Bài 1: Chứng từ kế toán

Mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ kế toán khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp lý, tức là những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước quy định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dần. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình.

Theo Luật Kế toán ban hành ngày 17/6/2003, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Như vậy thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn hoặc là vật mang tin, (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán) theo mầu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm cơ sở xác minh sự biến động của các loại tài sản các loại nguồn vốn cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.

Lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của kế toán, nó là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh để từ đó làm cơ sở ghi vào sổ kế toán.

Vì lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị , nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vom trong đơn vị.

Nhờ các chứng từ kế toán mà mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp đều được phản ánh đầy đủ để kế toán có thể giám đốc trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, nhờ có chứng từ kế toán mà cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị công tác của đơn vị cho cấp dưới và căn cứ vào đó cấp dưới thực hiện đồng thời chứng minh việc thực hiện của mình.

Luật kế toán quy định:

Lập chứng từ kế toán

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giông nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kê toán.

- Người lập, người ký duyệt và nhừng người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18 của Luật này và khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ diện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

Chứng từ kế toán có tính chất pháp lý rất quan trọng, được biểu hiện ở các mặt sau:

- Thông qua việc lập chứng từ kế toán mà kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua việc lập chứng từ kế toán mà phát hiện những vi phạm chính sách thể lệ, chế độ của Nhà nước, nhừng hành vi tham ô, lãng phí tài sản để từ đó có thể ngăn ngừa kịp thời.

- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho các số liệu ghi trong sổ kế toán và cho các số liệu thông tin kinh tế của doanh nghiệp.

- Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, nó cũng là cơ sở kiểm tra ý thức chấp hành chính sách, mệnh lệnh sản xuất kinh doanh đồng thời cũng là cơ sở để cơ quan tư pháp giải quyết mọi sự tranh chấp khiếu tố nếu có.

Theo cách phân loại này, chứng từ tại đơn vị bao gồm:

Chứng từ chỉ tiêu lao động và tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ,... Loại chứng từ này là cơ sở cho kế toán thực hiện chức năng phản ánh, giám đốc tiền lương và các khoản phải trả theo lương phát sinh tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất hàng gửi bán đại lý,... Loại chứng từ này là cơ sở cho kế toán thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc hàng tồn kho tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu bán hàng: hóa đơn bán hàng thông thường, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn thu mua hàng nông, lâm thủy hải sản,... Loại chứng từ này tạo điều kiện cho việc theo dõi, kiểm tra quá trình bán hàng, là căn cứ pháp lý đế ghi nhận doanh thu, thu nhập và chi phí phát sinh tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có, ... Loại chứng từ này là căn cứ để đơn vị phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán thuộc vốn bằng tiền tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu tài sản cố định: biên bản giao nhận tài sản cô định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, quyết định thanh lý tài sản cố định,... Loại chứng từ này là căn cứ để đơn vị phản ánh và giám đốc quá trình tăng, giảm, sửa chừa tài sản cố định tại đơn vị.

Chứng từ kế toán thông nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.

Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thông nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Thông thường, hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc bao gồm những chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái, các loại hóa đơn bán hàng.

Chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị, phục vụ cho yêu cầu thông tin hạch toán nội bộ. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu quan trọng có tính chất đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các đơn vị có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mầu biểu sao cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Để hiểu được chứng từ nhằm có thể sử dụng chúng một cách tốt nhất thì việc phân loại chứng từ là điều hết sức cần thiết. Có nhiều cách phân loại chứng từ song cách phân loại đầu tiên, phổ biến và dễ hiểu là phân loại theo trình tự xử lý và công cụ của chứng từ kế toán. Theo các phân loại này thì chứng từ kế toán được phân thành chứng từ gốc và chứng từ ghi số’.

Chứng từ gốc:

Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành. Theo công dụng thì chứng từ gốc được chia làm 2 loại: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.

Chứng từ mệnh lệnh: loại chứng từ này có tác dụng truyền đạt những chỉ thị hoặc mệnh lệnh, công tác nào đó. Loại chứng từ này không được dùng để ghi vào sổ sách kế toán. Ví dụ: lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư ...

Chứng từ chấp hành: Đây là loại chứng từ xác minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thực hiện. Loại chứng từ này được dùng để làm cơ sở ghi vào số sách kế toán. Ví dụ: Phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuâ't kho, giấy báo có, giây báo nợ...

