Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất

Giấy đề nghị thanh toán là loại giấy tờ sử dụng khi cá nhân muốn cơ quan, tổ chức thanh toán tiền khi đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Mẫu giấy đề nghị thanh toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2015 của Bộ trưởng Bộ tài chính, liệt kê khoản tiền đã chi cho công việc nào đó và cần được làm thủ tục thanh toán, hoàn trả lại cho người làm đơn.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán là văn bản được dùng khi cá nhân tự bỏ tiền túi ra để chi những công việc có liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp, tất nhiên là theo sự chỉ đạo của cấp trên. Sau khi bỏ tiền chi thì cá nhân này là mẫu giấy đề nghị thanh toán để doanh nghiệp, cơ quan tiến hành chi trả số tiền mà mình đã dùng vì lợi ích của công ty. Mẫu giấy này được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2015, thông tư 107/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính, liệt kê khoản tiền đã chi cho công việc nào đó và cần được làm thủ tục thanh toán, hoàn trả lại cho người làm đơn.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán là văn bản được dùng khi người đề nghị thanh toán đã tạm ứng trước một khoản tiền nào đó để đáp ứng nhu cầu công việc của công ty, doanh nghiệp. Sau khi đã chi một khoản ngân sách cho công việc chung, người thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán để tổng hợp lại những khoản đã chi, từ đó gửi tới công ty nhằm tiến hành thủ tục thanh toán.

Như đã nói ở trên biểu mẫu này sẽ được dùng trong trường hợp cá nhân sử dụng tiền túi của mình để phục vụ lợi ích, chi trả cho công ty. Sau khi trở về thì bạn cần làm mẫu đơn này để công ty sớm hoàn tiền cho mình theo đúng quy định. Trường hợp thứ hai là đối với một số công ty thanh toán lương cho nhân viên chậm trễ thì phải dùng tới mẫu giấy đề nghị thanh toán để đòi quyền lợi và sớm nhận được tiền lương, đảm bảo quyền lợi của mình. Ngược lại cũng có một số cá nhân dùng văn bản này để yêu cầu phía công ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên theo đúng kỳ hạn.

Tên đơn vị, bộ phận được trình bày vị trí trên cùng góc trái của biểu mẫu.

Họ tên của bạn cùng với đó là tên của bộ phận người đề nghị thanh toán cho bạn.

Nội dung chính của mẫu tài liệu này cần rõ ràng, đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu chung của một văn bản pháp luật thông thường.

Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.

Người đề nghị thanh toán cần ghi số tiền đề nghị thanh toán (Viết bằng số và diễn giải bằng chữ) để làm căn cứ thanh toán.

Sau khi hoàn thành các đầu mục trên, người để nghị thanh toán sẽ ký và ghi đầy đủ họ tên rồi chuyển giấy đề nghị thanh toán cho kế toán trưởng và Giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người có tên trong mẫu giấy ủy quyền giải quyết công việc hợp lệ) xem xét và duyệt chi. Căn cứ Quyết định của Giám đốc, kế toán sẽ lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.

Cách viết giấy đề nghị thanh toán

• Góc trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận. Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người xét duyệt chi).
• Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán (viết bằng số và bằng chữ).
• Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.
• Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người được ủy quyền) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc người chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.

Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Nhìn chung tổng thể giấy đề nghị thanh toán cần đảm bảo những yêu cầu chung như sau:

• Không được tẩy xóa, gạch xóa trong giấy đề nghị thanh toán. Vì lẽ đây là văn bản có giá trị pháp luật nên nếu như tẩy xóa trong mẫu giấy này đồng nghĩa với việc giấy không có tác dụng pháp lý
• Sử dụng câu văn với ngôn từ lịch sự, sáng nghĩa và dễ hiểu
• Đảm bảo chính xác cấu trúc chung của một văn bản pháp luật, bao gồm quốc hiệu tiêu ngữ, tên đơn, nội dung chính…
• Chữ ký đầy đủ rõ nét.

Thông tin ngắn gọn, rõ ràng

Bản chất mẫu giấy đề nghị thanh toán là ngắn gọn và rõ ràng nên khi lập giấy này, bạn sẽ không tốn nhiều thời gian và công sức. Vậy nên yêu cầu chung về nội dung của văn bản là phải được trình bày súc tích, chính xác và không dài dòng, lan man. Người viết đơn cần phải điền đầy đủ những thông tin cần thiết họ và tên, nhân viên thuộc bộ phận nào.

Để người đọc nắm được nội dung và nhu cầu của bạn trong mẫu giấy đề nghị thanh toán, bạn cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, đồng thời sử dụng ngôn ngữ nhã nhặn lịch sự đảm bảo tính khách quan và yếu tố lịch sự của văn bản.

Số tiền thanh toán được viết bằng chữ

Đối với nhiều mẫu văn bản khác thì phần ghi số tiền được chia làm 2 dòng là dòng ghi bằng số và dòng ghi bằng chữ. Nhưng đối với giấy đề nghị thanh toán thì số tiền chỉ yêu cầu viết bằng chữ, nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, chính xác về thông tin, tránh tình trạng tẩy xóa, thêm hoặc bớt thông tin. Hiện nay loại giấy đề nghị thanh toán hợp đồng được sử dụng khá nhiều giữa các doanh nghiệp.

Có chứng từ gốc kèm theo

Đối với giấy đề nghị thanh toán tiền do cá nhân chi trả vì mục đích chung, lợi ích của công ty cần có chứng từ gốc kèm theo nhưng đối với giấy đề nghị thanh toán tiền lương thì không cần chứng từ kèm theo. Khi giấy đề nghị có kèm theo chứng từ gốc sẽ giúp kế toán dễ dàng biết được chính xác được số tiền mà bạn chi trả dùng vào mục đích gì và có thể tiến hành chi trả cho bạn được. Vì thế hóa đơn, chứng từ gốc là yêu cầu cần thiết và bắt buộc bạn cần phải có nếu muốn nhận lại tiền.

Có chữ ký đầy đủ

Để được chấp nhận và phê duyệt thì giấy đề nghị thanh toán cần có đầy đủ chữ ký của người đề nghị thanh toán, kế toán trưởng là người có trách nhiệm và quyền hành cao nhất liên quan đến tài chính và chi trả tài chính của công ty, kèm theo đó là chữ ký của người duyệt. Tất cả đều phải ký và ghi rõ họ tên để đảm bảo thủ tục hành chính cơ bản. 

Mẫu 1: Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu 2: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mời các bạn bấm nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ các Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất!