Macro-Management là gì? - Ranh giới giữa ủy quyền và bỏ mặc

Một người quản lý vĩ mô thường được nhân viên đánh giá là một ông chủ tốt bụng, luôn tin tưởng nhân viên của mình. Họ quan tâm đến các kế hoạch và kết quả tổng thể hơn là cách làm việc cá nhân hoặc thói quen hàng ngày của nhân viên. Tuy nhiên các nhà quản lý vĩ mô có thể bị phản ánh là xa cách với nhân viên và khó chủ động nắm được các vấn đề hàng ngày.

Trái ngược với quản lý vi mô (Micro-management) - nhà quản lý quan sát và kiểm soát chặt chẽ các công việc của nhân viên - quản lý vĩ mô là một phong cách quản lý tổ chức độc lập hơn. Các nhà quản lý lùi lại và cho nhân viên tự do làm công việc của họ, miễn là đạt được kết quả mong muốn. Họ là những người ủng hộ cách làm việc độc lập và tự chủ.

Nhìn vào hình ảnh bên trên cũng có thể phân biệt được 2 phong cách quản lý. Đối với vi mô, người quản lý sẽ có khuynh hướng đưa ra mục tiêu cụ thể và những hành động cụ thể cho thành viên trong nhóm làm theo. Ngược lại, người quản lý vĩ mô sẽ chỉ ra mục tiêu đồng thời vạch ra giới hạn cho thành viên biết đâu là những việc không nên làm. Người quản lý lúc này chỉ có vai trò đẩy thành viên trở lại vào trong khu vực giới hạn nếu thành viên có xu hướng vượt ra ngoài khu vực “nên làm”.

Tại sao Mona Patel (nhà sáng lập và CEO của Motivate Design) lại phát biểu như vậy?

Trở thành một người quản lý tuyệt vời là thách thức rất lớn. Thật không may, giám sát quá mức - hay còn gọi là quản lý vi mô - đã ngày càng trở nên phổ biến hơn tại các tổ chức hiện nay. Nỗi sợ phải chịu trách nhiệm với kết quả của nhân viên đã khiến các nhà quản lý thực hiện các biện pháp cực đoan để theo dõi chặt chẽ nhân viên của họ.

Nhân viên trở nên quá phụ thuộc vào nhà quản lý đến mức họ không thể tự tạo ra kết quả, hoặc cảm thấy chán nản vì bị từ chối cơ hội làm việc theo cách của mình. Các báo cáo gần đây đã đưa ra con số: có đến 48% nhân viên trên toàn thế giới đang không hài lòng với công việc của họ. Tạp chí Harvard Business Review chỉ ra rằng quản lý vi mô là một yếu tố lớn trong những thống kê đó.

Giải pháp ở đây là gì? Theo Patel, thay vì vi mô, hãy thử quản lý vĩ mô - tập trung nhiều hơn vào "bức tranh toàn thể" và ít để ý hơn các hoạt động nhỏ lẻ hàng ngày. Một người quản lý lúc này chỉ nên đưa ra hướng dẫn chung đối với các nhiệm vụ nhỏ, tập trung vào các xu hướng và chiến lược lớn của công ty, đồng thời hướng dẫn các nhà quản lý bên dưới cách làm việc hiệu quả với các nhóm của họ.

Tất cả những gì một nhà quản lý vĩ mô quan tâm, như đã nói ở trên, là kết quả công việc. Nhà lãnh đạo có thể trình bày những ý tưởng cho đội ngũ nhân viên và yêu cầu họ dựa vào chuyên môn cá nhân để triển khai thay vì đưa ra những bước đi chi tiết. Khi đi theo nhà quản lý này, nhân viên có cơ hội được thể hiện khả năng của mình, có không gian và thời gian để rèn luyện và phát triển bản thân.

Một nhà lãnh đạo khôn ngoan sẽ luôn đặt sự tự giác và sáng tạo lên đầu bằng cách tập trung vào các mục tiêu và chiến lược - không phải là các chi tiết về giờ giấc làm việc hay các báo cáo nhỏ lẻ. Trong môi trường này, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy được công nhận, trao quyền để tạo ra ý tưởng mới và tìm giải pháp tối ưu cho các vấn đề cũ.

