Các bước đào tạo nhân viên thành công

Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên là vấn đề cực kỳ quan trọng nếu doanh nghiệp muốn có được sự phát triển bền vững trong tương lai.

Nhân sự luôn là nền móng của doanh nghiệp, yếu tố quan trọng trong mọi quá trình. Vì vậy, đào tạo nhân sự, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể xây dựng được chương trình đào tạo hiệu quả.

Kế hoạch đào tạo nhân sự sẽ được xây dựng dựa trên nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp. Kế hoạch sẽ được thảo luận và quyết định bởi các cấp quản lý với mục tiêu gắn liền với mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp tại các thời điểm.

Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên sẽ giúp bộ phận nhân sự có định hướng rõ ràng về chương trình đào tạo cũng như nhận được sự tham gia tự nguyện, nhiệt tình của toàn bộ nhân viên trong công ty.

Bản kế hoạch đào tạo nhân viên cần có các thông tin chi tiết về các yếu tố như:

• Tên chương trình đào tạo nhân sự
• Các mục tiêu cần đạt được sau khi kết thúc chương trình
• Các đối tượng trực tiếp tham gia vào chương trình đào tạo
• Các nhân sự, phòng ban tham gia chương trình đào tạo
• Nội dung đào tạo, hình thức đào tạo nhân sự chính
• Thời gian, địa điểm, chi phí tổ chức đào tạo
• Các điều kiện, chú ý khi tổ chức chương trình đào tạo

Hãy nhớ rằng, kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng thì chương trình đào tạo nhân viên càng rõ ràng, dễ triển khai và có tỉ lệ thành công cao hơn. Kế hoạch đào tạo nhân viên chi tiết cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp triển khai, đánh giá và đo lường hiệu quả.

Trước khi triển khai đào tạo, bộ phận đào tạo cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia chương trình đều đã nắm rõ thông tin, mục đích của chương trình đào tạo cũng như trong tâm thế sẵn sàng tham gia.

Triển khai chương trình theo đúng kế hoạch là một trong những yêu cầu tiên quyết nếu muốn đảm bảo chất lượng, hiệu quả của việc đào tạo. Đừng quên việc ghi chép, lưu lại văn bản, hình ảnh và các kết quả thu được để đánh giá hiệu quả đào tạo được một cách chính xác nhất.

Dựa trên tất cả các thông tin đã thu thập được sau chương trình đào tạo, nhà quản lý cần đánh giá chúng một cách chính xác nhất. Nội dung chương trình đào tạo đã thực sự phù hợp, có dễ áp dụng vào công việc thực tế hay không? Các hình thức đào tạo có gây được sự chú ý? Nếu chưa, cần thay đổi như thế nào để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Doanh nghiệp cũng cần thu thập các ý kiến của nhân viên sau khi đào tạo để có phương án thay đổi tối ưu nhất.

Dựa theo cấp bậc trong doanh nghiệp, có thể phân chia kế hoạch đào tạo thành 3 loại:

• Đào tạo lãnh đạo: dành cho những người là lãnh đạo, thường dùng với doanh nghiệp cổ phần
• Đào tạo chuyên viên: dành cho nhân viên nâng cao với mục đích nâng cao nghiệp vụ. chuẩn bị cho nhiệm vụ mới
• Đào tạo nhân viên mới: dành cho nhân viên mới

Các doanh nghiệp thường sử dụng một số hình thức đào tạo nhân viên phổ biến hiện nay:

• Đào tạo trong khi làm việc: Nhân viên sẽ được học hỏi qua công việc thực tế. Cách này sẽ phù hợp với những công việc mang tính thực hành cao.
• Họp định kỳ trong nội bộ: Đây là cách thức đào tạo thông qua các buổi gặp mặt theo định kỳ tuần, tháng, quý. Hình thức này được áp dụng cho việc đào tạo một kỹ năng cho nhiều đối tượng
• Mentorship: Đây là hình thức hay được sử dụng cho cấp quản lý, người đi trước hướng dẫn những người mới trực tiếp.

Với kế hoạch đào tạo nhân viên cụ thể, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ có thể triển khai được chương trình đào tạo hiệu quả, tối ưu mà vẫn tiết kiệm chi phí, nâng cao đáng kể chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Đào tạo nhân viên được hiểu là hoạt động học tập giúp nhân viên nâng cao khả năng tiếp thu kiến thức, kỹ năng nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn. Dưới đây là các bước đào tạo nhân viên thành công:

Nền tảng của mối quan hệ huấn luyện được bắt nguồn từ mối quan hệ của nhà quản lý với nhân viên. Nếu không có sự tin tưởng, công tác đào tạo chắc chắn không thể đạt hiệu quả như mong đợi.

Sau khi đã nắm được công tác đào tạo nhân viên là gì, bước tiếp theo nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu cũng như lý do thực hiện chương trình đào tạo.

Lưu ý không nên dùng những lý do mang tính tiêu cực như: Doanh thu ngày càng thấp, chưa có kỉ luật trong tác phong làm việc… làm giảm tinh thần của nhân viên ảnh hưởng đến hiệu quả chương trình đào tạo.

Sau khi đã thỏa thuận rõ ràng về những hành vi đã và chưa hiệu quả đang xảy ra trong công việc. Người quản lý cần khéo léo đề cập đến những hành vi điển hình trong môi trường làm việc, để chỉ cho nhân viên thấy được hành vi đó chưa hiệu quả ở chỗ nào?

Các bước cần làm rõ hành vi như sau:

• Đưa ra các hành vi đang xảy ra tại công sở.
• Phân tích rõ yêu cầu và mục tiêu mà nhà quản lý muốn nhân viên hoàn thành trong từng trường hợp.

Cần làm rõ hiệu quả của hình vi đó:

• Yêu cầu nhân viên đưa ra ý kiến và nhận xét về hậu quả của hành vi đang tồn tại.
• Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về những hành vi này.

Tiếp theo, nhà quản lý cần đưa ra các gợi ý hỗ trợ nhân viên tìm giải pháp khắc phục những hành vi chưa hiệu quả. Cùng nhau phân tích rõ ràng những lợi ích và hạn chế của từng giải pháp để giải quyết công việc tốt hơn, hiệu quả hơn.

Đây chính là lúc mà nhà quản lý giúp nhân viên chọn ra một giải pháp hiệu quả nhất để thay thế. Đừng lựa chọn thay cho nhân viên mà hãy khuyến khích họ hành động và khen ngợi khi họ thành công.

Trong quá trình đào tạo, nhân viên sẽ đưa ra các lý do biện minh cho hành động của mình. Nhà quản lý hãy khéo léo trình bày mục tiêu của công tác đào tạo để khích lệ tinh thần nhân viên, cũng như để cải thiện chất lượng công việc.

Bên cạnh đó, hãy tích cực ghi nhận lý do mà nhân viên bào chữa và bày tỏ sự cảm thông và thấu hiểu.

Nhà quản lý cần lưu ý 4 điều quan trọng khi phản hồi với nhân viên:

• Phản hồi kịp thời: tương tác ngay sau khi nhân viên phản hồi. Tránh để lâu sẽ gây cảm giác nản và mất tinh thần.
• Cụ thể: hãy nhận xét cụ thể, đúng vấn đề. Cung cấp đầy đủ thông tin về hành động mà quản lý cần nhân viên phát huy và hạn chế.
• Tập trung vào vấn đề đang diễn ra: Tập trung vào việc thay đổi hành vi chứ không áp đặt bắt nhân viên phải thực hiện theo.
• Luôn tỏ ra thái độ điềm tĩnh, chân thành. Đừng tỏ thái độ giận dữ, thất vọng hay chê bai khi nhân viên làm chưa tốt.