ghi chú thường gặp trong DDC: 4 nhóm

• Ghi chú mô tả những vấn đề trong một môn loại.
• Ghi chú bao gồm cả (Ghi chú nhận dạng các đề tài đang ở vị trí chờ)
•  Ghi chú mô tả những vấn đề trong các môn loại khác
• Ghi chú giải thích những thay đổi hoặc những điểm không chính tắc trong bảng chính và bảng phụ

d. Ký hiệu phân loại

• Căn cứ theo hình thức: Ký hiệu đồng nhất: Là KHPL sử dụng một hệ thống dấu hiệu quy ước (chữ số hoặc chữ cái). VD: 700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí (DDC) Ký hiệu hỗn hợp: Là KHPL sử dụng đồng thời hai hay nhiều hệ thống dấu hiệu quy ước. VD: P3(2) Lịch sử Việt Nam (BBK) E184.V53 Lịch sử Việt Nam – Hoa Kỳ (LCC) C
• Căn cứ theo tính chất: Ký hiệu theo số thứ tự: Là KHPL dùng các số (nguyên, dương) và trật tự đếm của chúng để phản ánh vị trí của từng đề mục trong bảng PL Ký hiệu đẳng cấp (bậc thang): Là KHPL phản ánh cấu tạo và trật tự logic của các đề mục trong KPL. Các lớp được cấu tạo từ tổng quát đến chi tiết. VD: 5 à 51 à 511 à 511.1
• Căn cứ theo công dụng: KHPL đầy đủ: Tập hợp các KHPL phản ánh một hay nhiều nội dung tài liệu (một hoặc nhiều KHPL) được gọi là KHPL đầy đủ. VD: Đề thi, đáp án tuyển sinh đại học khối A à KHPL: C1 + C3 + D (BBK) KHPL mục lục: là cơ sở hình thành mục lục phân loại KHPL xếp kho: dùng để phản ánh vị trí của TL trong kho sách.

Là phương pháp PL áp dụng cho bất kỳ một khung PL nào và phân loại với bất kỳ loại tài liệu nào Gồm những yêu cầu, nguyên tắc, quy trình quy định cho việc PL tài liệu thuộc mọi lĩnh vực tri thức và không phụ thuộc vào một bảng PLTV cụ thể.

• Nguyên tắc chủ yếu: PLTL trước hết phải căn cứ vào nội dung TL trước các dấu hiệu khác của TL VD: Cẩm nang dinh dưỡng cho bé
• Nguyên tắc trực diện: Phân loại tài liệu phải có tài liệu trong tay. VD: Dinh dưỡng trực quan
• Nguyên tắc ưu tiên: Phân loại những vấn đề cụ thể trước những vấn đề có tính chất khái quát

VD: Kỹ thuật chế tạo ô tô Phân loại các vấn đề ứng dụng khi phân loại tài liệu nói về mối quan hệ ứng dụng của ngành này với ngành khác VD: Ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện

a. Đối với quá trình phân loại:

• Xác định mục đích của việc phân loại: Xây dựng bộ máy tra cứu, tổ chức khoa và công tác khác
• Xác định nội dung chuyên ngành: Thư viện công cộng và Thư viện khoa học
• Diện phục vụ của TV Xác định mức độ chi tiết của KHPL: Mức độ chi tiết của KHPL phải phụ thuộc với từng TV và phụ thuộc mục đích của việc PL Mọi thay đổi nội dung bảng PL phải được ghi trực tiếp vào bảng PL

b. Đối với cán bộ phân loại: Giỏi nghiệp vụ chuyên môn, có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, giỏi ngoại ngữ và sử dụng thành thạo các công cụ tra cứu Có kiến thức tin học.

Phân tích nội dung tài liệu: Xác định tiêu đề chủ đề, phụ đề của tài liệu

- Dựa vào các yếu tố:

• Trang tên sách
•  Lời giới thiệu
• Mục lục
• Chính văn...
• Tạo lập ký hiệu phân loại
• Phải phù hợp với nội dung TL

- Phương pháp:

• Từ tổng quát đến cụ thể
• Sử dụng các tham chiếu chỉ dẫn
• Sử dụng bảng tra chủ đề chữ cái
•  Kết hợp KH bảng chính với các bảng phụ trợ
•  Phân đúp

- Ghi ký hiệu phân loại

• Ký hiệu phân loại đầy đủ
• Ký hiệu xếp mục lục
• Ký hiệu xếp kho
• Bảng mã hóa tên sách, tên tác giả