Hướng dẫn mẹo canh thời gian khi thuyết trình trong PowerPoint

1. Lựa chọn thời điểm bắt đầu

Bạn luôn có ba lựa chọn cho mỗi hiệu ứng: ngay khi nhấp chuột, cùng lúc với hiệu ứng chọn trước và ngay sau khi kết thúc hiệu ứng trước ở tab Animation.

Bằng việc lựa chọn thời điểm bắt đầu của mỗi hiệu ứng là một trong những cách tạo thời gian trong Powerpoint giúp bài thuyết trình của bạn chuyên nghiệp hơn.

Muốn thiết lập thời gian của mỗi hiệu ứng, chỉ cần nhấp chuột vào Animation và số giây, con số càng nhỏ thì hiệu ứng càng nhanh và ngược lại, khi số lớn hiệu ứng chạy chậm và kết thúc lâu hơn.

Đôi khi, việc tưởng chừng như đơn giản này có thể khiến bạn khó nghĩ 1 chút. Có 1 quy tắc khi thuyết trình bạn có thể tham khảo là quy tắc 10/20/30 – 10 slide tương ứng với 20 phút trình bày, các phông chữ có kích thước không quá 30. Nói là tham khảo vì tất cả còn phụ thuộc vào bản chất của bài thuyết trình của bạn nữa. Bạn có thể chỉ lướt qua một số slide nhưng dành 80% thời gian cho một vài slide trọng điểm, miễn sao không quá thời gian quy định.

Như đã đề cập ở lời khuyên số 4, việc bạn dành thời lượng thời gian bao nhiêu cho mỗi slide cũng cần phải được xác định rõ từ đầu, có thể không cần phải dành một số phút thống nhất cho mỗi slide. Một số slide có thể chỉ mất vài giây, một số khác có thể mất vài phút. Khi luyện tập trước, hãy note lại xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho mỗi slide để tính toán cho hợp lí.

Bạn có thể dùng đồng hồ bấm giờ hoặc điện thoại để tính thời gian. Tính năng “vòng thời gian” trong “bấm giờ” của điện thoại khá hữu ích khi làm điều này: cứ mỗi lần xong 1 slide, bạn bấm sang 1 vòng mới, vậy là có ngay 1 “thời gian biểu” số phút tương ứng bạn đã dành cho từng slide.

Thêm nữa, khi luyện tập, hãy trình bày như đang ở buổi thuyết trình thật, đừng nhẩm trong đầu. Đây vừa là cách để bạn tính toán thời gian, vừa là giúp bạn thành thục hơn bài trình bày của bạn. Đừng lướt qua nhanh quá vì lí do “chỉ là tập thôi mà”; tập luôn cả những khoảng nghỉ, tạm dừng để căn chỉnh thời gian nhằm lường trước càng nhiều tình huống xảy ra khi thuyết trình thật càng tốt.

Cách này sẽ cực kì hữu dụng khi bạn phải chuẩn bị cho những bài thuyết trình dài, có khi lên đến 1 – 2 tiếng đồng hồ. Ví dụ như bạn sẽ phải trình bày trong 2 tiếng, tùy thuộc vào chủ đề thuyết trình, có thể bạn sẽ gặp phải đôi chút khó khăn khi không biết phân bổ sao cho hợp lí với 2 tiếng đồng hồ dài đằng đẵng này. Vậy thì hãy tham khảo cách dưới đây xem sao:

Đầu tiên, hãy phân tích xem chủ đề này có thể được chia nhỏ thành những danh mục phụ hoặc chủ đề phụ nào. Việc chia nhỏ sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn những bài thuyết trình có thời lượng lớn, cũng như giúp việc truyền thông điệp không trở nên quá khó tiếp thu. Tiếp theo, xác định phần I của bài thuyết trình nên về chủ đề phụ A; phần II dành cho chủ đề phụ B… sao cho phù hợp. Cuối cùng, chia thời gian cho các chủ đề phụ này, ví dụ:

• Phần đầu tiên: Chủ đề phụ A (30 phút)
• Phần thứ hai: Chủ đề phụ B (30 phút)
• Phần thứ ba: Chủ đề phụ C (30 phút)
• Phần thứ tư: Tiểu đề D (30 phút)

Bạn không cần phải phân bổ số phút bằng nhau cho mỗi phần. Nếu bạn nghĩ Chủ đề phụ A cần nhiều thời gian hơn Chủ đề phụ B, thì bạn có thể thêm nhiều phút hơn vào Chủ đề phụ A. Bạn có thể tự do sắp xếp thời gian biểu sao cho hợp lí, và hệ thống này sẽ giúp bạn tổ chức bài thuyết trình của mình tốt hơn.

