Quy trình phỏng vấn tuyển dụng ứng viên

Phỏng vấn ứng viên là một phần rất quan trọng của quá trình tuyển dụng. Để có thể tuyển dụng được những ứng viên tốt nhất, có trình độ, các chuyên gia nhân sự và tuyển dụng phải được thông báo đầy đủ về cách tiến hành phỏng vấn hiệu quả.

Tài liệu cung cấp một cái nhìn tổng quan về các phương pháp phỏng vấn khác nhau. Nó đề cập đến các loại phỏng vấn được sử dụng rộng rãi khi thực hiện phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp hoặc qua Internet.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, các chuyên gia nhân sự và tuyển dụng có thể tận dụng tối đa các cuộc phỏng vấn việc làm và có được thông tin họ cần. Các bước chuẩn bị bao gồm lựa chọn một phương pháp phỏng vấn, soạn thảo các câu hỏi hữu ích, đặt câu hỏi đúng cách.

Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình lựa chọn nhân viên. Nếu được thực hiện một cách hiệu quả, cuộc phỏng vấn cho phép người sử dụng lao động xác định xem các kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách của ứng viên có đáp ứng yêu cầu của công việc hay không. Nó cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá liệu ứng viên có thể phù hợp với văn hóa công ty hay không. Ngoài ra, chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn có thể giúp làm rõ trách nhiệm của một vị trí.

Hơn nữa, quá trình phỏng vấn hiệu quả sẽ giúp xác định nhu cầu và lợi ích của ứng viên, để đánh giá có thể đáp ứng yêu cầu của ứng viên hay không.

Nhà tuyển dụng có thể chọn nhiều kỹ thuật phỏng vấn để phù hợp cho buổi phỏng vấn đảm bảo tính chính xác và công bằng. Sự lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào vị trí muốn tuyển dụng, để có thể tìm được những ứng viên xuất sắc nhất từ hàng trăm mẫu CV xin việc của các ứng viên đã ứng tuyển.

Kỹ thuật phỏng vấn có thể được cấu trúc hoặc không cấu trúc. Mục đích chính của phỏng vấn có cấu trúc là để xác định các kỹ năng công việc cần thiết cho vị trí này. Người phỏng vấn hỏi một bộ câu hỏi cụ thể của tất cả các ứng viên cho vị trí cụ thể. Cách tiếp cận đơn giản này giúp người phỏng vấn dễ dàng đánh giá và so sánh các ứng viên một cách công bằng. Một số người phỏng vấn đặt câu hỏi theo một thứ tự được xác định trước, trong khi những người khác có thể không tuân thủ một trật tự nghiêm ngặt nhưng vẫn chắc chắn rằng họ giải quyết tất cả các câu hỏi theo kế hoạch. Phỏng vấn có cấu trúc thường cung cấp cho người phỏng vấn những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định tuyển dụng.

Trong một cuộc phỏng vấn không có cấu trúc, người phỏng vấn không có một bộ câu hỏi theo thứ tự nào mà có thể linh động đặt câu hỏi. Các câu hỏi có xu hướng kết thúc mở, có thể cho phép ứng viên tiết lộ nhiều hơn so với câu hỏi đóng. Ngoài ra, các câu hỏi trong một cuộc phỏng vấn không có cấu trúc có thể được điều chỉnh theo các kỹ năng và mức độ kinh nghiệm của ứng viên. Tuy nhiên, nếu không có những câu hỏi có cấu trúc có thể gây khó khăn cho việc so sánh và xếp hạng ứng viên vì họ không được hỏi cùng một bộ câu hỏi.

Các loại phỏng vấn được sử dụng rộng rãi nhất là:

• Cuộc phỏng vấn qua điện thoại.
• Cuộc phỏng vấn trực tiếp một đối một
• Hội thảo phỏng vấn.

Một cuộc phỏng vấn qua hình điện thoại có thể rất có ích trong việc đánh giá xem trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và nhu cầu lương của ứng viên có tương thích với vị trí ứng tuyển và tổ chức hay không. Phỏng vấn qua điện thoại thường được sử dụng để thu hẹp số lượng ứng viên sẽ được mời phỏng vấn trực tiếp. Trong giai đoạn sàng lọc trước, người phỏng vấn nên hỏi ứng viên xin việc các câu hỏi được chuẩn bị kỹ lưỡng để xác định liệu anh ta hoặc cô ta thực sự là một ứng cử viên khả thi cho vị trí này.