Không có sự soi xét: Bất kỳ nhân viên nào cũng sợ hãi khi làm việc theo cách của nhà quản lý vi mô, mà lí do lớn nhất chính là sự gò bó và tham gia quá nhiều vào cách thức hay quá trình làm việc của họ. Khi đi theo một nhà quản lỹ vĩ mô, bạn không phải e dè con mắt quan sát của sếp 24/24, không cần lúc nào cũng lo lắng bị la hét thúc giục để thực hiện công việc - có thể tự do làm việc theo sự thuận tiện của mình, miễn là năng suất của bạn không bị cản trở.

Các nhu cầu cơ bản luôn được đáp ứng: Thực tế những người quản lý vĩ mô thường có tính cách phóng khoáng, thoải mái và biết điều gì nên làm. Họ có thể sẵn sàng đáp ứng bất kỳ nhu cầu nào của nhân viên, đặc biệt là những nhu cầu cơ bản. Tất cả một người quản lý vĩ mô thực sự muốn là nhân viên có tất cả các yếu tố cần thiết để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất - ngay cả khi điều đó nghĩa là đặt mua một hàng nội thất văn phòng cao cấp để giúp nhân viên thoải mái và làm việc hiệu quả hơn.

Một quản lý vĩ mô luôn có tầm nhìn chiến lược, họ hiểu rằng nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi cho tổ chức của mình. Việc tập trung đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên mang lại nhiều lợi ích. Nhà quản lý thông minh sẽ biến đội ngũ thành cánh tay đắc lực để triển khai ý tưởng, còn mình tập trung vào những chiến lược để ổn định và phát triển tổ chức. Vì vậy, sự đầu tư thông minh nhất chính là đầu tư vào con người.

Một đội ngũ mạnh mẽ sở hữu các cá nhân mạnh mẽ và có khả năng làm việc với nhau:

• Cải thiện cách làm việc nhóm: Việc được giao hoàn toàn dự án hay công việc sẽ khiến nhóm nhân viên phải tự tìm cách làm việc cùng nhau. Một môi trường có văn hóa lành mạnh là nơi nhân viên có sự gắn kết và khả năng làm việc hòa hợp, nếu không đứng vững, họ sẽ tự đào thải khỏi doanh nghiệp.
• Nhân viên tự trau dồi bản thân: Dưới quyền quản lý vĩ mô, nhân viên sẽ dành sự quan tâm nhiều hơn đến công việc của mình - bằng cách cho phép họ phụ trách hoàn toàn công việc, tự tìm câu trả lời cho các vấn đề khó. Khi có trách nhiệm, họ sẽ trau dồi các kỹ năng và kiến thức một cách tự giác để hoàn thành công việc tốt nhất có thể.

Nói chung, quản lý vĩ mô tập trung vào việc trau dồi tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề trong các nhóm thay vì quản lý nhiệm vụ theo những tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, có một điều mà các nhà quản lý nên nhớ: Vĩ mô không có nghĩa là bỏ đi và để nhân viên tự lo cho chính mình.

Chắc hẳn bạn đã từng nghe nhiều điều tiêu cực về lãnh đạo vi mô nhưng lại hiếm khi nghe thấy những hệ quả không tốt của lãnh đạo vĩ mô.Vì sao? Bởi vì những nhân viên làm việc cho các nhà quản lý vĩ mô không muốn phá hỏng môi trường làm việc “trong mơ’ của họ: Sếp luôn đi vắng, không bao giờ xem tiến độ làm việc, không quan tâm đến các báo cáo,...

Nhưng điều đó không có nghĩa là có thể lạm dụng quản lý vĩ mô trong mọi trường hợp. Trên thực tế, các nhà quản lý vĩ mô có thể kém thành công về kết quả và hiệu quả kinh doanh so với các nhà quản lý vi mô vì nhiều lý do:

Là một quản lý có tầm nhìn, nhưng lại mong muốn nhân viên của mình thực hiện được hoàn hảo công việc chỉ với một dòng email thông báo về dự án. Kết quả của thiếu định hướng đầu vào là khả năng cao về sự chênh lệch giữa kỳ vọng của nhà quản lý với kết quả nhân viên đem lại, điều này gây mất thời gian, công sức và tài chính trong việc sửa chữa sai lầm.