Một trong những điều đầu tiên bạn cần phải luôn ghi nhớ là bài thuyết trình của bạn sẽ kéo dài bao lâu. Một bài thuyết trình 10 phút sẽ cần phải được chuẩn bị khác với bài thuyết trình 30 phút.

Nhìn chung, các bài thuyết trình dài hơn đều cần chuẩn bị nhiều hơn. Nếu bạn không có sự chuẩn bị phù hợp, bạn có thể lâm vào cảnh không còn gì để nói khi thời gian dành cho bạn mới chỉ trôi đi được hơn 1 nửa. Bạn vẫn có thể “tự biên tự diễn” trong tầm 10 phút nếu bạn là một người có tài ứng biên linh hoạt, nhưng đừng lạm dụng khả năng này, dù cho bài thuyết trình của bạn có ngắn đến đâu.

Các bài thuyết trình thông thường đều có thời gian dành cho phần trả lời câu hỏi. Nếu bài thuyết trình của bạn được giới hạn trong 30 phút, bạn sẽ không nhất thiết phải dành toàn bộ khoảng thời gian này cho phần trình bày. Tùy thuộc vào bản chất của buổi thuyết trình, bạn có thể phân bổ 10 phút dành cho phần trả lời câu hỏi của tác giả. Để cho an toàn, bạn nên hỏi lại thông tin từ ban tổ chức và xem xem nên dành bao nhiêu phút cho các câu hỏi.

Một người quen của mình đã có 1 buổi thuyết trình không được như ý vì không đủ thời gian chuẩn bị slide. Ban đầu người ấy đinh ninh rằng chỉ mất 5-6 giờ để chuẩn bị, nhưng rồi nội dung cần để trình bày vượt qua dự tính và người ấy chỉ kịp copy paste những dòng văn bản đơn điệu lên slide. Hãy nhớ, đừng chủ quan, đôi khi cẩn thận làm mọi thứ sớm hơn 1 chút sẽ đề phòng rủi ro tốt hơn.

Sử dụng Google Calendar để chuẩn bị cho bài thuyết trình

Bạn có thể dùng Google Calendar để lên 1 lịch trình chuẩn bị cho bài thuyết trình. Ví dụ như dưới đây, một lịch trình được phân định theo từng ngày để Google gửi lời nhắc định kì qua điện thoại hoặc máy tính

Trong ví dụ, người lập lịch trình muốn nhận được lời nhắc hàng ngày từ ngày 16 tháng 6 đến ngày 27 tháng 6; họ thêm một sự kiện khác và thiết lập lời nhắc hàng ngày.

Đây là màn hình cập nhật hoàn chỉnh:

Người lập lịch tình như trong ví dụ sẽ nhận được thông báo mỗi ngày cho đến ngày thuyết trình chính thức và, điều này có thể gây phiền nhiễu, thúc đẩy người đó phải xắn tay vào làm nhằm tắt mớ thông báo reo lên hàng ngày kia. Nghe hơi lạ kì nhưng có thể sẽ có ích đấy, nhất là khi bạn là người dễ sao nhãng.

Ngay cả những kế hoạch được lên tỉ mỉ đến đâu cũng có thể trở nên tồi tệ, vẫn có những yếu tố bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Ví dụ, đột nhiên thời gian thuyết trình của bạn bị ít đi hoặc nhiều hơn so với dự tính ban đầu, người thuyết trình trước có thể đã làm lố mất 10 hoặc 15 phút thời gian thuyết trình của bạn chẳng hạn. Đó là lí do bạn nên chuẩn bị sẵn kế hoạch B cho những tình huống xấu nhất, đây là vài lời khuyên:

Đặt thông tin quan trọng lên trước

Bằng cách đưa thông tin quan trọng lên những phần đầu của bài thuyết trình, lỡ có gặp tình huống bất lợi về thời gian, bạn vẫn sẽ yên tâm rằng khán giả đã nắm được ý chính của thông điệp bạn muốn truyền tải.