Phỏng vấn qua điện thoại có thể giúp nhà tuyển dụng:

• Đánh giá kỹ năng giao tiếp chung của ứng viên.
• Làm rõ các mục không rõ ràng trong CV xin việc của người nộp đơn.
• Hỏi về thay đổi công việc thường xuyên hoặc khoảng cách trong việc làm.
• Có một cuộc trò chuyện thẳng thắn với người nộp đơn về yêu cầu lương.

Cuộc phỏng vấn trực tiếp với ứng viên có thể được cấu trúc hoặc không cấu trúc, và nó có thể được tiếp cận theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào loại thông tin mà người phỏng vấn tìm kiếm. Ba cách tiếp cận phổ biến nhất cho các cuộc phỏng vấn việc làm một đối một là hành vi, dựa trên năng lực và tình huống.

Cách tiếp cận dựa trên hành vi và năng lực. Cả hai cuộc phỏng vấn dựa trên hành vi và năng lực đều nhằm mục đích khám phá cách người được phỏng vấn thực hiện trong các tình huống cụ thể. Logic dựa trên nguyên tắc hiệu suất trong quá khứ dự đoán hành vi trong tương lai; cách người nộp đơn cư xử trong quá khứ cho thấy người đó sẽ cư xử thế nào trong tương lai.

Theo cách tiếp cận hành vi, một kỹ thuật truyền thống để đánh giá sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí, mục đích là để xem xét kinh nghiệm, thuộc tính cá nhân và các kỹ năng liên quan đến công việc của ứng viên. Cách tiếp cận dựa trên năng lực tập trung đặc biệt vào các kỹ năng cần thiết cho vị trí; kỹ năng liên quan đến công việc tạo thành các tiêu chí mà ứng viên được đo lường.

Trong một cuộc phỏng vấn dựa trên hành vi hoặc năng lực, các câu hỏi của người phỏng vấn được thiết kế để xác định xem người nộp đơn có các thuộc tính hoặc kỹ năng nhất định hay không. Thay vì hỏi người nộp đơn sẽ xử lý một tình huống giả định như thế nào, người phỏng vấn hỏi người nộp đơn rằng thực tế họ đã làm thế nào, xử lý một tình huống cụ thể trong quá khứ. Các câu hỏi phỏng vấn dựa trên hành vi và năng lực có xu hướng được chỉ ra, thăm dò và cụ thể.

Sau đây là một số ví dụ về câu hỏi hành vi:

• Mô tả một tình huống trong đó bạn có thể thuyết phục thành công ai đó nhìn mọi thứ theo cách của bạn.
• Mô tả một thời gian khi bạn phải đối mặt với một tình huống căng thẳng thể hiện kỹ năng đối phó của bạn.
• Hãy cho tôi một ví dụ cụ thể về thời điểm bạn sử dụng phán đoán và logic tốt trong việc giải quyết vấn đề.
• Cho tôi một ví dụ về thời điểm bạn đặt mục tiêu và có thể đạt được nó.
• Hãy kể cho tôi nghe về một thời điểm bạn phải sử dụng các kỹ năng thuyết trình của mình để tác động đến ý kiến của ai đó.
• Cho tôi một ví dụ cụ thể về thời điểm bạn phải tuân thủ chính sách mà bạn không đồng ý.

Nếu câu trả lời chưa chi tiết như mong muốn, người phỏng vấn có thể đặt câu hỏi tiếp theo:

• Chính xác thì bạn đã làm gì?
• Vai trò cụ thể của bạn trong việc này là gì?
• Những thách thức bạn đã đi qua?
• Tại sao bạn đã quyết định làm điều đó?
• Tại sao chính xác bạn đã đưa ra quyết định đó?

Phỏng vấn dựa trên năng lực có thể mang lại cho người phỏng vấn có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất công việc và thái độ của ứng viên đối với công việc. Sau đây là một số ví dụ về các câu hỏi dựa trên năng lực:

• Hãy kể cho tôi nghe về một thời gian bạn phải khuyến khích người khác đóng góp ý kiến hoặc ý kiến. Làm thế nào bạn có được mọi người đóng góp? Kết quả cuối cùng là gì?
• Hãy kể cho tôi về một tình huống khi bạn phải thuyết phục người khác chấp nhận quan điểm của bạn khi họ nghĩ bạn sai. Bạn đã chuẩn bị như thế nào? Cách tiếp cận của bạn là gì? Họ đã phản ứng thế nào? Kết quả là gì?