Trong thực tế để đơn giản và thuận tiện trong khi lập chứng từ, người ta thường kết hợp 2 loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành thành chứng từ liên hợp.

Ví dụ: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho; phiếu lĩnh vật tư ...

Mặc dù chứng từ gốc trong một đơn vị rất đa dạng, có kết câu và công dụng khác nhau, nhưng bao giờ giữa các loại chứng từ cũng có các yếu tố chung, cơ bản sau:

- Tên gọi chứng từ: Giúp đê phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ cùng loại được dễ dàng.

- Ngày và số chứng từ: Giúp cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu số liệu được dễ dàng, khoa học và tránh được sự lầm lẫn.

- Tên và chữ ký của những người chịu trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ cũng như tên gọi địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ tên gọi địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ yếu tố này đảm bảo tính pháp lý cúa chứng từ khi ghi vào sổ kế toán.

- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: giúp để kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời có cơ sở để định khoản kế toán được xác định.

- Các đơn vị đo lường cần thiết: Tuỳ theo đối tượng được phản ánh trong chứng từ mà sử dụng các đơn vị đo lường phù hợp (đồng, kg, cái, ...) Việc sử dụng đơn vị đo lường phù hợp, một mặt cho phép kiểm tra mức độ thực hiện, mặt khác làm cơ sở để tống hợp sô liệu khi ghi vào sổ kế toán.

Sau đây, giới thiệu loại chứng từ gốc thường sử dụng trong các đơn vị:

Đơn vị..................

Địa chỉ.................

Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài)

Tel, fax:................

                      HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG                            Quyển số:........................

Ngày........ tháng......... năm 20IX                     Số:...................

          (Liên:............. )                                        Nợ:.................

                                                                                Có:. ....................

Đơn vị bán hàng:............................................................................

Điện thoại:.......................................................................................

Họ tên người mua:.........................................................................

Địa chỉ:.................................. số tài khoản:...................................

Hình thức thanh toán:.............. Thời hạn thanh toán:.................

Lý do xuất:.......................................................................................

Tổng số tiền (viết bằng chữ):.........

Trong đó thuế:..............................

Thời gian và địa điểm bảo hành: ..............................

Ghi chú: ..............................

Người nhận hàng         Người bán hàng         Kế toán trưởng              Giám đốc

   (Ký, họ tên)                   (Ký, họ tên)             (Ký, họ tên)               (Ký, họ tên)

Chứng từ ghi Sổ:

Chứng từ ghi sổ là chứng từ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và ghi rõ cách vào sổ của từng nghiệp vụ đó. Có thể ghi thẳng các sổ liệu ở các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ và cũng có thể tập hợp các số liệu ở các chứng từ gốc vào bảng tổng hợp rồi căn cứ vào bảng tổng hợp mà ghi vào chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

- Số liệu của chứng từ ghi sổ.

- Ngày lập chứng từ ghi sổ.

- Số hiệu, tên chứng từ gốc kèm theo và nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế đã phản ánh trên chứng từ gốc.

- Số hiệu hoặc tên tài khoản ghi Nợ cũng như ghi Có.

- Số tiền ghi vào sổ cái.

Tên, chữ ký của người lập chứng từ ghi sổ và của kế toán trưởng hay người được kế toán trưởng uỷ nhiệm. Chứng từ ghi sổ có thể dùng mẫu in sẵn hoặc có thể đóng ngay vào chứng từ gốc một con dấu để ghi quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán.

Chứng từ ghi sổ phải đánh số liên tục từ đầu năm đến cuối năm, cũng có thể đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, sang tháng sau lại bắt đầu đánh số lại. Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày tháng ghi vào sổ đang ký chứng từ ghi sổ.

Dưới đây là mẫu chứng từ ghi sổ:

Đơn vị...............

Địa chỉ...........

Kèm theo chứng từ gốc

Người lập                                                       Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)                                                         (Ký, họ tên)

Ngoài chứng từ ghi trên giấy, hiện nay kế toán còn sử dụng chứng từ điện tử.

Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử.

Ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kê toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sần. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thông nhất.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm câm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giừ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rỏ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị dều phải lập chứng từ, khi lập chứng từ, phải đảm bảo tuân thủ những quy định sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung đã quy định.