Gửi mail lại cho khán giả những thông tin bị bỏ lỡ trong bài thuyết trình

Trong trường hợp bạn có nhiều chi tiết quan trọng hơn mà bạn đã không thể chia sẻ với khán giả trong thời lượng buổi thuyết trình, hãy cho họ biết bạn sẽ gửi một bản tóm tắt email về bản trình bày của bạn trong đó bao gồm các điểm bị bỏ lỡ.

Khán giả của bạn sẽ đánh giá cao hành động này; chỉ cần chắc chắn rằng bạn không nói với họ trước hoặc trong khi thuyết trình, nếu không, họ có thể ngừng nghe bạn thuyết trình luôn.

Chuẩn bị tài liệu để gửi cho khán giả

Việc gửi tài liệu cho khán giả không phải khi nào cũng có lợi cho bài thuyết trình, nhưng nếu bạn nghĩ rằng khán giả của bạn cần một bản, thì bạn chắc chắn nên chuẩn bị một bản. Nó càng trở nên quan trọng hơn trong các kịch bản Kế hoạch B.

Thay vì hoang mang về việc bạn không có đủ thời gian, bạn có thể tiếp tục thuyết trình như bình thường (hãy nhớ đặt thông tin quan trọng nhất lên đầu). Sau đó, bạn có thể yêu cầu khán giả kiểm tra tài liệu để đọc phần còn lại của bài thuyết trình.

Theo bài viết này, thời gian tốt nhất để thuyết trình là vào giữa buổi sáng, khoảng lúc 10 giờ. Đây được xem là thời điểm mọi người tỉnh táo nhất, khả năng lắng nghe và tiếp nhận thông tin được nhận được.

Chọn thứ tự thuyết trình quá sớm vào buổi sáng có thể khiến mọi người ngủ gật; buổi chiều thì nắng nóng và mọi người sẽ có xu hướng thơ thẩn nghĩ về những gì họ đã làm được trong ngày hôm nay hơn là lắng nghe bài trình bày.

Tất nhiên, điều này cũng không phải là tuyệt đối. Đối với những người làm việc theo ca bình thường, nghĩa là 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, 10 giờ sáng là thời gian tuyệt vời để thuyết trình. Tuy nhiên, nếu khán giả của bạn chủ yếu làm việc vào ca đêm thì rõ ràng, 10 giờ sáng lại trở thành 1 thời điểm không thích hợp. Vấn đề là bạn cần chọn thời điểm phù hợp nhất với khán giả của mình nhưng thông thường, thời điểm đó sẽ rơi vào khoảng 10 giờ sáng.

Vượt quá thời gian trình bày cho phép có thể dẫn khiến người khác bồn chồn. Bạn có thể làm phiền người thuyết trình tiếp theo vì bạn đã làm lố thời gian của người đó. Vậy nên, hãy luôn nhận thức được bạn còn bao nhiêu thời gian.

Tuy nhiên, đừng nhìn đồng hồ liên tục khi đang thuyết trình. Khán giả sẽ cảm thấy thế nào nếu người thuyết trình không tập trung vào bản trình bày mà cứ nhìn đồng hồ liên tục? Họ sẽ cảm thấy như bạn đang vội vàng điều gì đó hoặc tệ hơn, cảm thấy họ không được tôn trọng.

Vâng đúng vậy. Bạn không cần phải dành vài giờ để thiết kế các slide của mình. Nếu việc thiết kế slide gặp trắc trở, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu slide có sẵn để tiết kiệm bớt thời gian chuẩn bị và tập trung nó cho việc quan trọng nhất: bài thuyết trình.

Hi vọng bài viết này hữu ích cho quá trình chuẩn bị thuyết trình của bạn. Việc xây dựng và tuân theo một lịch trình thời gian nghiêm ngặt khi tập luyện và áp dụng nó khi thuyết trình thực tế là chìa khóa để thành công. Bạn hãy luôn giữ 1 tác phong chuyên nghiệp; không chỉ là người cung cấp hàng tấn giá trị cho khán giả, mà còn là người tôn trọng thời gian của những người khác.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách căn thời gian khi thuyết trình trong PowerPoint. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn. Chúc bạn thực hiện thao tác thành công!