Cách tiếp cận tình huống là một kỹ thuật phỏng vấn cung cấp cho ứng viên một kịch bản hoặc sự kiện giả định và tập trung vào kinh nghiệm, hành vi, kiến thức, kỹ năng và khả năng trong quá khứ của họ bằng cách yêu cầu ứng viên đưa ra các ví dụ cụ thể về cách ứng viên sẽ phản ứng với tình huống được mô tả . Kiểu phỏng vấn này cho thấy người nộp đơn nghĩ như thế nào và người đó sẽ phản ứng thế nào trong một tình huống cụ thể. Sau đây là những ví dụ về câu hỏi phỏng vấn tình huống:

• Bạn đã được thuê làm giám đốc nhân sự trong một công ty 300 nhân viên và đang phải vật lộn để tự mình thực hiện công việc hành chính nhân sự cần thiết. Người quản lý của bạn, CFO, nói với bạn rằng bạn cần có chiến lược tốt hơn. Làm thế nào bạn sẽ xử lý tình huống này?
• Bạn biết rằng một đồng nghiệp cũ của bạn đang ứng tuyển vào vị trí kế toán với công ty hiện tại của bạn. Bạn đã nghe nói rằng người này đã bị chấm dứt sau khi thừa nhận tham ô tiền từ công ty nhưng không có cáo buộc hình sự nào được thực hiện. Bạn không làm nhân sự. Bạn sẽ làm gì?

Người phỏng vấn phải biết cách khơi gợi để có được thông tin mong muốn từ các ứng viên. Nó không đòi hỏi một kỹ thuật phức tạp, nhưng nó đòi hỏi nhiều hơn là chỉ hỏi các ứng viên nếu họ sở hữu các kỹ năng và thuộc tính cần thiết. Nhà tuyển dụng nên hỏi ứng viên về các sự cố cụ thể tại nơi làm việc. Do đó, các câu hỏi nên được thiết kế để cho thấy ứng viên đã thể hiện các kỹ năng cần thiết như thế nào trong các tình huống cụ thể trong sự nghiệp của mình. Phản hồi cho các câu hỏi như vậy có thể cung cấp cái nhìn tổng quan về kinh nghiệm thực tế của người xin việc.

Để cả nhà tuyển dụng và ứng viên tận dụng tối đa cuộc phỏng vấn, điều cần thiết là phải xem xét cẩn thận loại câu hỏi để hỏi. Mặc dù tầm quan trọng của việc chuẩn bị trước các câu hỏi, nhà tuyển dụng không nên đi vào một cuộc phỏng vấn với một danh sách các câu trả lời lý tưởng trong đầu. Một cách tiếp cận tốt hơn là ghi nhớ những đặc điểm lý tưởng mà một ứng viên thành công sẽ sở hữu.

Khi người phỏng vấn không hiểu đầy đủ câu trả lời, khi câu trả lời mơ hồ hoặc khi người phỏng vấn yêu cầu thông tin cụ thể hơn từ ứng viên tìm việc làm.

Sẽ rất tốt khi làm quen với một số kỹ thuật thăm dò. Đây là vài ví dụ:

• Bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm về...?
• Tôi chưa hiểu lắm. Bạn có thể cho tôi biết thêm về điều đó?
• Tôi không chắc ý của bạn là gì... Bạn có thể cho tôi một số ví dụ?
• Bạn có thể cho tôi biết thêm về suy nghĩ của bạn về điều đó?

Các câu hỏi phản ánh được đặt ra để giúp người phỏng vấn có được cái nhìn rõ hơn trong câu trả lời của người nộp đơn. Những câu hỏi như vậy hiếm khi gợi lên sự phòng thủ; ứng viên muốn người phỏng vấn hiểu câu trả lời của họ.

Một phương pháp phổ biến để kết thúc cuộc phỏng vấn là nói rằng cuộc phỏng vấn đang kết thúc và cho ứng viên cơ hội để đặt câu hỏi. Điều này sẽ cho phép ứng viên có cơ hội tìm hiểu rõ các khía cạnh về vị trí và các điều kiện làm việc như giờ, lương và lợi ích. Người phỏng vấn nên trả lời các câu hỏi của ứng viên một cách thẳng thắn nhất có thể. Người phỏng vấn nên được chuẩn bị để cung cấp các thông tin về công ty và lợi ích khi làm việc tại công ty.

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Quy trình phỏng vấn tuyển dụng ứng viên ---