Nhà quản lý vĩ mô cũng hay bị phàn nàn rằng không hỗ trợ hoặc phản hồi kịp thời khi có những thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Điều này là rào cản lớn để họ tiến gần tới đích, thậm chí còn khiến dự án bị đình trệ hoặc đi chệch hướng.

Quản lý theo cách vĩ mô sẽ tạo ra một môi trường làm việc thoải mái bởi không có sự giám sát chặt chẽ của quản lý. Tuy nhiên, điều này không phải phù hợp với tất cả, rất dễ xảy ra những hiện tượng ý thức kém như đến văn phòng rồi đi cafe, chơi cả ngày trên máy tính, đến muộn, về sớm, nói chuyện điện thoại, buôn chuyện trong văn phòng, tán tỉnh, v.v ...

Các nhà quản lý thường ít có khuynh hướng thảo luận hoặc góp ý về những tình huống trên, hoặc là họ không quan tâm, hoặc họ sẽ trực tiếp chỉ trích nhân viên - trong khi rõ ràng nguyên nhân chính là do sự thiếu vắng quản lý tại nơi làm việc.

Rời xa nhân viên và để mặc họ cùng làm việc với nhau mặc dù có thể khiến họ gắn kết hơn, nhưng lại là nguyên nhân khiến quản lý và nhân viên mất đi sự kết nối. Nhân viên cảm thấy bị bỏ lại và không được hỗ trợ khi cần, nhưng vẫn bị đánh giá kết quả không tốt, dần dần gây ra sự mâu thuẫn trong cách làm việc. Một khi đã mất kết nối giữa nhà quản lý theo kiểu vĩ mô và nhân viên, lãnh đạo sẽ mất hoàn toàn khả năng kiểm soát tình hình, cả về công việc lẫn tâm lý của nhân viên.

Đây là nguyên nhân cốt lõi khiến doanh thu sụt giảm của các nhà hàng theo nghiên cứu của chương trình Restaurant Impossible do đầu bếp Robert Irvine thực hiện. Nhân viên muốn bỏ doanh nghiệp, quản lý lại muốn sa thải nhân viên.

Nhà quản lý vĩ mô hoàn toàn phụ thuộc vào nhân viên để hoàn thành các công việc. Nhưng nếu không đưa ra những chỉ dẫn hay hỗ trợ nhất định thì rất dễ bị lệch hướng. Và tất nhiên người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là người thực hiện trực tiếp - nhân viên của họ.

Một số người lại cố tình áp dụng quản lý vĩ mô là do sợ hãi. Họ ủy thác hoàn toàn các dự án cho người khác và nghĩ rằng mình không có trách nhiệm cho sự thất bại của chúng. Nhưng sự thật là với tư cách là một nhà lãnh đạo, mọi thành công và mọi thất bại đều thuộc về bạn và kết quả cuối cùng vẫn là không đem lại hiệu quả trong công việc với vai trò là một nhà quản lý.

Quản lý vĩ mô không cẩn thận rất dễ trở thành một điều tiêu cực đối với nhân viên. 9 bước được gợi ý sau đây sẽ giúp bạn cân bằng hơn khi thưc hiện quản lý vĩ mô:

5.1 Đầu tư vào quá trình tuyển dụng và đào tạo

5.2 Đặt kỳ vọng rõ ràng

5.3 Thiết lập các mốc theo dõi rõ ràng: hàng tuần hoặc hai tuần một lần

5.4 Đặt ra các câu hỏi mở

5.5 Công nhận và khen thưởng với sự tiến bộ

5.6 Xác định rõ ràng tài nguyên và phạm vi dự án

5.7 Xây dựng một đội ngũ lãnh đạo vĩ mô

Các nhà quản lý tin rằng tất cả mọi người đều có điểm mạnh, và hoàn toàn có khả năng khắc phục điểm yếu miễn là họ muốn.

Các nhà quản lý tin rằng “trao quyền” đến từ bên trong, và có thể người ta làm được nhiều việc hơn khi chủ động. Họ làm việc, cống hiến vì được tín nhiệm, không phải từ nhiệm vụ hoặc quy trình.

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Macro-Management là gì? - Ranh giới giữa ủy quyền và bỏ mặc ---