Tổng hợp 15 lỗi phổ biến trong trình bày bằng PowerPoint mà người làm hay gặp phải

Nhiều bài thuyết trình mà trong đó diễn giả trình bày những thông tin nghèo nàn, thiếu tính liên đới đến chủ đề chính, và hệ quả là khán giả không nắm lấy vấn đề một cách logic. Làm một bài thuyết trình bằng powerpoint không phải là một thử nghiệm về kĩ năng viết, mà là kĩ năng chọn thông tin và thể hiện thông tin. Thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, và được thể hiện một cách thích hợp. Chẳng hạn như trong khoa học, những cách thể hiện dữ liệu bằng biểu đồ bánh (pie chart) là vô dụng nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, và nhàm chán nhất.

Nhiều người thích dùng hoạt hình (animation) trong bài thuyết trình. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Giới khoa học nói chung tương đối bảo thủ, hiểu theo nghĩa không thích đùa như trẻ con. Hoạt hình được xem là một hình thức khoe kĩ thuật của trẻ con. Hoạt hình còn làm cho khán giả phân tâm, thay vì tập trung vào thông tin thì họ lại chú ý đến những hình ảnh hay những con chữ nhảy nhót một cách … vô duyên. Cần tránh hoạt hình trong các báo cáo khoa học.

Ngoài hoạt hình, một số diễn giả có xu hướng dùng clipart một cách thái quá. Có thể dùng để minh hoạ cho một vài ý tưởng qua clipart, nhưng nếu dùng quá nhiều thì sẽ gây phản tác dụng, vì sẽ giảm sự tập trung của khán giả.

Những vấn đề liên quan đến phong cách trình bày

Một trong những “bệnh” khá phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là không dùng laser pointer. Một bài thuyết trình khoa học có nội dung không phải dễ theo dõi, nhất là có những giản đồ phức tạp minh hoạ cho một qui trình khoa học, do đó diễn giả cần phải dẫn dắt khán giả bằng cách dùng laser pointer để chỉ đến những chỗ đang nói. Không có laser pointer, khán giả sẽ rất khó theo dõi, và họ sẽ bỏ cuộc nếu sau 30 giây mà không hiểu diễn giả muốn nói gì.

Nhưng cũng nên sử dụng pointer thích hợp. Một thói quen ngược lại không dùng pointer là dùng tuỳ tiện, quơ pointer ở những vị trí chẳng liên quan gì đến slide. Có người do vô ý hay hồi hộp cứ quơ laser pointer trên trần nhà làm khán giả cứ theo dõi và buổi trình bày trở nên hài hước.

Tuy không phổ biến lắm, nhưng thỉnh thoảng tôi vẫn thấy những diễn giả có những điệu bộ không thân thiện với khán giả. Những điệu bộ này có thể kể đến như bỏ tay vào túi quần, dùng ngón tay trỏ chỉ vào khán giả, khoanh tay ngang ngực, v.v. Những động thái như thế gây ấn tượng hống hách, xem thường khán giả, nên rất phản cảm. Cần phải tuyệt đối tránh!

Ngoài những “bệnh” trên, còn có một bệnh khác tôi hay thấy trong các hội nghị ở Việt Nam là vai trò của chủ toạ. Rất thường xuyên tôi thấy chủ toạ đóng vai trò tóm lược và phê bình báo cáo của diễn giả. Có chủ toạ còn lên lớp cho diễn giả. Đó là một việc làm hết sức mất lịch sự, vô lễ, vô văn hoá khoa học, và phản cảm. Có nhiều trường hợp sự việc xảy ra một cách hài hước, vì người chủ toạ nói sai (do không có cùng chuyên môn, hay chuyên môn chưa vững). Trong thực tế, chủ toạ các phiên họp khoa học có nhiệm vụ giới thiệu bài nói chuyện, điều khiển buổi họp sao cho đúng giờ, và nếu không có ai đặt câu hỏi thì chủ toạ đóng vai trò “khơi mào” câu hỏi cho diễn giả. Nên nhớ rằng người chủ toạ không có chức năng tóm lược và phê bình bài báo của diễn giả.

Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một file âm thanh trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả PowerPoint 2007 cũng có thể không đọc được.

Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. Với PowerPoint 2007, vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced, kéo xuống phần Save, tại mục Link sound with file size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho thông số này nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn. Khác với PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click chuột vào file đó, vào menuInsert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm thanh nữa.

Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của mình, nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt nhận ra đây không phải là font mà mình đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về mặt trình bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa chữ được đề cập ở trên.
Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi lưu một slide thuyết trình, bạn nên nhúng cả những font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide, bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và đánh dấu chọn cho mục Embed fonts in the file.

Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ xen lẫn giữa hình ảnh của PowerPoint luôn khó khăn hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách làm thủ công nhất có thể, đó là tạo khoảng cách giữa các chữ để đặt ảnh vào giữa.

Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình vào cùng một slide, chỉnh kích thước hình tùy ý, click phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào hình ảnh của bạn không còn bị che bởi chữ nữa. Tuy đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời gian và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần thay đổi bất kỳ thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc chỉnh sửa khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng trống cho hình.

Trên đây là một số vấn đề (nhưng cũng có thể xem là “sai lầm”) trong báo cáo khoa học bằng powerpoint. Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn tránh những sai xót khi sử dụng Powerpoint. Chúc các bạn thành công!